Kako da se postavite savršenu osnovu za sastanak na mreži

Autor Diana Buher, Microsoft gostujući autor

Planiranje i vođenje uspešnog sastanka na mreži dosta liči na planiranje i izgradnju zgrade. Osim što je sastanak brži i jeftiniji – i može da postigne mnogo više.

Da biste bili sigurni da su uspešni i zgrada i sastanak na mreži, pratite ova četiri koraka:

Napravite detaljne planove

Graditelji imaju planove. Svaki detalj pojavljuje se negde na crtežu – u prikazu temelja, na prednjoj strani, bočnoj strani, zadnjoj strani, krovu, elektrici ili instalacijama. Isto tako, liderima sastanka potreban je detaljan dnevni red: tematska pitanja, odgovoran posrednik, vreme, format.

Pored planova, uverite se da ste upoznati sa tehnologijom platforme. Ako je potrebno, vežbajte sa alatkama da biste se uverili da ne trošite vreme učesnika na sastanku za rukovanje greškama koje ste mogli da sprečite. I ako tehnologija izda uprkos praksi i naporima sprečavanja, pokazaćete da ste heroj ako imate rezervni plan.

Angažovanje pravih ljudi

Graditelji zapošljavaju vrhunske izvođače radova – one na koje mogu da računaju i koji dizajniraju i grade sjajne objekte. Lideri sastanaka takođe znaju da njihovi rezultati zavise od dovođenja pravih osoba u salu za sastanke – i od angažovanja tih ljudi u cilju generisanja inovativnih ideja.

Idealan broj učesnika sastanka zavisi od svrhe. Istraživanja pokazuju da je to broj 7 – ako želite diskusiju a ne da tražite od ljudi da „razgovaraju sa vama u okviru za ćaskanje”. Sa premalo učesnika, grupe ne uspeva da stvori dovoljno ideja. Ako je previše ljudi, učesnici oklevaju da se obrate.

Naravno, ako jednostavno predstavljate informacije i sva komunikacija je u jednom smeru, onda je broj učesnika nebitan. (Posmatrajte takav skup više kao prezentaciju, nego kao sastanak.)

Imajte pripremljen sistem otkazivanja tako da ukoliko glavni učesnik ne može da prisustvuje, možete brzo da otkažete sastanak i da ne gubite ničije vreme.

Najbolji vodič za sastanke

Saznajte kako da efikasno kreirate najbolje sastanke za svoju organizaciju.

PREUZMITE E-KNJIGU (na engleskom)

Obratite pažnju na bezbednost

Graditelji se slažu da je jedan od najvećih problema tokom izgradnje krađa opreme sa gradilišta. Stoga se trude da reše probleme sa ogradama, čuvarima, znakovima i bravama.

Kao lider sastanka na mreži, potrudite da rešite bezbednosne probleme i otpremanje/preuzimanje osetljivih dokumenata. Označite osetljive podatke da se dele sa tom oznakom. Uverite se da radnici koji rade od kuće razumeju smernice i kontrole poverljivosti.

Razmislite o „podeli na zone”

Graditelji moraju da se usaglase sa svim vrstama propisa za podelu zona – od broja obaveznih parking mesta do krovne konstrukcije, do električnih kodova i visine signala.

Kao lider sastanka takođe treba da uzmete obzir podelu na zone: Koje je idealno vreme da zakažete sastanak za globalnu publiku, za česte putnika koji se pridružuju, za svoje klijente? Da li je platforma koju ste odabrali podjednako poznato i pristupačna svima?

Podešavanja vremenskih osa čime se omogućava fleksibilnost

Za graditelje, vremenske ose su ključne u planiranju raznih izvođača u obavljanju posla. Izvođač radova C mora završiti svoj posao pre nego što izvođač radova D počne sa radom. A loše vreme može da nanese štetu bilo kom rasporedu, izdvajajući fleksibilnost kao ključnu stavku.

Slično tome, kao lider sastanka, morate da budete dobro upoznati sa dnevnim redom tako da možete da ga prilagodite u hodu, efikasno donesete zaključke, preskočite tamo gde je neophodno, prerasporedite kada to odgovara svrsi – na primer, prilagođavanje kasnim dolascima i ranim odlascima.

Kao što svaka zgrada stoji ili pada na temelju, i vaš sastanak na mreži uspeva ili ne uspeva u zavisnosti od planiranja.

Diana Buher je najprodavaniji autor 47 knjiga objavljenih u 60 izdanja na raznim jezicima. Ona pomaže organizacijama da komuniciraju jasno i liderima da prošire svoj uticaj jakim rukovodećim prisustvom. Ona redovno piše blogove za Forbes, HuffPost i The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.