Kako se koristi Kanban rešenje za upravljanje zadacima tima

Kad je reč o svakodnevnom upravljanju zadacima za timove, Kanban tabla je jednostavna i moćna alatka koja može da utiče na produktivnost, efikasnost i donji red.

Najpre je 1940-ih popularizovala toyota u Japanu, kanban rešenje ima dugu istoriju korišćenja fizičkih tabli kako bi vizuelizovalo potencijalna uska zaliha i upravljalo tokom posla i poboljšalo ga. Danas je lako napraviti i digitalne table pomoću softvera za upravljanje zadacima, koji nudi mnoge praktične funkcije i prilagođavanja kako bi vam pomogao da uštedite vreme i automatizujete procese.  

Kanban metod je stekao popularnost među mnogim IT preduzećima koja prate agilni pristup upravljanju projektima i razvoju softvera koristeći iterativne radne sekvence poznate i kao “odštampani”. Međutim, preduzeća svih veličina u bilo kom delatnosti mogu da imaju koristi od rada sa Kanban tablama radi upravljanja dnevnim zadacima.

Rešenje za kanban  

Kanban, što znači “billboard” ili “signboard” na japanskom jeziku, koristi table za organizovanje pojedinačnih zadataka u kolone, što vam pomaže da se fokusirate na rad u toku bez gubitka uvida u veće projekte koji su u toku. 

Kanban tabla obično sadrži dva glavna elementa: kartice, koje predstavljaju zadatke; i kolona, koje ilustruju zadatke u različitim fazama projekta. Kolone su obično podeljene u tri odeljka – „Uraditi“, „U toku“ i „Gotovo“. Ili, ako radite na određenom projektu kao što je pravljenje novog softverskog programa, kolonama možete dati imena “Dizajn”, “Razvoj” i “Testiranje”. 

Kartice zadataka, koje obično sadrže liste za proveru, zadatke i oznake, distribuiraju se između tri kolone. Kako zadaci napreduju, kartice se pomeraju preko table sleva na desno, što vam pomaže da vizuelizujete njihov status u toku posla – od “Zaduženja” do “Gotovo”.  
 
Bilo fizički ili digitalni, kaban proces neguje timsku saradnju i produktivnost, što svima pomaže da razumeju kako njihovi pojedinačni napori doprinose projektu. Neki timovi organizuju dnevne stand-up sastanke oko Kanban table da bi dali ispravke statusa, primali povratne informacije i nadgledali trendove.  

Da bi se smatrala odgovarajućom Kanban tablom, tabla mora da ima ograničen broj stavki zadataka da bi se osiguralo da ne radite preko kapaciteta. Kanban vam takođe pomaže da neprekidno nadgledate tok posla kako biste izbegli uska zareza, što timu omogućava da označi zastavicom stavke koje se zakupljaju u koloni brže nego što napuste.

Fizičke kanban table

Fizičke Kanban table odlične su za timove koji su novi u kanban konceptu. Ove table se lako čitaju, ne zahtevaju internet vezu, a za među funkcionalne timove koji sarađuju na istom projektu mogu da poboljšaju angažovanje i komunikaciju na radnom mestu.

Međutim, oni obično nisu idealni za zadatke koji zahtevaju dubinske opise i pozadinske informacije. Tangens kartica može da stane samo u toliko sadržaja, dok digitalne table mogu da skladište neograničan broj beležaka i komentara kako se opterećenje povećava.   

Štaviše, fizičke table su manje fleksibilne kada je u pitanju praćenje vremena zadatka i ispunjavanje određenih rokova. Digitalne table nude prilagodljive opcije izveštavanja za brzu procenu napretka i podatke o performansama o performansama.  

Na kraju, ako radite sa udaljenim timovima koji retko rade u kancelariji, skoro je nemogućno efikasno koristiti fizičku kanban tablu. Digitalna tabla timu omogućava da pristupa sistemu za upravljanje zadacima bilo kada i sa bilo kog uređaja.

Digitalne Kanban table  
 
Ako ste odlučili da fizička tabla puna šarenih beležaka više ne funkcioniše, ulaganje u softver za upravljanje zadacima koji koristi principe i vizuelne koncepte metoda Kanban možda je prava opcija za vaš tim. Štaviše, digitalna opcija nudi mnoge pogodnosti koje fizičke table ne mogu da obezbede, kao što su vizuelizacija podataka, prilozi i istorija kartica.  

U pretrazi potražite rešenje sa funkcionalnošću Kanban, koje vam pomaže da napravite kartice zadataka bogate sadržajem, uključujući liste za proveru, nalepnice i određene krajnje rokove. Trebalo bi da sinhronizujete sa programima koje obično koristite, što vam omogućava da priložite tekstualne dokumente, unakrsne tabele i prezentacije svakoj kartici. Na taj način će vaš tim imati pristup svim neophodnim podacima na jednom mestu bez potrebe za prebacivanje sa aplikacije na aplikaciju.  

Da biste mogli da nastavite da premeštate zadatke u tu kolonu “Gotovo”, uzmite u obzir i softver koji može automatski da transformiše status zadatka u trakaste i trakaste grafikone. To će vam pomoći da brzo steknete uvid u to koji se zadaci prate, a koji nisu. Na primer, moći ćete da prilagođavate i ponovo dodujete zadatke ako vidite da jedan od članova tima redovno propušta svoje rokove.

Na kraju, pošto se sve više preduzeća prebacuje na virtuelne radne snage, razmotrite upravljače zadacima zasnovane na oblaku koji vam pomažu da ostanete u toku sa listama zaduženja sa bilo kog mesta, na bilo kom uređaju.

Prednosti korišćenja Kanban rešenja

Kanban table pružaju punu osnovu za organizovanje zadataka na koherentan i strukturirani način. One posebno privlače osobe koje se identifikuju kao “vizuelni učenici” i radije koriste grafikone, dijagrame, dijagrame i druge slike za tumačenje informacija i rad sa njima.  

Dobro obavite posao, Kanban table unanače tok posla i smanjuju preklikacije do kojih neminovno protiče tokom projekata i zadataka. To je zbog toga što su svi članovi tima fokusirani na dosledan rad. Kanban table mogu da prikažu kada određeni zadatak drži projekat, što olakšava promenu kursa ako je potrebno.  

Na kraju, Kanban table se fokusiraju na povećanje efikasnosti tako što obezbede da članovi tima ne provode vreme na nepotrebne zadatke; umesto toga, svaki zadatak se igra u širem cilju. Zbog toga Kanban ima mogućnost da znatno poboljša produktivnost zadataka tima.

Zaključak

Jedna od najpopularnijih mantra na modernom radnom mestu je „Prestani sa početkom i počni da završavaš“. Rešenje Kanban se fokusira na dovršavanje zadataka. 

Ako tim ne uspeva da završi zadatke, sada je idealno vreme da isprobate kanban metod. Možda će potrajati neko vreme da podesite tablu i razvijete proces do savršenstva, ali uz odlučnost i prikaz ka neprekidnom poboljšanju, vi i vaš tim imate produktivniji dan unapred.

saznajte više o softveru za upravljanje zadacima na osnovu kanban metoda.