Ustvarite vizualni prikaz poslovnega procesa ali diagrama poteka procesa, ki določa prihodnje dogodke v delovnem toku.
Oglejte si, kako lahko preslikava procesov pomaga vašemu podjetju uspeti
Kaj je preslikava procesa?
S preslikavo procesa lahko ustvarite poslovni proces ali diagram poteka procesa, ki določa zaporedje dogodkov v poteku dela vnaprej in je pogosto vizualna predstavitev. Posledično zemljevidi procesov vodjem in projektnim vodjem omogočajo, da združijo skupine, pomagajo ljudem razumeti, kje so v projekt in kako njihovo delo vpliva na druge – na koncu pa se usmerijo proti uspešnem rezultatu.
Zemljevidi procesov običajno določajo nov proces ali izboljšajo obstoječega. S programsko opremo za preslikavo procesov lahko vsak ustvari vizualno predstavitev projekta.
Prednosti procesnega kartiranja
Ko lahko proces vidite in razumete od začetka do konca, se področja za večjo učinkovitost hitro pokažejo. Ta preglednost je ključna, zlasti v obdobju po pandemiji, ko je prilagodljivost nujna. Poleg tega vam lahko procesni diagram pomaga:
- Zagotovite dokumentacijo procesa, skladnost in revizijo.
- Vizualno predstaviti projekt od začetka do konca.
- Podatke delite vizualno, da jih je mogoče takoj razumeti, vsebino pa preprosto posredovati vodstvu.
- Poudarite zapletenost in podvajanje, pa tudi možne težave in rešitve.
- Procese reorganizirajte v korake z uporabo preprostega sistema, ki je enostaven za razumevanje.
- Poglejte, kako so člani ekipe povezani, kar pomaga pri bolj smiselnih interakcijah.
- Dajte svoji ekipi referenčni okvir za postavljanje in odgovarjanje na bolj strateška vprašanja ter za sprejemanje bolj informiranih odločitev.
- Ustvarite knjižnico diagramov poteka, ki jih lahko uporabite, znova uporabite in prilagodite, ko nastajajo novi projekti.
- Dostavljati boljše izdelke in storitve strankam.
Načini uporabe procesnega kartiranja
Ne glede na to, ali delate v industrijskem okolju, pisarni, skladišču ali zdravstveni ustanovi, kartiranje procesov pomaga vaši ekipi bolje razumeti, kako je njeno delo povezano z drugimi projekti. Za vsako malo podjetje lahko uvedba kartiranja procesov pomaga takoj prepoznati področja, ki jih je treba izboljšati, pa tudi, kdaj se lotiti težav s strankami, proizvodnjo ali zalogami. Pandemija je spodbudila vse več ljudi k hibridnemu in oddaljenemu delu, zato morajo ekipe znati videti, kako so projekti povezani, na preprost, hiter in učinkovit način.
Kartiranje procesov lahko uporabljate na dva načina: procesni tok in poslovni proces. Oglejte si oba, da se boste lahko odločili, kateri je pravi za vaš projekt.
Potek procesa
Diagram poteka procesa pomaga podrobno prikazati razmerja med komponentami projekta ali panoge. Pomaga vam vzpostaviti standarde in postopke ali pa ga lahko uporabite kot vodilo za opravila. Poleg tega pomaga zagotoviti, da ekipe sledijo vsakemu koraku vašega delovnega toka v predpisanem vrstnem redu.
Diagrami poteka procesa dokumentirajo ali izboljšajo proces – ali pa preprosto modelirajo novega. Ko ustvarite diagrame poteka procesa s programsko opremo za kartiranje procesov, lahko ustvarite klikljive simbole, ki se razširijo in zagotovijo dodatne podrobnosti za vsako fazo procesa. Zato pred nastavitvijo diagrama delovnega toka ali poslovnega toka z opravili najprej v diagramu poteka začrtajte svoj celoten proces.
Poslovni proces
Primer procesnega poteka slike
Poslovni proces
Microsoft 365 Copilot
Prihranite čas in se osredotočite na najpomembnejše z UI v okolju Microsoft 365 za podjetja.
Podrobnosti preslikave poslovnega procesa vašega procesa. Od začetka do konca prikaže, kaj se mora zgoditi, da dosežete končni cilj. Postopek vključuje potrebne udeležence, njihova opravila in datume zaključka. Članom ekipe da razlog, s katerim lažje verjamejo v cilj, in vpogled v širše cilje. Pokaže obseg njihove vloge, zakaj so bistveni za proces in kako bodo vsi člani ekipe sodelovali pri dokončanju projekta.
Kot vsi diagrami za kartiranje procesov tudi kartiranje poslovnih procesov uporablja simbole, ki jih je mogoče razširiti za več informacij, da označi stične točke na poti.
Primer grafikona poslovnega procesa
Vrste procesnega kartiranja
Ker imajo različna podjetja in projekti svoje edinstvene potrebe, uporaba istega sloga diagrama poteka procesa za vse projekte ne bi bila najboljša uporaba orodja. Zato obstaja več vrst kartiranja procesov za bolj specializirane potrebe. Oglejte si jih, da se odločite, kateri je pravi za vaš projekt.
- Podrobno procesno kartiranje. Podrobno kartiranje procesov, ki prikazuje najmanjše podrobnosti projekta v obliki zemljevida procesa, zagotavlja tehnični pogled na natančne korake, vključno z vhodi, izhodi, metrikami in ljudmi, potrebnimi za dokončanje procesa. Zmanjšajte zmedo, pokažite odvisnosti in pripravite svojo ekipo, da začne projekt in ostane osredotočena. Podrobni zemljevidi procesov se običajno povezujejo z zemljevidom na visoki ravni, glavnim ali primarnim zemljevidom procesa.
- Dokumentno procesno kartiranje. Določanje vhodov in izhodov projekta. Če opredelite informacije, potrebne v vsaki fazi, pa tudi izhode (ali otipljive elemente oziroma storitve), povezane s projektom, boste bolje razumeli, kaj vaša ekipa potrebuje, in dobili predstavo o končnih rezultatih. Če podrobnemu zemljevidu procesa dodate zemljevid dokumentnega procesa, zagotovite preglednost spremenljivk in odločitev, ki lahko vplivajo na vaše delo.
- Procesno kartiranje na visoki ravni. Zagotavlja pregled procesov in ciljev organizacije. Za projekte lahko določite oddelke in nadaljnje vloge, ki jih potrebujete za predstavitev. S programsko opremo za preslikavo procesov lahko vsak oddelek ali vlogo kliknete, če si želite podrobneje ogledati potrebe projekta.
- Upodobljena preslikava procesa. Če začrtate svoje trenutne in prihodnje procese, lahko dobite celovit pregled, kako delujeta vaša organizacija ali projekt. Ta pregled vam lahko pomaga najti nove načine za poenostavitev dela, prepoznati ključne deležnike in stične točke, izboljšati delovne odnose ter ustvariti proces, ki učinkovito izrablja čas in talente vaše ekipe.
- Linijski diagram poteka/navzkrižno delujoča preslikava procesa. Prepoznajte oddelke, vključene v projekt, razdelite proces na korake in dodelite vire pravim ljudem. To je odličen način, da proces vidite drugače, poiščete področja za izboljšave in natančno določite dejanske ali možne vrzeli oziroma prekrivanja v procesu, da lahko načrtujete vnaprej.
- Preslikava procesa verige dodajanja vrednosti. Zagotavlja celovit pregled vašega projekta za člane ekipe. To je preprost zemljevid nepovezanih polj, ki vam omogoča, da proces vizualizirate na prvi pogled. S tem boste videli, katere deležnike morate vključiti v projekt, da boste razumeli, kako bo projekt potekal.
- Preslikava procesa pretoka vrednosti (VSM). Prikazovanje, analiziranje in izboljševanje korakov, potrebnih za dostavo izdelka ali storitve, ter hkrati iskanje in odpravljanje odpadkov. Pomemben del vitke metodologije je, da VSM pregleda tok korakov procesa in informacij od izvora do dostave stranki. Običajno ga uporabljajo podjetja, ki za potrošnike proizvajajo oprijemljivo blago.
- Preslikava procesa dejavnosti. Prikazovanje dejavnosti z dodano vrednostjo in brez dodane vrednosti v procesu. To orodje za preslikavo toka vrednosti pomaga natančno določiti, kdaj in kje se te dejavnosti zgodijo, ter pomaga prepoznati sinergije med deležniki, kjer obstaja možnost, da dodamo vrednost, ki prej ni obstajala.
Preslikava procesa poteka dela
Ko ustvarite diagram procesa v obliki »toka«, ne bo vključeval simbolov enotnega modelirnega jezika (UML). Namesto tega bo uporabljal informacijske zapise ali besede. To je odlična rešitev, ko komunicirate z ljudmi, ki ne razumejo simbolov UML ali imajo raje besede kot simbole.
Preslikava poslovnih procesov zahteva čas, vendar se izplača. Če vsem v svoji ekipi zagotovite vizijo, postopek in njegove naloge ali le boljše razumevanje delovanja podjetja, lahko postavite jasne meje, opredelite vloge in odgovornosti ter vse obvestite o tem, kaj morajo vedeti in kdaj. In če menite, da je preslikava procesov primerna le za podjetje, ki proizvaja oprijemljive dobave, premislite še enkrat.
Leta 2018 je ameriška Nacionalna medicinska knjižnica in Nacionalni inštituti za zdravje objavila članek o pomenu preslikave procesov v zdravstvu. V skladu s poročilom je preslikava procesov pomagala zdravstvenim strokovnjakom, saj jim je omogočila, da:
- Naučite se in pridobite skupno razumevanje
- Prepoznajte priložnosti za izboljšave
- Vključite zainteresirane skupine projekta
- Določite cilje projekta
- Spremljajte napredek projekta
- Pridobite preprosto metodo za načrtovanje
Ustvarite diagrame preslikave procesov, ki so v središču pozornosti
Zato vam preslikava procesov lahko pomaga delati pametneje in ostati na pravi poti, ne glede na to, katero vrsto podjetja vodite, pa naj gre za razvoj programske opreme, zdravstvo, gradbeništvo ali trženje. Za lastnike malih podjetij, ki se prilagajajo delu v svetu po pandemiji, preslikava procesov pomaga optimizirati vsak proces, strategijo in opravilo, kar prinese več učinkovitosti, nižje stroške, boljše poslovno odločanje in rast. Poleg tega lahko vaši ekipi pomaga pri sodelovanju v okviru skupne vizije, tako da lahko vsi prispevajo najboljše za podjetje in vaše stranke.
Microsoft Visio ustvarja preprosto prilagodljive vizualne prikaze za organiziranje podatkov, podajanje vpogledov, prikazovanje preprostih diagramov in oživitev preslikave vaših procesov. Več informacij najdete v tem vodniku po korakih za ustvarjanje diagramov s programsko opremo za preslikavo procesov.
Ekipa okolja Microsoft 365 je osredotočena na skupno rabo virov, s katerimi lahko začnete, vodite in razširite svoje podjetje.
Uvod v Visio
S programom Visio lahko vizualizirate in predstavite svoje zamisli, podatke in postopke skoraj kjer koli in v kateri koli napravi.
Sorodna vsebina
Poslovna tehnologija
Šest prednosti generativne UI za mala podjetja
Poslovna storilnost
Kako uporabljati UI za večjo storilnost in učinkovitost pri delu
Poslovna tehnologija
UI in storilnost: uporaba orodij za UI za izboljšanje izkušnje zaposlenih
Poslovna storilnost
Vodnik za agilno metodo DevOps za mala in srednje velika podjetja
Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.
Spremljajte Microsoft 365