Šest načina da istaknete dnevni red sastanaka na mreži

Autor Diana Buher, Microsoft gostujući autor

Većina sastanaka na mreži nema mnogo sličnosti sa sastancima lice u lice po pitanju energije, angažovanja ili predloženih ideja.

Vrlo često ovi sastanci na mreži skreću sa puta na dva načina: Ili na njima bude tiho kao na sahrani, sa monologom posle monologa koji sluša grupa ožalošćenih. Ili liče na gomilu predstavnika prodaje koji proslavljaju u salonu aviokompanije pošto su dobili veliki ugovor – svi žele nešto da kažu bez pažnje ili fokusa. Ali, to ne mora da bude tako.

Da biste sastanke na mreži učinili živopisnim i produktivnim poput sastanaka lice u lice, imajte u vidu sledeća uputstva:

1. Koristite formalni dnevni red.

Kada nemate dnevni red, šaljete učesnicima poruku da nameravate da „proćaskate“, a ne da obavite posao, razmenite ideje i donesete odluke. Sastavite dnevni red i pošaljite ga učesnicima barem par dana pre sastanka kako bi ga pregledali i pripremili se za sastanak.

Takođe nastavite da ga projektujete s vremena na vreme dok se krećete kroz sastanak. (Videćete razlog u sledećim redovima.)

2. Navedite teme u upitnom obliku.

Izbegavajte ovaj tipični format tema:

─ Prodaja u 3. kvartalu

─ Tradeshow Booth na ITH konferenciji

─ Marketinška kampanja konkurenta tokom avgusta

Umesto toga, oblikujte teme u vidu pitanja tako da diskusija bude laserski fokusirana, a ne preopširna:

─ Koji je procenat kvote iz 3. kvartala ispunjen do danas?

─ Da li je izlaganje na ITH sajmu vredelo 35.000 USD i dva provedena dana na sajmu?

─ Koja je najbolja strategija za prodaju u odnosu na marketinšku kampanju kompanije Logard u avgustu?

3. Odredite format za svaku temu dnevnog reda.

U napisanom dnevnom redu, navedite format za svaku temu: „Za otvorenu diskusiju” „Samo za izveštaj” „Pitanja i odgovori” „Anketiranje učesnika” „Za preporuku” „Za odluku” Često učesnici odu sa sastanka sa mišlju da su protraćili vreme jer nikakva odluka nije doneta. Vaša uloga kao vođe sastanka može da bude da samo istaknete problem i prikupite predloge. Predočavanje svrhe vašoj grupi pruža osećaj uspešnosti čak i o ovim temama.

4. Dodelite vreme svakoj temi.

Uvek možete da prilagodite vreme u hodu. Ali predviđanje vremena daje svima predstavu o tome šta očekujete. Ako dnevni red navodi da Blagojević treba da pruži izveštaj o laboratorijskim rezultatima, a dodeljeno vreme je 5 minuta, on će znati da ne treba da pravi prezentaciju od 30 minuta.

5. Obavestite sve odgovorne osobe da pripreme neophodne informacije.

Ako očekujete da Mirjana iznese podatke kao osnovu za diskusiju, nemojte je iznenaditi. Dodajte njeno ime u dnevni red kao „odgovorna strana“ tako da dođe na sastanak pripremljena.

6. Rezimirajte zaključke i delegirajte prateće radnje – NA dnevnom redu.

Posebno na sastancima na mreži, imajte u vidu jaka iskušenja u kojima pažnja učesnika luta od ekrana mobilnog telefona do gomile papira. Rezimirajte glavne zaključke i odluke i zapišite ih u praznoj koloni predviđenog dnevnog reda. Zatim u krajnjoj koloni zabeležite prateću radnju: Ko je odgovoran da preduzme koju radnju do kog datuma.

To je sve. Vaš završeni dnevni red sada služi kao beleške sa sastanka. Pošaljite dnevni red nazad učesnicima i ne šaljite ga posle toga (kao preuzimanje za njihovu referencu)!

Dnevni red obavlja naporan posao. Produktivni sastanak na mreži je završen!

Dijana Buher je najprodavaniji autor 47 knjiga objavljenih u 60 izdanja na raznim jezicima. Ona pomaže organizacijama da komuniciraju jasno i liderima da prošire svoj uticaj jakim rukovodećim prisustvom. Ona redovno piše blogove za Forbes, HuffPost i The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Business Tips

Zaštitite životnu sredinu i radite od kuće umesto toga

Pročitajte više
Business Tips

7 jednostavnih trikova kalendara koji će povećati produktivnost vašeg tima

Pročitajte više
Business Tips

6 saveta kako da zadivite ljude uz softver za prezentovanje slajdova

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.