Pet načina za integrisane aplikacije kalendara na mreži povećavaju produktivnost

Šta je to kalendar na mreži? 

Većina nas ima mnogo dešavanja i muči se da prati sve. Kalendari na papiru pomažu, ali imaju neke mane: prostor je ograničen, razmena rasporeda može da se poremeti, sve morate ručno da pišete i teško ih je deliti sa drugima. 

Kalendar na mreži izgleda prilično slično originalu, u svim vašim događajima, ali imate veću fleksibilnost jer je sve digitalno. Stvari se lako mogu ponovo isplanirati, dodati periodične događaje i prikazati svaki vremenski period koji želite. Pored toga, možete da pristupite kalendaru sa bilo kog uređaja, a čak i da je delite sa prijateljima i saradnicima. Kalendari na mreži možda neće imati zanimljiva likovna dela kao što su papirni kalendari, ali su mnogo moćniji – kad ih koristite, teško je zamisliti povratak.. 

kalendara na mreži funkcije 

Aplikacije kalendara se razlikuju, ali većina ima iste pogodnosti: pomaže vam da planirate, ostanete organizovani i pratite rokove. Evo šta možete da radite sa kalendarima na mreži, u zavisnosti od toga koju aplikaciju koristite: 

  • Kreirajte lične i poslovne zakazane obaveze. 
  • Prikažite rasporede drugih osoba i organizujte sastanke na osnovu dostupnosti. 
  • Proverite dostupnost sobe za sastanke i odaberite lokaciju. 
  • Pogledajte odgovore na pozive za sastanak. 
  • Delite kalendar i prilagodite postavke deljenja kako bi drugi videli detalje o događaju ili da biste samo vi zauzeti ili slobodni. 
  • Prikazuj više kalendara istovremeno, kao što su poslovni, lični i praznici. 
  • Pogledajte predstojeći dan, sedmicu, mesec ili godinu, kao i protekle događaje. 
  • Podesite podsetnike za zakazane obaveze od pet minuta do nekoliko nedelja pre događaja. 
  • Pravite periodične sastanke, bilo da su sedmični, godišnje ili određeni dan svakog meseca. 
  • Pružite drugim zaposlenima pristup za upravljanje aplikacijom kalendara preduzeća. 
  • Pogledajte predstojeću vremensku prognozu. 
  • Kategorizujte događaje po boji. 
  • Automatski prihvatajte ili odbijajte sastanke na osnovu vaše dostupnosti.

Kako kalendari na mreži povežu sa postojećim aplikacijama

Jedan od najboljih aspekata kalendara na mreži jeste to što se povezuju sa drugim aplikacijama. Evo kako da ih koristite zajedno. 

E-pošta: Kada organizujete novi sastanak, kalendar na mreži će kreirati poziv e-poštom za učesnike sa detaljima, na primer da li je njihovo prisustvo obavezno ili opcionalno. Ceo kalendar možete da pošaljete i putem e-pošte kako bi ljudi mogli da vide kada ste slobodni. U nekim aplikacijama kalendara prevlačenje e-pošte iz prijemnog poštanskog sandučeta na ikonu kalendara automatski će kreirati novi sastanak sa sadržajem e-pošte u detaljima sastanka.

Video konferencije: Neke aplikacije kalendara povezuju se sa aplikacijama za video konferencijepa kada kliknete na dugme Sastani se odmah ili Novi sastanak u kalendaru, kreira se poziv za sastanak koji uključuje vezu za video konferenciju. poziv za sastanak koji uključuje vezu za video konferenciju. 

Dokumenti: Kada kreirate novi događaj, neki kalendari prikazžuju opciju Priloži datoteku tako da pozivu možete da dodate dokument, video zapis ili sliku kako bi učesnici mogli da ga pregledaju pre ili tokom sastanka. 

Aplikacija za hvatanje beležaka: Kada otvorite događaj u nekim aplikacijama kalendara, videćete opciju za kreiranje minuta u aplikaciji za pravljenje. Možete da odaberete da li želite da delite beleške ili da ostane privatne. 

pet integrisanih kalendara na mreži povećavaju produktivnost

#1. Brže planiranje sastanaka

Odsutan su dani slanja e-poruka u svako doba kako biste pronašli vreme sastanka koje svima funkcioniše. Uz pomoćnika za planiranje u kalendaru na mreži možete da vidite blokove zauzetosti i slobodno vreme za svaku osobu, tako da lako možete da uočite najbolje vreme za sastanak. Ako radite sa osobama u drugim vremenskim zonama, možete da odaberete da im pokažete njihovo lokalno vreme, što pomaže u sprečavanju sastanaka izvan njihovog radnog vremena. 

<!–

–>

Takođe je brzo prihvatiti, odbiti i ponovo zakažiti sastanke sa kalendarima na mreži jer se sinhronizuju sa e-poštom. Kada učesnici sastanka dobijaju poziv e-poštom, oni mogu da prihvate, odbiju ili predlože drugo vreme direktno iz aplikacije za e-poštu. 

#2. Strukturijte vreme za dolaženje do rokova

Žongliiranje na više projekata, od kojih svaki ima sopstvene prestižne tokene može da bude izazov. Kalendari na mreži olakšavaju planiranje. Prikažite glavne rokove u kalendarima grupe i organizacije, a zatim napravite raspored za povratne informacije u ličnom kalendaru da biste ostali u toku. Razložite velike projekte na manje delove, dajući sebi određen vremenski period za svaki, uz opcionalne podsetnike. Blokirajte vreme na rasporedu – idealno u doba dana kada ste najduže produktivni – da biste se fokusirali na određene zadatke kako bi ljudi znali da vas ne uznemiravaju, a vi možete da obavite više posla.

#3. Lakša saradnja 

<!–

–>

Kada dodajete datoteke u zakazane obaveze kalendara, kao što su deljena prezentacija ili mockup dizajn, učesnici će brže pristupati njima tokom sastanaka. Zatim mogu da se fokusiraju na doprinos umesto na traženje dokumenta. Za produktivnu saradnju možete čak i da dodate pitanja ili odzive u opis sastanka koje osobe mogu da uzmu u obzir pre toga.

#4. Plan za odsustva

Između odmora, bolovanja, praznika i konferencija, mnogo događaja može da odloži projekat. Uz kalendare na mreži možete istovremeno da prikažete mnogo rasporeda da biste proceniti dostupnost tima koja vodi do roka. Zatim možete da planirate pokriće, izbegnete iznenađenja i pomerate rokove ako je potrebno. 

#5. Ponesete ga bilo gde 

Aplikacije kalendara automatski se sinhronizuju na mreži, tako da svi uređaji automatski imaju najnoviju verziju plana. Čak možete da se pridružite sastanku sa telefona ako poziv ima vezu za video konferenciju. 

Život nudi nešto više, Outlook nudi nešto više

Pametan način da budete u toku sa novim stavkama u prijemnom sandučetu. Vratite slobodno vreme u svoje dane pomoću funkcije „Reprodukuj moje e-poruke“ u aplikaciji Outlook za iOS

Prvi koraci

Najbolje prakse za kalendar na mreži

Evo nekoliko saveta koji će vam pomoći da aplikaciju kalendara za preduzeća na najuspešniji trenutak. 

  • Planiranje preloma. Blokirajte vreme za ručak i kratke pauze kao što su voća ili vežbanje. Svež air i razvlačenje može da učini čuda za produktivnost. 
  • Delegira saradnika. Uštedite vreme tako što biste drugom zaposlenom, kao što je menadžer kancelarije, dali pristup kalendaru i mogućnost dodavanja ili poništavanja događaja. 
  • Umesto toga pošaljite e-poruku. Razmislite o tome da li sastanak može da bude samo e-poruka. Ako je neophodan sastanak, pozovite što je moguće više osoba. 
  • Razmotrite vidljivost. Prilagodite postavke kalendara na osnovu toga da li saradnici treba da znaju detalje o zakazanoj obavezi ili samo da ste nedostupni. 
  • Ograničite podsetnike. Verovatno želite obaveštenja za sastanke, ali možda ne i za odmore kolega. Isključite one koje ne želite da ograničite. 
  • Planiranje kraćih sastanaka. Neke aplikacije poslovnog kalendara vam mogu da zakažu 25-ili 50-minutni sastanak umesto tipičnih 30 ili 60 minuta. Isprobajte – saradnicima ćete verovatno biti odušećeni dodatnim vremenom.

Kalendari na mreži mogu da vam pomognu da ostanete organizovani, produktivni i povezani sa timom bez obzira na to gde se bili. Ako niste sigurni koju aplikaciju kalendara da nabavite, pokušajte da programu Microsoft Outlook za preduzeća. Da biste nabavili sveobuhvatno rešenje koje uključuje Microsoft Outlook, kupite Microsoft 365 za preduzeća da biste odmah počeli.  

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Produktivnost

Najbolji saveti za produktivnost u udaljenoj ili mobilnoj kancelariji

Pročitajte više
Produktivnost

Saveti za vođenje efikasnih sastanaka sa osobljem

Pročitajte više
Produktivnost

Kako da odaberete najefikasniji dijagram toka

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.