Ako čitate ovo, znate da je sledeća izjava tačna: efikasno upravljanje projektima je veština od vitalnog značaja. Pažljivo praćenje svih ljudi, vremenskih osa i zadataka uključenih u velike poslovne projekte predstavlja ogroman izazov, posebno kada u priču ubacite nepoznanice ili neočekivane prepreke.
Istraživanje pokazuje da se samo nešto više od polovine svih poslovnih projekata dovršava na vreme i ostaje u okviru budžeta. Do ovoga često dolazi zbog zastrašujućeg „porasta opsega“, tj. tendencije da se zahtevi projekta promene i uvećaju tokom njegovog životnog ciklusa.
Jedan od načina da to sprečite jeste da se pridržavate „pet faza“ životnog ciklusa upravljanja projektima: pokretanje, planiranje, izvršavanje, nadgledanje i zatvaranje. Ove faze sada predstavljaju široko prihvaćene koncepte, koje je pre više decenija razvila organizacija Project Management Institute. One služe kao neka vrsta radnog okvira za pomoć menadžerima projekata da planiraju, fokusiraju se i organizuju.
Danas postoji previše strategija za upravljanje projektima koje će vama i vašem timu pomoći da prođete kroz svih ovih pet faza. Ali jednostavne vizuelne alatke za izradu dijagrama mogu biti najefikasnije za donošenje jasnih ideja i njihovo uspešno prenošenje članovima tima, od početka do kraja.
Evo nekih predloga.
Pokretanje
Pre nego što počnete sa radom na bilo kom projektu, prvi korak je da shvatite šta je zamisao, zašto je on potreban i da li je izvodljiv. Ova faza je kritična. Ako je u pitanju odlična ideja, ali ju je nemoguće ostvariti pomoću resursa koje imate, morate je odbaciti (ili makar izmeniti).
Menadžer projekta ne može samostalno da vizuelizuje stvari; važan korak je prikupljanje ideja i dobijanje povratnih informacija na samom početku. Vizuelne alatke pomažu svima da budu usklađeni.
Pokušajte da počnete sa predloškom za razmenu ideja. Od mentalnih mapa preko dijagrama dodeljivanja do grupisanja grafikona, na raspolaganju vam je više opcija. Bez obzira na stil, razmena ideja pomoću vizuelnog pomagala pomaže u davanju ideja i njihovom trenutnom hvatanju i organizovanju.
Druga korisna opcija je SWOT analiza. SWOT analize (prednosti, mane, mogućnosti i pretnje) pomažu oko donošenja odluka i planiranja u vezi sa velikim poslovnim idejama. Na primer, preduzeće koje pravi modernu opremu za pametne telefone možda razmišlja o pokretanju nove linije proizvoda. Međutim, ono treba da razmotri troškove i konkurenciju mnogo pre nego što išta dizajnira.
Najvažniji deo ove faze jeste usklađivanje sa svim zainteresovanim licima uključenim u projekat pre nego što nastavite. Ova vrsta jednostavne, vizuelne dokumentacije znatno će olakšati da se svi razumeju.
Planiranje
Sledeći korak je da počnete da shvatate kako ćete tačno završiti projekat. Ko je uključen u njega? Koji zadaci su uključeni? Koji zadaci zavise od drugih zadataka? Koliko dugo će trajati rad na projektu?
Odlična vizuelna alatka za ovaj aspekt procesa jeste Gantov grafikon. Gantovi grafikoni pomažu u definisanju zadataka projekta i kada će se oni obavljati, sve do definisanja ciljeva za svaki dan. Pomoću softvera za izradu dijagrama takođe ćete lako dodati kontrolne tačke, kreirati veze između zadataka, kodirati grafikon bojom i još mnogo toga.
Možda ćete takođe želeti da vizuelizujete životni ciklus projekta kroz još čistiji dijagram vremenske ose, koristeći predložak vremenske ose ili predložak plana. Odvajanje različitih aspekata projekta na ovaj način može biti vrlo korisno prilikom deljenja sa drugim timovima ili sa upravom preduzeća.
Ne zaboravite da sebi i timu postavite dosta detaljnih pitanja o projektu kako biste mogli da napravite najprecizniju moguću vremensku osu, bilo pomoću Gantovog grafikona, predloška vremenske ose ili oba.
Uz vremenske ose i Gantove grafikone na mreži, svako u timu može takođe dati doprinos dokumentu u realnom vremenu, kao i lako ostati u toku sa zadacima pomoću prilagođenog prikaza.
Izvršavanje
Uspešna faza izvršavanja se oslanja na uspešnu fazu planiranja. S tim u vezi, jedna od najboljih vizuelnih alatki za izvršavanje složenih projekata takođe je odlična za njihovo planiranje: dijagram toka.
Na primer, međufunkcionalni dijagrami toka pomažu menadžerima projekata da definišu ko je odgovoran za postizanje određenih kontrolnih tačaka, kao i za zavisne elemente zadataka. Neki projekti mogu da imaju i različite timove koji rade na drugim aspektima projekta; ove vrste dijagrama mogu da definišu sve to i još mnogo toga.
„Staze“, na primer, definišu ljude uključene u svaki zadatak, dok „okviri za faze“ predstavljaju vremensku osu ili kontrolnu tačku.
Kada pokrenete projekat i započnete izvršavanje, dijagram toka koji je moguće deliti može vam biti veoma koristan da obezbedite da svi budu u toku. Članovi tima takođe mogu po potrebi da komentarišu dijagram, dodaju kontekst ili ispravke. Oblici na koje je moguće kliknuti mogu da se razviju kako bi otkrili dodatne informacije ili da budu povezani sa spoljnim podacima, na primer, sa bazom podataka ili unakrsnom tabelom.
Nadgledanje
Sada ste u fazi obavljanja zadataka, ali i dalje je izuzetno važno da nadgledate svaki kako biste bili sigurni da ništa neće poći naopako. Jedna od prednosti vizuelnih elemenata na mreži i dijagrama povezanih sa podacima jeste lakoća sa kojom možete da delite napredak sa drugima, čak i sa onima koji nisu direktno uključeni u projekat.
Softver za izradu dijagrama često nudi jednostavne predloške izveštaja o statusu, koji pomažu menadžerima projekata da izdvoje najvažnije tačke i podeli ih sa menadžerima, spoljnim klijentima ili zainteresovanim licima.
Kada imate više dokumenata u procesu, od SWOT analize do dijagrama toka, možete fokusiranije da radite na projektu. Možete da sprečite porast opsega tako što ćete pratiti prvobitne ciljeve i stavke za isporuku projekta.
Neki softver za izradu dijagrama dobro radi i sa softverom za automatizaciju, pa možete da dizajnirate tok posla projekta, a zatim podesite automatske aktivatore, kao što je obaveštenje kada se završi zadatak.
Zatvaranje
Uspeli ste! Kada vaš tim dovrši sve isporuke, projekat je završen. Ali ključna stvar u ovoj poslednjoj fazi jeste da odvojite malo vremena da procenite šta se upravo dogodilo. Kada pri ruci imate jasne, konkretne vizuelne elemente tokom celog procesa, mnogo ćete se lakše vratiti i videti šta je funkcionisalo, a šta nije.
Planirajte sastanak po završetku procesa sa članovima tima i zainteresovanim licima. Razgovarajte o uspešnim stavkama i o izazovima. Ovde možete čak i da se oslonite na dodatnu alatku za izradu dijagrama: isprobajte predložak sastanka po završetku procesa da biste prikupili povratne informacije i ideje sa sastanka.
Uskladištite svu dokumentaciju na nekoj centralnoj lokaciji kako bi mogla da ostane tamo kao resurs za sledeći put.
Svo ovo temeljno planiranje i dokumentovanje mogu da deluju kao suvišna radnja, ali će vam biti od pomoći. Korišćenje vizuelnih alatki za planiranje, komunikaciju i praćenje jedan je od najsigurnijih načina da projekat teče bez zastoja, ostane u okviru budžeta i bude završen na vreme.
Tim centra za razvoj fokusiran je da vam pomogne u započinjanju i pokretanju poslovanja, kao i u njegovom upravljanju.