SOV využíva Office 365

Dátum poslednej aktualizácie: 17. 05. 2013

Spoľahlivý prístup k elektronickej pošte a dokumentom v cloude.

Situácia
Obchodné ciele
Riešenie
Prínosy

Situácia

Slovenský olympijský výbor (SOV) je občianske združenie, ktoré riadi olympijské hnutie na Slovensku a jediný zástupca Slovenska na olympijských hrách a iných podujatiach Medzinárodného olympijského výboru.
Pre správu elektronickej pošty a ukladanie súborov pracovníci SOV využívali serverové riešenie Microsoft Small Business Server 2008, ktorý obsahuje Active Directory a Exchange Server. Toto riešenie bolo prevádzkované na približne tri roky starom serveri. Z povahy práce zamestnancov SOV vyplýva nutnosť veľa cestovať do zahraničia. Pri občasných výpadkoch lokálnej infraštruktúry, alebo internetového pripojenia v mieste sídla SOV vznikala nedostupnosť kritických služieb ako je mail a prístup k dokumentom uloženým na serveri. Taktiež lokálna infraštruktúra nedokázala ponúknuť požadované možnosti zabezpečenia údajov, ani ich zálohovanie, či nasadenie komunikačných služieb bez investície do HW. Problémom bol aj operatívny prístup k mailom a dokumentom z mobilných zariadení.

Obchodné ciele

Prioritnou požiadavkou bola modernizácia existujúcej infraštruktúry bez potreby nákupu nového hardvéru. Navyše pre občianske združenie s malým počtom zamestnancov je neefektívne kreovať a prevádzkovať vlastné IT oddelenie, ktoré by zabezpečovalo plnohodnotnú správu lokálnej infraštruktúru a požadovanú dostupnosť služieb nielen v sídle SOV, ale aj pre jeho pracovníkov na služobných cestách.
Spoločnosť Data System Soft, ktorá spravuje IT infraštruktúru SOV najlepšie poznala potreby svojho zákazníka aj problémy pri prevádzke dosiaľ používaného riešenia na báze SBS 2008 na lokálnom serveri. Preto navrhli SOV prechod na cloudové riešenie, pre ktoré je charakteristická vysoká dostupnosť garantovaná poskytovateľom služby. Vzhľadom na to, že v SOV sú zvyknutí a vyškolení na technológie spoločnosti Microsoft, hlavne na prístup k elektronickej pošte cez Outlook a zdieľanie kalendárov za účelom plánovania služobných ciest a dovoleniek, po komerčnom uvedení Office 365 im Data System Soft prezentoval jeho výhody, predovšetkým:

  • zníženie prevádzkových nákladov
  • prístup odkiaľkoľvek, či už z notebookov, alebo mobilných zariadení
  • rozšírené možnosti zdieľania a zabezpečenia údajov
  • nasadenie nových komunikačných služieb za prijateľné náklady
  • zníženie nákladov na medzinárodné hovory
  • zabezpečenie komunikačných služieb pri výpadku lokálneho servera

Nakoľko na prácu s dokumentmi nakúpili v SOV Office 2010 s možnosťou upgrade na 2013, stačí im pre Office 365 zvýhodnený licenčný plán P1 bez možnosti nainštalovania aplikácií na lokálne počítače používateľov.

Riešenie

Migráciu z pôvodného riešenia vykonali špecialisti spoločnosti Data System Soft. Aby bolo možné spárovať identity ActiveDirectory na súborovom serveri s účtami Office 365, v prvej fáze implementácie bol realizovaný upgrade operačného systému na serveri v sídle firmy. Pri migrácii súborového servera z existujúceho riešenia na báze Small Business Server 2008 na Windows Essentials 2012 nie je možný priamy upgrade, Preto bolo potrebné realizovať prechodnú fázu a preniesť SBS 2008 do dočasného virtuálneho prostredia na zapožičaný server a následne na pôvodný server nainštalovať Windows Essentials 2012, pričom aj tu bolo použité virtualizačné riešenie na báze Hyper-v 3.0. Následne sa vykonala migrácia Active Directory z SBS 2008 do Windows Essentials.

V druhej fáze implementácie boli pre pracovníkov SOV vytvorené používateľské účty Office 365 a automatizovaná inštalácia klientov pre komunikačné riešenie Lync (integrálna súčasť Office 365) vrátane importu kontaktov. Nasledovala automatizovaná migrácia účtov elektronickej pošty z SBS 2008 do Office 365 a spárovanie identít ActiveDirectory na inovovanom súborovom serveri s účtami Office 365.
Po migrácii, ktorá napriek nutnosti realizácie prechodnej fázy trvala iba 5 dní nasledovalo školenie pracovníkov SOV.

Treťou fázou, ktorá bude logicky nasledovať je nasadenie „cloudového“ SharePointu na ukladanie a zdieľanie dokumentov. Potom už nebude potrebné ukladať dokumenty na súborovom serveri v sídle firmy.

Prínosy

Najvýznamnejším prínosom nového cloudového riešenia je reálne vyčísliteľné zníženie nákladov na licencie a služby o 48% v nasledujúcich štyroch rokoch. Nemenej dôležitý prínos, ktorý sa nedá exaktne vyčísliť je zvýšené zabezpečenie údajov a zmluvne garantovaná dostupnosť aplikácií na úrovni 99,9%. Všetky maily a firemná agenda sú uložené v dátových centrách poskytovateľa služby, takže ich neohrozí ani prípadná krádež v sídle firmy, či živelná pohroma. Výpadok lokálnej infraštruktúry taktiež neovplyvňuje prístup zamestnancov v zahraničí k mailovým a konferenčným službám.
Po nasadení SharePoint Online budú mať pracovníci SOV takto bezpečne a prístupne uložené aj všetky dokumenty.

Významným zdrojom úspor je aj možnosť bezplatných audio a video konferencií bez ohľadu na to, kde sa ich účastníci počas častých služobných ciest práve nachádzajú. V praxi to znamená aj rýchlejšiu reakciu externých dodávateľov pri komunikácii cez Lync Online.

Citát

„Hľadali sme riešenie, ktoré by spĺňalo naše požiadavky na zvýšenie dostupnosti našich komunikačných služieb pri našich častých služobných cestách a zároveň, ktoré by zabezpečilo naše dáta pred akoukoľvek udalosťou, ktorá by zničila našu lokálnu infraštruktúru. Naša jediná podmienka bola, žiadne investície do ďalšieho hardvéru.
Spoločnosť Data System Soft prišla s riešením Office 365. Toto riešenie splnilo všetky naše požiadavky, dokonca nám naviac umožnilo šetriť naše prevádzkové náklady. Počas migrácie našich služieb spoločnosť Data System soft realizovala skoro všetky práce automatizovane, čo malo vplyv na dĺžku a cenu celého riešenia, ako aj minimálny vplyv na prácu zamestnancov.“

Jozef Liba, Generálny sekretár, Slovenský olympijský výbor

Hlavné prínosy riešenia:

  • zníženie nákladov na licencie a služby o 48% v nasledujúcich štyroch rokoch
  • zvýšené zabezpečenie údajov a zmluvne garantovaná dostupnosť aplikácií na úrovni 99,9%
  • dostatočná úložná kapacita pre maily, dokumenty a firemnú agendu
  • vyššia úroveň zálohovania údajov v prípade krádeže, požiaru atď.
  • možnosť bezplatných audio a video konferencií bez ohľadu na lokalitu účastníkov
  • výpadok lokálnej infraštruktúry neovplyvňuje prístup zamestnancov v zahraničí k mailovým a konferenčným službám
  • rýchlejšia reakcia externých dodávateľov pri komunikácii cez Lync Online

Využívaný softvér a služby

  • Microsoft Office 365
    • Microsoft Exchange Online
    • Microsoft Lync Online
    • Microsoft Sharepoint Online
    • Microsoft Office Web Apps
  • Windows Essentials 2012
  • Microsoft Hyper-V 3.0

Zdieľať

  • Linked In
  • Twitter
  • Facebook

 
Hodnotenie:

Slovenský olympijský Výbor

Prehľad riešení

Krajina: Slovenská republika
Odvetvie: Tretí sektor

Štúdie na prevzatie:
dokument PDF
dokument XPS

English PDF document
English XPS document

Slovenský olympijský Výbor
Kukučínova 26
838 08 Bratislava
Tel.:02/49256101
office@olympic.sk
www.olympic.sk

Partner
Data System Soft spol. s r.o.
Trnavská cesta 82
821 02 Bratislava
Tel.:02/49103811
partners@dss.sk
www.dss.sk