4 načini za boljše skupinsko delo z intranet programsko opremo

Vsak projektni vodja se je moral naučiti, kako poskrbeti, da ostanejo njegove skupine povezane, čeprav jih njihovo del morda vleče v najrazličnejše smeri. V nekaterih primerih lahko to pomeni delo z drugimi projektnimi vodji, da skupaj določite prednostne projekte ali pomagate članom postati (in ostati) organizirani, ko se delo kopiči, lahko pa pomeni, da članom skupine – ki morda živijo v različnih mestih ali državah – omogočite orodja, ki jih potrebujejo za učinkovito sodelovanje. In medtem, ko boste veščine določanja prednosti projektov pridobili iz osebnih izkušenj, obstaja intranet programska oprema, ki omogoča organizacijo in sodelovanje med skupinami, hkrati pa vam zagotavlja učinkovito komunikacijo s posamezniki in vašimi skupinami.

Seveda ni vsa intranet programska oprema ustvarjena enako, zato si oglejmo štiri orodja, ki naj jih intranet rešitev vključuje.

Upravljanje informacij

Če želite, da so vsi sodelujoči na tekočem, je pomembno, da vaša skupina ve, kdo je odgovoren za kaj in kdaj. Poleg tega boste morali svoji skupini posredovati tudi informacij o tem, kako stopijo v stik z drugimi člani, podrobnosti o tem, kako dostopajo do pomembnih spletih strani ali dokumentov (še posebej, če so ta zaščitena z gesli ali v pripravljalnih strežnikih), kako lahko posredujejo pomembna obvestila ali objavijo opomnike itd. Iščite torej takšen intranet za podjetje, ki omogoča ustvarjanje skupnih strani, ki jih lahko prilagodite svojim potrebam. Na ta način boste lahko gostili in dali v skupno rabo pomembne informacije na osrednjem mestu.

Knjižnice

Programska oprema za sodelovanje mora v prvi vrsti omogočiti enostavno sodelovanje vaše skupine. Izberite torej rešitev, s katero lahko vsem omogočite dostop do enakih datotek, dokumentov, slik, zapiskov srečanja itd. Če imate moč za ustvarjanje knjižnic in dokumentov, ki jih smiselno označite za vaš projekt in skupino, bodo lahko vsi našli najnovejše informacije o projektu, pregledali pretekle ponovitve izdelkov, si ogledali trenutno delo, osvežili svoj spomin glede zahtev projekta in tako dalje.

Orodja za sodelovanje

Portal za intranet zaposlenih mora vključevati možnost, da člani vaše skupine ustvarijo prostor, v katerem lahko omogočijo skupno rabo in upravljajo informacije ter sodelujejo v datotekah. V ta namen poiščite programsko opremo za sodelovanje s funkcijami, kot so razprave v niti in ankete, ki lahko olajšajo načrtovanje srečanj in/ali sprejemanje odločitev, omogočijo skupno rabo koledarjev, sezname opravil in prostore za srečanje, in kjer lahko shranite vse svoje zapiske s srečanj, dokumente in dnevne rede itd. Podobno kot prostori za srečanje lahko intranet rešitev z orodjem delovnega prostora omogoči, da posebni člani skupine, na primer grafični oblikovalec in pisec besedil, delajo v isti datoteki v istem prostoru ne da bi prepisali delo drug drugega, kar lahko posledično izboljša delovno učinkovitost.

Integracija z obstoječim orodjem

Ne glede na to, da portal z intranet programsko opremo obljublja, da bo izboljšal vašo delovno storilnost in sodelovanje, boste težko prepričali svojo skupino, da ga uporabi, če je orodje zapleteno za uporabo ali če morate zamenjati svoje obstoječe orodje (npr. orodja za obdelavo besed, preglednic, grafičnega oblikovanja in/ali orodja za e-pošto). Da boste dosegli želeno stopnjo delovne učinkovitosti in organizacije, poiščite intranet rešitev, ki se dobro integrira z orodjem, ki ga vaša skupina že uporablja. Na ta način vaši organizaciji ne bodo treba kupiti dragih in morebiti manj učinkovitih programov, vaša skupina pa ne bo rabila dolgotrajnega in zahtevnega izobraževanja.

Kadar gre za programsko opremo za sodelovanje, bi ta morala biti preprosta za uporabo, transparentna in z možnostjo prilagoditve – da lahko vi in vaša skupina delujete kot celota in v manjših skupinah. Ko izberete rešitev, ki vam omogoča, da organizirate datoteke po svojih željah, uporabljate obstoječa orodja in omogoča orodja, ki vašim članom olajšajo hkratno delo v datotekah, skupno rabo dokumentov in informacij in sledenje pomembnim pogovorom, boste dobili tisto, kar želi vsak projektni vodja – organizirano in učinkovito ekipo.

O avtorju

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Business Tips

Izvajanje učinkovitih navideznih srečanj

Več informacij
Business Tips

Odkrijte 4 ključne lastnosti odlične upodobitve podatkov

Več informacij
Business Tips

4 odlične ideje za nadgradnjo vašega družabnega omrežja podjetja

Več informacij

Središče za rast ne vključuje strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.