Pošiljanje velikih datotek prek shrambe v oblaku

Ali vas je sredi dela že kdaj presenetilo e-poštno sporočilo, podobno temu: »Datoteka, ki jo poskušate poslati, presega omejitev velikosti za pošiljanje prek e-pošte.« Na srečo so na voljo možnosti za pošiljanje velikih datotek.  

Oglejmo si druge načine pošiljanja velikih datotek, vi pa se odločite, kateri način vam najbolj ustreza.  

Zakaj velikih datotek ni mogoče pošiljati v obliki prilog 

Neprijetno je, če se e-poštno sporočilo vrne ali pa je blokirano zaradi velike priloge. Zakaj pride do tega?  

Večina ponudnikov internetnih storitev (ISP) in e-poštnih storitev omeji velikost datotek, ki jih lahko naložite ali pošljete prek e-pošte. Te omejitve preprečijo upočasnitev storitev, do česar bi lahko prišlo zaradi velike količine podatkov. Omejitve velikost se razlikujejo od ponudnika do ponudnika.  

Včasih lahko kupite možnost pošiljanja velikih datotek. Nekateri ponudniki e-poštnih storitev za velika podjetja dovoljujejo pošiljanje datotek, velikih do 150 MB, kar je precej več od običajne omejitve. Vendar pa vam za pošiljanje velikih datotek ni treba nadgraditi svojega e-poštnega računa. Na voljo so drugi načini za pošiljanje velikih prilog, za katere vam ni treba spreminjati ravni storitve.   

Najboljši načini za pošiljanje velikih datotek 

Če je vaša datoteka prevelika in je ne morete poslati prek e-pošte, imate na voljo tri druge načine. 

Shramba v oblaku 

Shramba v oblaku pogosto velja za orodje za shranjevanje in zaščito datotek, vendar pa je tudi odlično orodje za pošiljanje ali skupno rabo velikih dokumentov in predstavnostnih datotek. Ko naložite vsebino v shrambo v oblaku, jo daste lahko v skupno rabo prek preproste povezave, ne glede na velikost.  

Če delate v dokumentu ali preglednici, boste v zgornjem kotu najverjetneje videli gumb za skupno rabo. Če kliknete ta gumb, ustvarite povezavo, ki jo lahko pošljete prek e-pošte, klepeta ali besedilnega sporočila. 

Če si ogledujete datoteke v oblaku znotraj mape, lahko datoteko kliknete z desno tipko miške, da prikažete možnost skupne rabe. V skupno rabo daste lahko tudi celotno mapo. 

Programska oprema za klepet in srečanja  

Platforme za sodelovanje in komunikacijo povezujejo klepet na delovnem mestu, videosrečanja in shrambo datotek. Ti sistemi so pogosto integrirani v shrambi v oblaku in omogočajo preprosto pošiljanje datotek prek klepeta. 

Spletna mesta za prenašanje datotek 

S spletnimi mesti za prenos datotek lahko naložite velike datoteke, nato pa pošljete povezavo nekomu, ki to datoteko nato prenese. Nekatera spletna mesta to storitev nudijo brezplačno, za druga pa potrebujete naročnino. 

Preden uporabite spletna mesta, kot so ta, se seznanite z varnostnimi protokoli, ki veljajo na spletnem mestu. Ta spletna mesta imajo najverjetneje pomanjkljive varnostne protokole ali protokole zasebnosti. Zato priporočamo, da za skupno rabo datotek uporabljate svojega ponudnika shrambe v oblaku.  

Prednosti pošiljanja velikih datotek prek shrambe v oblaku 

Pošiljanje velikih datotek prek shrambe v oblaku je najbolj varen in stroškovno učinkovit način.  

Shramba v oblaku ima veliko več prednosti od drugih načinov. Med drugim: 

Preprosta uporaba

Velike datoteke lahko pošiljate prek e-poštnega povabila ali neposredne povezave. Prejemniki preprosto kliknejo povezavo za dostop do vaše datoteke. Za uporabo povezave ne potrebujejo računa pri ponudniku shrambe v oblaku.  

Varnost

Storitve shrambe v oblaku so izredno varne. Te vključujejo funkcije, kot je šifriranje datotek, nadzor sumljivih prijav, zaznavanje izsiljevalske programske opreme, pregledovanje virusov, dvojno preverjanje pristnosti in povezave za skupno rabo, zaščitene z geslom. Če je vsebina vaših datotek občutljiva, nudi shramba v oblaku najboljša varovala. Poleg tega lahko poskrbite, da bodo imeli do vaših datotek v skupni rabi dostop le ustrezni ljudje. Pošljete jim lahko časovno omejene povezave, zaščitene z geslom. 

Dovoljenja

Ko datoteke pošljete s shrambo v oblaku, lahko nastavite dovoljenja za dostop in z njimi omejite, kdo si lahko ogleda datoteke, vnaša pripombe, jih ureja ali daje v vnovično skupno rabo. Dostop lahko na primer omejite na eno osebo, skupino, vse zaposlene v podjetju ali pa ga onemogočite za vse.   

Obnovitev

Zaščitite se lahko tudi pred človeškimi napakami. Če vaš prejemnik izbriše datotek, jo lahko prevzamete iz koša. Če nenamenoma spremenijo vašo datoteko, jo lahko z vgrajeno zgodovino različic obnovite na stanje pred osnutkom. 

Varnostno kopiranje

Vse datoteke, ki jih hranite v shrambi v oblaku, so varnostno kopirane. Če računalnik izgubite, če vam ga ukradejo ali če se zruši, imate še vedno dostop do podatkov.  

Sodelovanje

Najbrž obstaja razlog, zakaj dajete veliko datoteko v skupno rabo. V večini primerov želite z nekom sodelovati pri delu z njo. Sodelovanje je odlična prednost shrambe v oblaku. Velike datoteke daste lahko v skupno rabo za sodelavce. Ti lahko nato predlagajo spremembe ali pa sočasno spreminjajo vsebino. Lahko tudi spremljate spremembe in si ogledate, katere elemente drugi dodajo in izbrišejo. 

Manj shrambe

Shramba v oblaku zasede manj prostora od lokalne shrambe v vaši napravi in manj dodeljene kvote za e-pošto. 

Strošek

Večina storitev shrambe v oblaku nudi brezplačen in plačljiv paket. Če uporabljate naročniški paket, zakaj bi plačevali dodatno za nadgradnjo svoje e-poštne storitve ali kupovali storitev pri spletnem mestu za prenos datotek?   

Pošiljanje velikih datotek prek e-pošte je lahko precej neprijetna izkušnja. Na srečo je shramba v oblaku hiter in varen način, ki nudi veliko funkcij za pošiljanje velikih datotek. 

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Poslovna tehnologija

Shramba v oblaku in strežniki na mestu uporabe: 9 stvari, na katere morate biti pozorni

Preberite več
Poslovna tehnologija

Izkoristite vse prednosti videokonferenc

Preberite več
Poslovna tehnologija

Brezplačna skupna raba zaslonov je enostavna, toda ali jo uporabljate pravilno?

Preberite več
Poslovna tehnologija

Nudenje telefonskih zdravstvenih storitev pacientom v času, ko je to potrebno

Preberite več

Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.