S temi štirimi triki si zagotovite nadzor nad e-pošto

Vas že ob sami misli na obilico e-poštnih sporočil oblije hladen znoj? Je vaš poštni nabiralnik zmešnjava neprebranih sporočil in opravil, ki se jim boste posvetili pozneje? 

Vendar ni treba, da je tako. Sanje o urejenem nabiralniku se morda zdijo oddaljene, vendar so bližje, kot mislite. 

E-pošta, podobno kot katero koli drugo orodje, zagotavlja dodatno vrednost, če jo uporabljate pravilno. S pametnim načrtom lahko pretvorite poštni nabiralnik v enega od svojih največjih zaveznikov za komunikacijo.  

Vaša e-pošta je del vaše identitete, zato jo skrbno varujte 

To načelo bi lahko veljalo kot zlato pravilo upravljanja e-pošte. Za zaposlene ljudi je pomembno, da imajo vaš e-poštni naslov samo tisti, ki ga potrebujejo. Če ima vaš naslov preveč ljudi, bo poštni nabiralnik zagotovo preplavljen s sporočili.  

Način, na katerega lahko poskrbite za varnost svoje identitete, je z uporabo več naslovov. Ustvarite na primer »pravi« e-poštni naslov, ki ga boste uporabljali vsak dan. Nato ustvarite nadomestni naslov, ki ga boste uporabljali za izpolnjevanje obrazcev, spletne nakupe itd. Na ta način bodo vsa oglasna sporočila in druga neželena pošta usmerjeni na nadomestni naslov, zato bo glavni naslov čist.  

V svetu, kjer si veliko ljudi prizadeva vzpostaviti ravnovesje med službenim in osebnim življenjem, predstavlja uporaba ločenih e-poštnih naslovov odlično izhodišče. Uporabite aplikacijo, ki bo enostavno hranila račune na enem mestu, vendar jih bo ločeno upravljala.  

Ne pustite, da se nabira prah 

Odlašanje lahko povzroči težave na številnih življenjskih področjih. To še posebej velja za e-pošto. Če se sporočilom ne posvetite hitro potem, ko prispejo, bo v kratkem času nastal nered.  

Poskusite določiti urnik za pregledovanje nabiralnika. E-pošti se lahko na primer posvetite trikrat dnevno. Čas zanjo si vzemite zjutraj, po kosilu in preden greste domov. S tremi pregledi boste zadosti na tekočem, ne da bi vas pošta obremenjevala ves dan.  

Pri tem vam lahko pomaga uporaba koristne tehnologije. Preskusite funkcijo Predvajaj moja e-poštna sporočila v Outlooku za iOS. Ta funkcija omogoča glasno branje e-poštnih sporočil ter zagotavlja priročen povzetek poštnega nabiralnika in koledarja

Ne glede na to, ali jo uporabljate za preverjanje novih sporočil v nabiralniku za službeni ali osebni račun, lahko poslušate sporočila in se odzovete nanje s preprostimi glasovnimi ukazi ali enoprstnim podrsanjem in razvrstite sporočila kar na poti. Če želite odgovoriti na e-poštno sporočilo, preprosto narekujte kratko sporočilo in ga odpošljite. To je odličen način za opravljanje obveznosti zjutraj na poti v službo ali med odmorom za kosilo, ko so roke zasedene z drugimi stvarmi.  

Neprizanesljivo brisanje 

E-poštna sporočila je včasih težko izbrisati. Tudi če menite, da nekega sporočila v prihodnosti ne boste potrebovali, je še vedno težko pritisniti gumb. Vendar to enostavno morate narediti.  

Ključnega pomena je, da brišete nepomembna e-poštna sporočila, ker terjajo duševni davek, če jih pustite pri miru. Zaradi občutka nereda v poštnem nabiralniku se lahko počutite preobremenjene, tudi če ta sporočila niso potrebna. Z rednim brisanjem službenih e-poštnih sporočil boste naredili majhen korak k znižanju ravni stresa.  

Še vedno niste prepričani, da vam lahko to preide v navado? Poskusite uporabiti vmesni korak. Namesto da e-poštna sporočila izbrišete takoj, povlecite in jih razporedite tako, da se bodo vrnila v poštni nabiralnik ob bolj primernem času. V nasprotnem primeru pa odstranite preostala sporočila in uživajte v vikendu.   

Ni vam treba napisati romana 

Včasih vsi uporabljamo preveč besed. Pri pisanju e-poštnih sporočil nas včasih enostavno zanese, čeprav bi krajše sporočilo zagotovo zadostovalo. 

Pri pogovorih s sodelavci in strankami ter tudi s prijatelji in sorodniki se naučite biti krajši. S pisanjem krajših sporočil boste prihranili čas, pa tudi sporočila bodo bolj jasna.  

Pisanje kratkih, informativnih e-poštnih sporočil je prava umetnost. Morda se vam bo na začetku to zdelo težko, toda z nekaj prakse boste obvladali tudi to veščino. Kmalu boste opazili, da večina sporočil ni daljših od nekaj stavkov.  

Za hitro in jedrnato predstavitev peščice zamisli lahko uporabite tudi alineje. Prejemnikom sporočil bo všeč jedrnatost, vi pa boste lahko vsak dan naredili več. 

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Namigi za poslovanje

5 razlogov za usklajevanje aplikacij v oblaku

Preberite več
Namigi za poslovanje

Kako lahko z zameglitvijo ozadja in navideznimi ozadji poskrbite, da je poznost na vas

Preberite več
COVID-19

Neobičajno sodelovanje: Novi načini sodelovanja za oddaljene skupine

Preberite več

Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.