Poenostavite delovni dan z videoklici skupine

Ne glede na to, ali vaša ekipa vključuje dve osebi ali 20 oseb, če vaša ekipa sedi na drugem koncu hodnika, v sosednji stavbi, na drugem koncu mesta ali na drugem koncu sveta, spremljanje posameznih opravil v okviru projekta je lahko velik izziv. Seveda, z e-pošto, neposrednimi sporočili in programsko opremo za sodelovanje je oddaljeno delo zdaj bolj preprosto kot kdaj koli prej. Vendar pa obstaja nevarnost, da se zaradi načina komunikacije med delom pojavijo težave s produktivnostjo. 

Eden od razlogov je ta, da e-pošto uporabljamo za skorajda vse. Ko se v nit pogovora vključijo vsi člani ekip in začnejo postavljati vprašanja, lahko te niti postanejo tako dolge in nepregledne, da se prvotno sporočilo izgubi. To lahko privede do zmede. 

K temu je treba dodati, da je večina komunikacije neverbalne. (Ena raziskava je pokazala, da je 55 odstotkov komunikacije govorica telesa, 38 je ton glasu, le 7 odstotkov pa dejanske izgovorjene besede). Ko torej ne vidite ljudi, ki govorijo, zamujate velik del sporočila. Zato so videokonference tako pomembne, ko poskušate komunicirati na jasen način.  

V drugi nedavni raziskavi je bilo 90 odstotkov sodelujočih mnenja, da je video olajšal komunikacijo in posredovanje zamisli, 94 odstotkov sodelujočih pa je bilo tudi mnenja, da so videokonference izboljšale produktivnost. Vendar pa je to le vrh ledene gore.  

Če vam to zveni zanimivo, vendar ne veste, kako ali kdaj bi uporabili skupinske videoklice, nadaljujte branje. Z njimi lahko optimizirate svoj dan in poskrbite, da je bolj produktiven.  

Oglejmo si pet največjih prednosti videokonferenc. 

Razjasni nesporazume 

Veliko sodobnih načinov komunikacije, kot so na primer besedilna sporočila, klepeti v spletu, pripombe v dokumenti in aplikacijah, je zasnovanih za posredovanje kratkih kosov besedila, ne za subtilne pogovore. Zato večina ljudi komunicira na kratek in jedrnat način. 

Na žalost lahko to vodi do sklepanj glede »tona« sporočila. Glede na to, kako se tisti dan počutijo, lahko ta sklepanja vodijo do užaljenosti. Vse je odvisno od tega, s kakšnimi »očali« bralec bere sporočilo.  

Lahko pa zahtevate, da ekipe komunicirajo na jasen način z verbalnimi in neverbalnimi namigi. Tako bodo člani ekipe osredotočeni drug na drugega. (Ko lahko vsi vidijo in so vsi videni, je bolj verjetno, da bodo bili pozorni). S skupno rabo zaslona si lahko vsak udeleženec klica ogleda dokumente in risbe, kar tudi olajša sodelovanje.  

Če omogočite videokonference, se lahko ekipe in oddaljeni delavci še vedno pridružijo srečanju, ne glede na to, ali delajo v pisarni, doma, v kavarni ali na letališču.   

Zmanjša količino e-pošte 

Revija Harvard Business Review (HBR) navaja, da opravila, povezana z e-pošto, zavzamejo 28 odstotkov povprečnega poslovnega dne. Ko delate s projektom, lahko to zmoti vaš tok dela in zmanjša produktivnost. Revija HBR poleg tega navaja: »nekatere raziskave so pokazale, da lahko po prekinitvi, kot je odmor za preverjanje e-pošte, preteče do 23 minut in 15 sekund, preden se tok dela znova vzpostavi«. 

Količino e-pošte v nabiralniku ekipe lahko zmanjšate tako, da se o perečih zadevah pogovorite prek skupinskega videoklica, namesto z dolgim nizom e-poštnih sporočil. Med dnevnim ali tedenskim videoklicem se lahko dotaknete projektov in časovnic, razpravljate o zamislih, daste zaslon v skupno rabo in sodelujete pri zaključnih izdelkih, hkrati pa poskrbite, da so vsi na tekočem. Vse to lahko naredite v okviru urnika, ki ga vaša ekipa načrtuje ali do katerega pride spontano.  

Omogoča hitra srečanja ena na ena  

Videokonference so lahko uporabne, ko podajajo konstruktivne povratne informacije, preglede zaposlenih, dajejo navodila in določajo pričakovanja. Posamezniki bi lahko takšnim napisanim besedam dodelili napačen ton.  

S pogovorom, med katerim se sodelujoča vidita in slišita, lahko jasno pošiljata in prejemata sporočila. Vse to pa poteka brez napačno razumljenega »tona«. Časopis Washington Post piše, da so »raziskave pokazale, da so prošnje med udeležencema pogovora, ki se vidita, 34-krat bolj učinkovita od prošenj, poslanih prek e-pošte,« kar pomeni, da bo videoklic bolj verjetno privedel do pozitivnega rezultata. 

Poenostavljena srečanja s strankami, kjer se udeleženci pogovora vidijo  

Skupinski videoklici ne omogočajo le boljšega sodelovanja interne ekipe, omogočajo tudi razvoj podjetja. Po raziskavi 94 odstotkov tistih, ki med srečanji uporabljajo video, pravi, da je tak pristop pripomogel k rasti podjetja.  

Ker si vsi videni in slišani, lahko bolj jasno komunicirajo, s funkcijami skupne rabe zaslona pa lahko dajejo v skupno rabo relevantne informacije. Z videokonferencami lažje premostite kulturne razlike, spodbudite sodelovanje in vzpostavite odnose. Ker lahko vključite več zainteresiranih skupin in odpravite potrebo po potovanju, ni presenetljivo, da tako velik odstotek sodelujočih v raziskavah meni, da imajo skupinski videoklici tako pozitiven vpliv na podjetje.  

Omogoča preprosto hranjenje zapisov 

Tudi če med srečanjem hranite opombe, se bodo pojavljala vprašanja. Ko pride do tega, lahko odgovore dobite tako, da druge vprašate, česa se spomnijo. Nerazrešena vprašanja lahko pomenijo nov niz e-poštnih sporočil in nesporazume. Z rešitvijo videokonferenc, ki omogoča zapisovanje in transkripcijo srečanj, pa lahko hitro poiščete želene odgovore in se ne zanašate na spomin. Če član ekipe ali zainteresirana stranka ni mogla opraviti klica, dobite s posnetkom preprost način, kako pridete na tekoče. 

Z videokonferencami lahko bolj jasno komunicirate, vključite več zainteresiranih skupin brez stroškov (ali motenj) potovanja in hranite boljše zapise, vse to pa pripomore k boljši produktivnosti. Glede na tehnologijo, ki jo že imate, lahko to zahteva minimalni vložek, to pa so dobre novice za vašo ekipo in vaše podjetje. 

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Poslovna tehnologija

Shramba v oblaku in strežniki na mestu uporabe: 9 stvari, na katere morate biti pozorni

Preberite več
Poslovna tehnologija

Izkoristite vse prednosti videokonferenc

Preberite več
Poslovna tehnologija

Brezplačna skupna raba zaslonov je enostavna, toda ali jo uporabljate pravilno?

Preberite več
Poslovna tehnologija

Nudenje telefonskih zdravstvenih storitev pacientom v času, ko je to potrebno

Preberite več

Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.