Šest načinov, kako ustvariti izstopajoč dnevni red spletnega srečanja

Avtor Dianna Booher, Microsoftov gostujoči avtor

Premalo spletnih srečanj je podobnih osebnim srečanjem – manjka jim enaka energija, možnost sodelovanja in generiranja zamisli.

Zelo pogosto se zgodi, da spletna srečanja krenejo iz začrtane poti na enega od teh dveh načinov: udeleženci so običajno tiho – vse kar se sliši so monologi. Ali pa množica prodajnih partnerjev sedi v letališkem salonu in proslavlja uspešno sklenjen posel – vsi govorijo eden čez drugega, povedana vsebina nima pravega smisla in cilja. Vendar ni nujno, da je tako.

Če želite zagotoviti, da bodo vaša spletna srečanja enako živahna in ustvarjalna kot osebna srečanja, upoštevajte te smernice:

1. Uporabite uradni dnevni red.

Če nimate dnevnega reda, udeležencem nenamerno sporočate, da želite le »klepetati«, namesto izvesti resen poslovni sestanek, kjer boste izmenjali ideje in sprejemali odločitve. Dnevni red napišite in ga pošljite udeležencem nekaj dni vnaprej, tako da si ga lahko ogledajo in se pripravijo na srečanje.

Prav tako dnevni red tekom srečanja občasno prikažite. (V nadaljevanju vam bo jasno, zakaj.)

2. Teme navedite v obliki vprašanj.

Izogibajte se tej običajni obliki zapisa teme:

– Prodaja za 3. četrtletje

– Razstavna stojnica na konferenci ITH

– Trženjska akcija konkurenčnega podjetja v avgustu

Namesto tega teme navedite kot vprašanja, zaradi česar bo vaša razprava bolj osredotočena in ne bo vključevala preveč dolgovezenja:

– Koliko odstotkov kvote za 3. četrtletje je bilo doseženih do določenega datuma?

– Ali je najem razstavne stojnice na sejmu ITH vreden cene 35.000 € za dva dni?

– Kakšna je najboljša prodajna strategija, kot naš odgovor na avgustovsko trženjsko akcijo konkurenčnega podjetja Logard?

3. Določite obliko posameznih tem dnevnega reda.

Na izpisanem dnevnem redu navedite obliko posameznih tem: »Razprava«, »samo poročilo«, »vprašanja in odgovori«, »udeleženci ankete«, »za priporočilo«, »sprejemanje odločitev«. Velikokrat udeleženci zaključijo srečanje z mislijo, da je bilo to tratenje njihovega časa, saj ni bila sprejeta nobena odločitev. Morda je bil vaš cilj kot vodji srečanja le izpostaviti določeno težavo in pridobiti vpoglede. Če skupini vnaprej posredujete namen vašega srečanja, boste zagotovili občutek uspešnosti tudi pri takih temah.

4. Dodelite čas za posamezne teme.

Čas lahko še vedno prilagajate med izvajanjem srečanja. Z določitvijo časa bodo udeleženci vedeli, kaj pričakujete. Če je na vašem dnevnem redu zapisano »Miha naj poroča o laboratorijskih rezultatih«, zraven pa ste dodelili »5 minut«, bo Miha vedel, da ne sme pripraviti 30-minutne predstavitve.

5. Opozorite določene osebe, naj prinesejo vse potrebne informacije.

Če od Marije pričakujete, da bo razprava temeljila na njenih podatkih, je ne presenetite s to informacijo. Navedite njeno ime na dnevnem redu kot »odgovorno osebo«, tako da bo prišla na srečanje pripravljena.

6. Povzemite zaključke in določite nadaljnja dejanja – NA dnevnem redu.

Pri spletnih srečanjih se pogosto zgodi, da udeleženci svojo pozornost preusmerijo na zaslone svojih prenosnih telefonov ali kup papirjev. Povzemite glavne zaključke in odločitve ter jih navedite v praznem stolpcu na projiciranem dnevnem redu. V zadnjem stolpcu nato navedite še nadaljnja dejanja: osebe, ki so odgovorne za določena dejanja do določenega datuma.

Dokončano. Vaš dokončan dnevni red je zdaj zapisnik srečanja. Dnevni red še enkrat pokažite udeležencem in tistim, ki se srečanja niso udeležili (omogočite možnost prenosa dnevnega reda za nadaljnjo referenco).

Vaš dnevni red vključuje vso pomembno vsebino. Produktivno spletno srečanje je končano.

Dianna Booher je avtorica 47 uspešnic, ki so bile izdane v 60 tujih jezikih. Organizacijam pomaga vzpostaviti in ohranjati jasno komunikacijo, vodjem pa okrepiti njihov vpliv z močno vodilno držo. Redno piše spletne dnevnike za Forbes, HuffPost in The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

O avtorju

Dianna Booher je avtorica 47 knjižnih uspešnic, ki so izšle v 60 tujih jezikih. Organizacijam pomaga pri jasni komunikaciji, vodjem pa pri širjenju njihovega vpliva z močno izvršno navzočnostjo. Redno piše spletne dnevnike za Forbes, HuffPost in revijo The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Business Tips

Varujte okolje in raje delajte od doma

Preberite več
Business Tips

5 načinov za večjo profesionalnost prek e-pošte

Preberite več
Business Tips

6 načinov za učinkovitejša navidezna srečanja

Preberite več

Središče za rast ne vključuje strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.