Kreirajte precizniju vremensku osu projekta uz ovih 7 koraka

Bilo da radite na projektu koji koristi metodologiju vodopada ili agilnu metodologiju, sastavljanje početne vremenske ose projekta postavlja jedinstvene izazove.  

Sa jedne strane, projekti sa metodologijom vodopada su obično rigidni i u pogledu strukture i u pogledu rasporeda, pa se kao bitan faktor ističe kvalitetno procenjivanje unapred. Agilni projekti, sa druge strane, zavise od fleksibilnosti i komplikovanih povremenih sprintova u poslu, što znači da se menadžeri moraju potruditi da uračunaju neizbežne talase promena. U svakom slučaju, pravljenje razumne vremenske ose projekta predstavlja ključan korak u ranim fazama projekta.  

Sledeća lista za proveru može da pomogne menadžerima i vlasnicima projekata da pokriju osnovne zahteve, od pravljenja prvog zadatka projekta do planiranja rundi odobrenja i umanjivanja rizika projekta. 

1. Kako se moj krajnji cilj razbija na pojedinačne zadatke? 

Prvi korak u sastavljanju sveobuhvatne vremenske ose je da se počne sa segmentiranjem projekta na manje delove. Sagledajte krajnji cilj, pa se krećite unazad mapirajući pojedinačne zadatke koji će morati da se obave kako bi se taj cilj ispunio. Počnite samo sa ključnim tačkama, a zatim iznova i iznova prolazite kroz vremensku osu da biste dodavali sve sitnije stavke između njih. 

U zavisnosti od metodologije datog projekta, te manje tačke mogu da se grupišu u onu vrstu sekvenci koje kasnije postaju sprintovi. Projekti sa metodologijom vodopada će uglavnom preuzimati okvir iz većih ključnih tačaka.  

2. Koliko vremena je potrebno za svaki zadatak? 

Kada u potpunosti mapirate zadatke, počnite da po slojevima unosite projektovano vreme koje je potrebno za njihovo dovršavanje. U zavisnosti od toga na kojoj platformi pravite vremensku osu, ona može da počne da izgleda kao tradicionalni gantogram, što je dobro. Termini „vremenska osa projekta“ i „gantogram“ često mogu da se koriste kao sinonimi, mada ne mora svaka vremenska osa projekta da bude u obliku gantograma. 

Ako znaju koliko vremena će biti potrebno za svaki zadatak, menadžeri u agilnim projektima mogu lakše da procene ukupan broj sprintova koji je potreban za projekat. Čak i ako je krajnji datum isporučivanja projekta najbitniji faktor, obavezno počnite da prikupljate podatke o procenama posla i vremena od timova koji su odgovorni za svaki zadatak. Tako ćete kasnije moći sigurnije da procenite potrebe vremenske ose projekta u odnosu na to koliko je realno njegovo izvođenje.   

3. Koja stavka je najbitnija kao rezultat svakog zadatka? 

1. i 2. korak se fokusiraju na kreiranje i vizuelizovanje same vremenske ose projekta. Od tog trenutka, proces prelazi pretežno na odobravanje i planiranje logistike – na realizovanje datog rasporeda pomoću stvarnih resursa koji su potrebni za njegovo postizanje. 

Počnite tako što ćete utvrditi koje stavke su najbitniji rezultat svakog zadatka ili sprinta. Koristite proces sličan onom u 1. koraku i više puta prolazite kroz vremensku osu da biste otkrili sve sitnije rezultate. Što je preciznija lista rezultata, to će projektni timovi imati jasnije odgovornosti u okviru dogovorenih ciljeva.  

4. Šta su to zavisne stavke zadataka? 

Univerzalna istina u upravljanju projektima jeste da je svakom projektu suđeno da se menja. Obimi, resursi i vremenske ose su često mete u pokretu, pa menadžeri projekata mogu samo donekle da planiraju unapred. 

Međutim, ono što oni mogu da urade jeste da istaknu zadatke ili ciljeve koji zavise od drugih koraka u procesu. Na taj način će sve uključene strane biti svesne posledica koje promene u gornjem delu toka imaju na stavke koje su više nizvodno. 

Većina alatki za upravljanje projektima omogućava korisnicima da vezuju zadatke jedan za drugi, pa se efekat probijanja roka lako simulira. Mada rigidna priroda vremenskih osa projekata sa metodologijom vodopada postavlja izuzetan značaj na ovaj korak, otkrivanje zavisnih stavki može da pomogne i menadžerima agilnih projekata da dodatno preciziraju posao koji treba da se obavi u okviru svakog sprinta.   

5. Koliko sati i resursa je dostupno za dovršavanje svakog zadatka? 

Kada ste obavljali 2. korak, osmislili ste koliko vremena bi bilo potrebno da se dovrše primarni zadaci projekta; sada je trenutak da upotrebite procene o vremenu i resursima koje ste prikupili od vođa timova. Jedno je znati da je za neki zadatak potrebno pet dana. Ali disciplinski vođa koji ne može da obaveže tim na pet dana radnog vremena je, očigledno, faktor koji unosi komplikacije. Kada uskladite te dve tačke podataka, lakše ćete otkriti moguće tačke sukoba ili potrebe spoljnih podugovarača.  

6. Ko je odgovoran za izvršavanje svakog zadatka? 

Jedan deo dodeljivanja dostupnih resursa je povezivanje pojedinaca ili timova sa konkretnim zadacima. Ovaj korak predstavlja više od pametnog vođenja beležaka. On takođe pomaže zainteresovanim stranama i ljudima koji donose odluke da iz ptičje perspektive sagledaju koji nivo lidera u kompaniji će biti potreban da bi se projekat dovršio. 

Što pre uspete da čvrsto povežete ključne pojedince sa određenim rezultatima, to bolje. Vođe timova obično ozbiljnije shvataju procenu resursa ako se njihovi određeni resursi povežu sa bitnom dokumentacijom. Ovaj korak može i da doprinese otkrivanju oblasti u kojima je predaja posla posebno osetljiva, kako u okviru metode vodopada, tako i u agilnim projektima.  

7. Ko je odgovoran za odobravanja svakog zadatka ili grupe zadataka? 

Ovo skoro da bi mogla da bude podtačka 6. koraka, ali postoji razlika između navođenja detalja o tome ko će obavljati zadatak i ko će odobravati rezultate. 

U mnogim slučajevima će odobrenja možda morati da dođu od zainteresovanih strana koje su izolovane od svakodnevnog izvršavanja ili, u najmanju ruku, od grupa iz više odeljenja koje će morati sekvencijalno da obavljaju reviziju. Mapiranje tih potencijalno komplikovanih koraka odobravanja predstavlja najbitniju tačku za mnoge projekte – runde revizija koje se otežu van dodeljenog vremena mogu da zaustave izvođenje projekta.  

Vremenske ose projekta su najbitniji deo svakog plana projekta. Ne samo da one uspostavljaju konkretne činjenice o izvršavanju projekta ili inicijative za proizvod, već i proces njihovog sastavljanja može da pomogne pri proceni projekta u celini jer na površinu iznosi povratne informacije o disciplini pomoću kojih zainteresovane strane mogu lakše da postave realistična očekivanja o tome šta može i šta ne može da se uradi.  

Poput mnogih drugih dokumenata u projektima, i vremenske ose mogu da dožive i planirane i neplanirane revizije. Caka je u tome da se i tim revizijama upravlja na isti način na koji je sastavljen prvobitni raspored: pomoću pažljivo prikupljenih informacija. Bilo da koristite agilnu ili metodologiju vodopada, kvalitet tih informacija je najbitniji sastojak za to koliko će na kraju vremenska osa projekta biti pouzdana.  

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Produktivnost

Pet načina za integrisane aplikacije kalendara na mreži povećavaju produktivnost

Pročitajte više
Produktivnost

Učinite sastanke zanimljivijim uz digitalne bele table

Pročitajte više
Produktivnost

Pet načina na koje ankete mogu da povećaju angažovanje na sastancima na mreži

Pročitajte više
Produktivnost

5 načina za saradnju udaljenih radnika

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.