Arhiviranje e-pošte – 5 razlogov, zakaj je to najboljša funkcija e-pošte, ki je nikoli ne uporabljate

Ne glede na to, ali delate v poslovnem svetu ali ne, najbrž pošljete in prejmete več e-poštnih sporočil na dan. Gre za hiter in priročen način komunikacije s kolegi, sodelavci, strankami, prijatelji in družinskimi člani. Seveda je e-pošta izredno priljubljeno komunikacijsko orodje za podjetja – delno zaradi njene zmogljivosti shranjevanja pogovorov in zaradi shrambe podatkov, v kateri je mogoče iskati.

Pravzaprav študije kažejo, da je 3/4 intelektualne lastnine organizacije shranjene v e-pošti in sistemih za sporočanje. To pomeni, da je pomembno, da te podatke zaščitite in jih ne pošljete zgolj v koš. Vendar pa lahko ohranjanje tako obsežnih informacij preobremeni strežnike za shranjevanje v podjetju.

Kaj je torej najboljša rešitev?

Arhiviranje e-pošte ni nič novega. Orodje je prisotno že več let – zakaj ga torej ne uporablja več podjetij? Tukaj je pet prednosti uporabe rešitve arhiviranja e-pošte:

  • Prostor za shranjevanje. Če so podatki e-pošte shranjeni v strežnikih v živo, lahko bistveno zmanjšajo učinkovitost delovanja, ko se strežnik polni. Edini drugi dve možnosti sta, da izbrišete vsa e-poštna sporočila – tega ne priporočamo, saj lahko za vedno izgubite pomembne podatke – ali pa jih shranite na drugo mesto. Arhiviranje e-pošte upošteva to zadnjo možnost in premakne podatke v varen zunanji strežnik ali okolje v oblaku. Nekatere rešitve uporabljajo napredno stiskanje in/ali podvajanje, da zmanjšajo prostor, ki je potreben v arhivu – včasih tudi za 50 odstotkov ali več.
  • Obnovitev. Odvisno od tega, katero rešitev ustvarjanja varnostne kopije že uporabljate, lahko arhiviranje e-pošte pospeši postopek vsakič, ko morate obnoviti podatke. To pa zato, ker arhivirani podatki zasedejo manj prostora. Poleg tega obnavljanje nearhiviranih e-poštnih sporočil postane hitrejše in preprostejše, ker se količina podatkov v strežniku zmanjša.
  • Varnost. Samo zato, ker vaših starih e-poštnih sporočil ne vidite, in so shranjena nekje drugje, to ne pomeni, da niso enako zaščitena kot e-poštna sporočila v mapi »Prejeto« . Če uporabljate pravo rešitev za arhiviranje e-pošte, bodo vaši podatki zagotovo ohranjeni in zavarovani z neprekinjenim varnostnim kopiranjem podatkov in vrhunskimi zmogljivostmi vnovične vzpostavitve po katastrofi. Za najboljšo storitev poiščite ponudnika, ki zagotavlja zanesljivo, razpoložljivo in učinkovito delovanje z zagotovljenim 99,9-odstotnim neprekinjenim delovanjem in finančno podprto pogodbo o ravni storitve.
  • Storilnost. Ko se vaši strežniki v živo utapljajo pod težo e-poštnih podatkov, lahko postane iskanje določene e-pošte ali določene zadeve naporno in počasno. Če poleg tega odstranite količinske omejitve za e-pošto in nastavite samodejno arhiviranje e-pošte, zaposleni ne bodo več svojega dragocenega časa zapravljali za brisanje e-pošte ali njihovo premikanje v datoteke PST, kot so to počeli včasih. Konec koncev, ko zaposlenim omogočite preprost dostop do arhiviranih in varnostno kopiranih e-poštnih podatkov, jim izkažete zaupanje, kar pomeni, da se jim ni treba obrniti na oddelek IT, da to naredi namesto njih.
  • Skladnost s predpisi. Večina panog zahteva, da organizacije shranjujejo poslovne zapis, in ker e-poštna sporočila pogosto vsebujejo takšne zapise, jih ni dovoljeno brisati. Določene panoge, na primer zdravstveno varstvo, finančne storitve, farmacija in energija pa imajo še strožje predpise o tem, katere poslovne zapise je treba ohraniti.

Če razmišljate o rešitvi arhiviranja e-pošte, ne pozabite preveriti pri različnih ponudnikih in izberite takšnega, ki ponuja uporabniku prijazno rešitev, pri kateri boste ohranili nadzor in obdržali visoke standarde varnosti in zanesljivosti.

O avtorju

Skupina Growth Center se osredotoča na pomoč pri zagonu, upravljanju in vodenju vašega podjetja.

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Business Tech

Kaj se lahko zaposleni naučijo od vaše skupine za IT, da zagotovijo boljša spletna srečanja

Več informacij

Središče za rast ne vključuje strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.