Riadenie projektov v Prvej stavebnej sporiteľni na platforme Microsoft Project

Dátum poslednej aktualizácie: 25. 07. 2013

MS Project – výkonné riešenie pre riadenie portfólia projektov a zdrojov v PSS, a. s.

Situácia
Obchodné ciele
Riešenie
Prínosy

Situácia

Plánovanie a riadenie projektov v Prvej Stavebnej sporiteľni pred nasadením riešenia MS Project Server 2010 bolo zložité a prácne, nakoľko sa realizovalo v heterogénnom prostredí. Plány boli spracovávané najčastejšie v aplikácii MS Excel alebo lokálnych inštanciách aplikácie MS Project Professional. Pri rádovo stovkách požiadaviek na zmeny v informačných systémoch ročne bol takýto decentralizovaný a nekoncepčný spôsob riadenia projektov veľmi neefektívny nielen z hľadiska termínov, ale hlavne z hľadiska využitia zdrojov. Dlhodobé plánovanie bolo veľmi komplikované. Pri plánovaní, resp. dopadových analýzach bolo zložité evidovať a zohľadňovať vzájomné väzby a závislosti medzi projektmi.

Ďalšou nevýhodou boli aj obmedzené možnosti sledovania využitia zdrojov, napríklad z pohľadu ich vyťaženia, z hľadiska nákladovosti realizovaných zmien a pod. Tvorba reportov bola časovo náročná, nepravidelná, zväčša na žiadosť manažmentu, takže absentovala priebežná informovanosť o aktuálnom stave realizácie jednotlivých projektov. K dispozícii boli len nepravidelne generované základné prehľady a reporty, pričom ich vypovedacia hodnota závisela od času, ktorý uplynul od poslednej aktualizácie podkladov. Preto nemohli vždy poskytnúť dostatočne relevantné podklady pre podporu rozhodovania zo všetkých hľadísk celej potrebnej šírky riešenej problematiky.

Obchodné ciele

Cieľom PSS, a. s., bolo zefektívnenie procesu riadenia zmien cestou vyššej transparentnosti predkladania požiadaviek, ich výberu na realizáciu a taktiež zefektívnenie a sprehľadnenie využívania IT zdrojov pre zmenové požiadavky. Pre naplnenie týchto cieľov bolo okrem aktualizácie procesov nutné vybrať a implementovať aj vhodný podporný nástroj.

V úvodnej časti projektu sa v Prvej stavebnej sporiteľni, a. s., realizovalo výberové konanie na dodávku podpornej technológie, v ktorom sa posudzovali len platformy, ktoré už boli v danom čase v banke etablované. Z posudzovaných platforiem vyšla ako najvhodnejšia a najefektívnejšia voľba práve kombinácia Microsoft Project Server s infraštruktúrou na platforme Microsoft SharePoint. Ako implementátor riešenia bola vybraná spoločnosť Fairdyne.

Riešenie

Implementácia riadenia projektov na báze platformy MS Project Server sa začala realizovať v máji 2012. Na úvod bola vykonaná dôkladná procesná analýza, definovali sa typy formulárov a procesy pre jednotlivé formuláre. K jednotlivým aktivitám sa priradili roly a zodpovednosti. Keď bol procesný model riadiacou radou projektu odsúhlasený, pristúpilo sa k implementácii systému. Realizácia projektu pokračovala nastavovaním konfigurácie vo vývojovom prostredí. Dôležitou fázou projektu bola dvojmesačná testovacia a pilotná prevádzka. Do ostrej produkčnej prevádzky bolo riešenie nasadené 1. 1. 2013, a to metódou „big bang“, kedy sa začal používať systém pre zber a správu požiadaviek na zmeny v informačných systémoch a zároveň sa prestali používať akékoľvek papierové formy zadávania. Aby sa predišlo potenciálnym problémom, boli používatelia, ktorí najčastejšie zadávajú požiadavky, dôkladne zaškolení.
O tri mesiace neskôr, v apríli 2013, sa do produkčnej prevádzky zaviedlo aj riadenie ľudských zdrojov.

Pripravenosť tímu na implementáciu riešenia bola veľmi dobrá, nakoľko projektu implementácie riadenia projektov na báze riešenia MS Project Server predchádzali metodické projekty. Pozitívne bola vnímaná aj vzájomná komunikácia všetkých zainteresovaných, čo dáva predpoklad naplnenia očakávaných prínosov.

Prínosy

Z procesného hľadiska hlavný prínos implementácie riadenia projektov na báze MS Project Server je centralizácia požiadaviek na zmeny a centrálne miesto pre riadenie zdrojov. Podstatne sa zvýšila informovanosť a transparentnosť. Každý zamestnanec si cez portál môže v reálnom čase skontrolovať, v akom štádiu realizácie je jeho požiadavka, prípadne, kedy bude termín dodávky schváleného riešenia tejto požiadavky. Súčasťou informácie o realizácii požiadaviek sú aj asociované riziká a zloženie tímu, ktorý bude požiadavku riešiť. Manažér projektu má taktiež v reálnom čase prehľad, na čom aktuálne pracujú jednotliví členovia tímu. Aktuálne informácie reportované v požadovanej forme významne prispievajú k skvalitneniu rozhodovania. Ak niektorý projekt nepostupuje podľa očakávania, manažér sa to okamžite dozvie a môže prijať relevantné opatrenia vedúce k náprave. Údaje súvisiace s jednotlivými projektmi sú automaticky ukladané pre potreby interného reportingu. Súčasťou integrovaného riešenia je platforma SharePoint vrátane analytických a dataminingových nástrojov. Aplikáciu týchto nástrojov predpokladáme neskôr, keď sa zhromaždí väčšie množstvo údajov.

Cieľom nasadenia riešenia riadenia projektov v Prvej stavebnej sporiteľni, a. s., bolo skvalitniť a zefektívniť zber informácií. Pre každý typ požiadavky bol vytvorený špecializovaný formulár, ktorý akceptuje jej špecifiká. Takýto formulár vedie používateľa k podstatne kvalitnejšiemu spracovaniu zadania. Riešenie umožňuje efektívnejšie plánovanie využitia zdrojov vrátane sledovania vyťaženosti jednotlivých členov realizačného tímu.

Citát

„Správne manažovať projekt je možné iba vtedy, ak sú k dispozícii kvalitné údaje na podporu rozhodovania. Ak systém riadenia projektov poskytne kvalitné údaje, môžu manažéri urobiť kvalifikované rozhodnutia“.
Pavel Karel, konateľ spoločnosti Fairdyne

Hlavné prínosy riešenia:

  • centralizácia požiadaviek na zmeny
  • nárast informovanosti zainteresovaných o priebehu plnenia požiadaviek
  • prehľad o aktuálnom vyťažení členov realizačných tímov
  • kvalitné reporty pre podporu rozhodovania
  • zlepšenie tímovej spolupráce
  • ukladanie údajov pre potreby budúcich analýz

Využívaný softvér a služby

  • Microsoft Project Server
  • Microsoft SharePoint

Zdieľať

  • Linked In
  • Twitter
  • Facebook

 
Hodnotenie:

STM Power a.s.

Prehľad riešení

Krajina: Slovenská republika
Odvetvie: Bankovníctvo

Štúdie na prevzatie:
dokument PDF
dokument XPS

English PDF document
English XPS document

PSS, a. s.
Bajkalská 30, P. O. Box 48
829 48 Bratislava 25
isedlacek@pss.sk
www.pss.sk

Partner
Fairdyne, spol. s r.o.
Margaretova 23
821 07 Bratislava
karelp@fairdyne.com
www.fairdyne.com