5 tipova alatki za saradnju koje poboljšavaju produktivnost

Svaka kompanija može da ostvari koristi od efikasnog timskog rada. Saradnja je od ključnog značaja, bilo da prodajete cvetne aranžmane ili osmišljavate sledeću najpopularniju aplikaciju za pametne telefone. Međutim, efikasna saradnja iziskuje plodotvornu komunikaciju. Prema studijama, kvalitet komunikacije je znatno važniji od učestalosti. 

Međutim, timska saradnja često nije delotvorna. Ovo je naročito moguće ako članovi tima: 

  • Nemaju zajedničku viziju ili ciljeve
  • Ne razumeju svoje odgovornosti ili se ne slažu o njima, što dovodi do konfuzije ili dvostrukog rada na zadacima
  • Ne komuniciraju u dovoljnoj meri ili nemaju poverenja (što je gotovo izvesno ako nemaju sastanke licem u lice) 
  • Nemaju priliku da učestvuju u donošenju odluka ili promenama u nekom projektu 
  • Nemaju podsticaj da osmišljavaju inovacije ili razgovaraju o novim idejama (previše grupnog mišljenja može da prouzrokuje poteškoće u realizaciji).

Ne samo da će svi biti zadovoljniji ako imaju efikasnu saradnju, već i istraživanjima ukazuju na to da kompanije koje podstiču saradnju mogu da imaju do pet puta bolji učinak. To je naročito tačno ako zaposleni rade na zajedničkom cilju ili zadatku. 

Kako da uspostavite takvu atmosferu u svojoj kompaniji?

Ovih dana postoji veliki broj alatki za saradnju na mreži koje pomažu članovima vašeg tima da efikasno komuniciraju i ostanu u toku. Prave alatke za vas već postoje. Sve zavisi od vaših poslovnih potreba. Evo nekoliko alatki koje mogu da pomognu.

1. Alatke za upravljanje projektima koje pomažu da se sve obavi na vreme 

 Bez obzira na to da li planirate venčanja ili kreirate veb lokacije, vrlo verovatno radite na velikom projektu u kojem učestvuje dosta ljudi. Srećom postoje alatke za upravljanje projektima koje vam pomažu da efikasno upravljate svim pojedinostima. 

Prednosti:

  • Vođa projekta je dobro organizovan i ujedno se stara o tome da svi pravovremeno obavljaju zadatke

Primer: Kompanija za organizaciju događaja priređuje veliku žurku. Umesto da prolazi kroz bezbrojne e-poruke i kontaktira sa različitim ugovaračima, vođa projekta može da koristi centralnu platformu kako bi kreirao vremenske ose, dodeljivao zadatke, vodio računa o troškovima i napravio vizuelnu prezentaciju statusa svakog aspekta projekta.

Kako rad na mreži može da pomogne

Projekat se odvija lako i brzo kada članovima tima zatražite da se prijave na centralnoj virtuelnoj lokaciji kako bi pristupili zadatku ili pružili povratne informacije. 

2. Video konferencije grade odnose

Zamislite da treba da održite važan sastanak, ali je pola vašeg tima na putu ili radi od kuće. Video konferencija je sjajan način da dobijete sve pogodnosti koje prema istraživanjima pruža sastanak licem u lice, bez troškova i poteškoća koje takvo planiranje podrazumeva. 

Prednosti:

  • Efikasniji timski rad
  • Izgrađuju se bolji odnosi u timovima koji ne rade na istom mestu
  • Ostvaruje se ušteda na troškovima putovanja

Primer: zaposleni kompanije za razvoj softvera treba da razgovaraju o nekoliko većih projekata, ali su članovi tima u tri različite kancelarije u zemlji. Umesto da se kreiraju dugi nizovi e-poruka ili da se uputi konferencijski poziv, koji ne podstiče naročito angažovanje, tim može da se sastane u virtuelnoj prostoriji. Naime, kada vidite svoje kolege, povećavaju se angažovanje i produktivnost.

Kako rad na mreži može da pomogne

Prilikom video konferencija možete da delite podatke, dokumente i prezentacije sa članovima tima u realnom vremenu. Možete jednostavno da snimite sastanke i da ih delite sa članovima tima koji nisu mogli da prisustvuju. 

3. Ćaskanje među kolegama je ključno za uspeh 

Ponekad je zaista korisno da samo pošaljete kratko pitanje i brzo dobijete odgovor. Alatke za razmenu trenutnih poruka su osmišljene za radno mesto i omogućavaju zaposlenima da brzo komuniciraju i reše probleme.

Prednosti:

  • Smanjuje se obim razmenjene e-pošte
  • Ubrzava se komunikacija
  • Projekti se brže realizuju 

Primer: mala advokatska kancelarija odjednom ima veliki broj klijenata. Advokati moraju brzo da delegiraju neke zadatke pravnicima i drugim članovima tima. Umesto da se informacije zagube u arhivi e-poruka, kancelarija može da proćaska sa jednim zaposlenim ili više njih i smesta obavi zadatak.

Kako rad na mreži može da pomogne

Članovi tima mogu da ćaskaju međusobno bilo kada i sa bilo kog mesta. Alatke za razmenu trenutnih poruka ujedno omogućavaju deljenje ekrana za brzo donošenje odluka. Kada čuvate istoriju ćaskanja, to vam pomaže da imate uvida u razmišljanja koja su prethodila određenoj odluci. 

4. Uređivanje dokumenata u realnom vremenu smanjuje kašnjenje

Zaboravite na e-poruke u nizu sa dosta priloga i zbunjujućim izmenama o kojima vas niko nije obavestio. Uz saradnju na dokumentima u realnom vremenu vaš tim može da radi na istom dokumentu istovremeno, bez obzira na to da li se radi na tekstualnom dokumentu, unakrsnoj tabeli ili PowerPoint prezentaciji.

Prednosti:

  • Smanjuje se konfuzija
  • Ubrzava se razmena povratnih informacija
  • Smanjuje se obim razmenjene e-pošte

Primer: reklamna agencija radi na predlogu kampanje, što podrazumeva dosta razmene ideja, uređivanja i revidiranja. Kada se predlog kampanje sačuva na mreži i sarađuje na njemu, svi učesnici mogu da vide na čemu je rađeno, da unose predložene izmene i rade sa trenutnom razmenom povratnih informacija. 

Kako rad na mreži može da pomogne 

Članovi tima mogu da rade u različitim kancelarijama, ali i dalje mogu da uređuju dokumente istovremeno. Računarstvo u oblaku smanjuje vreme čekanja i pomaže svima da lako pruže doprinos u projektu.  

5. Računarstvo u oblaku sa kontrolom verzija održava dobru organizaciju

Čuvanje projekta ili dokumenta u oblaku je najlakši način da svi kojima je potreban mogu da mu pristupe bilo kada i sa bilo kog mesta. Prednost je saradnja u realnom vremenu, ali to ujedno znači da svako može da istog trenutka uskoči u rad na mreži, pronađe određenu verziju dokumenta i sačuva kopiju po potrebi pre dodavanja povratnih informacija. 

Prednosti:

  • Ušteda vremena
  • Smanjuje se obim razmenjene e-pošte
  • Sve verzije datoteke se čuvaju na centralnoj lokaciji 

Primer: neprofitna organizacija radi na prezentaciji koja obuhvata sva nedavna istraživanja o gladi u Americi. Članovi tima mogu da doprinesu kreiranju dokumenta u pokretu, bez brisanja onoga što je uradio neko drugi ili pokušaja da se pronađe određena verzija. 

Kako rad na mreži može da pomogne 

Kada je prezentacija na centralnoj lokaciji, omogućava se brža razmena povratnih informacija i verzije su organizovane.

Kada koristite jednu alatku za timsku saradnju ili više njih, to može u velikoj meri da poboljša produktivnost, bez obzira na to na čemu radite. Kada interakcija nije komplikovana, dosta je lakše uspostavljanje razmene informacija i samim tim se ostvaruju bolji ishodi za sve. 

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
COVID-19

Outlook saveti i trikovi koje treba da znate

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.