Kako da pomoću grafikona preostalog posla donosite bolje odluke

Jedna slika vredi hiljadu reči. To najbolje zna menadžer projekta u vremenskom tesnacu koji pokušava da sve završi na vreme. Ovde stupaju na scenu grafikoni preostalog posla.  

Šta je to grafikon preostalog posla?

Grafikon preostalog posla je vizuelni prikaz posla koji treba da se uradi na projektu u odnosu na vreme za koje treba da se uradi. Postoje dva različita tipa grafikona preostalog posla:

  • Grafikon preostalog posla za sprint: meri preostali rad na jednom određenom zadatku ili „sprintu“
  • Grafikon preostalog posla za rad: procenjuje preostali rad na celom projektu

Kako da koristite grafikone preostalog posla?

Ovi tipovi grafikona preostalog posla imaju glavnu ulogu u skram agilnom razvoju, ali su korisni za skoro svaki stil upravljanja projektom. Zašto? Omogućavaju članovima tima da lako vide i razumeju napredak i da se prilagode u skladu sa tim kako bi ostvarili ciljeve.

Efikasno upravljanje vremenom je od ključne važnosti za svaki uspešan projekat. Ipak, samo 28% posto preduzeća tvrdi da pomoću ovakvih tehnika meri učinak. Rezultat ove neefikasnosti je 9,9% gubitka novca zbog lošeg učinka projekta. To je 99 miliona dolara na svaku milijardu dolara.

Evo saveta za izradu korisnog grafikona preostalog posla koji će pomoći u pridržavanju rokova, bržim promenama i isporuci kvalitetnih rezultata rada na vreme:

1. Podesite vremenski sled

  • Odredite dužinu sprinta: Da bi ritam bio održiv, dužine sprintova mogu da budu od nekoliko dana do nekoliko nedelja. Menadžer projekta treba da odredi vremenski sled kada dobije informacije od celog tima.
  • Procenjujte često: Odaberite intervale provere koji su dovoljno dugi da vam daju vredne informacije, ali i dovoljno kratki da možete da reagujete ili da unesete značajne promene po potrebi. Za kratak sprint će možda biti neophodna brza dnevna provera. Za dugačak sprint će možda biti dovoljne nedeljne ili dvonedeljne provere.
  • Predvidite platoe: U nekim projektima ostvarivanje ciljeva traje duže, što će dovesti do ravne linije na grafikonu preostalog posla. Na primer, na složenim projektima u vezi sa vebom informacionim tehnologijama vreme može da izgleda kao da stoji kada članovi tima dobiju složenije zadatke. Takve izazove treba da isplanirate tokom dnevnih ili nedeljnih sastanaka.

2. Obavite posao

  • Dodelite resurse: Dodelite unapred određene delove posla timovima i pojedincima.
  • Jasni zadaci: Zadaci treba da budu jasni, konkretni, usmereni na cilj i merljivi. Na primer, umesto da napravite zadatak pod nazivom „Pisanje sadržaja“, razvrstajte ga na konkretne zadatke: „Napišite 15 stranica sadržaja o kućnoj dekoraciji kako bismo povećali broj poseta odeljku veb sajta Životni stil“. Zadatak je sada detaljan, pa je svako svestan cilja i posvećen njegovom ostvarivanju. Ovo podstiče i vlasništvo nad zadacima.
  • Usmerenost na cilj: Članovi tima treba da imaju jasnu viziju postavljenog cilja i uticaja obavljenog posla. To možete da postignete proverom sprinta na dan završetka. Tada možete da razgovarate o kreativnim koracima i eventualnim problemima do kojih je došlo. Ova provera treba da obuhvata vlasnike zadataka, menadžera projekta i druge relevantne članove tima. Ako se sprint završi ranije, možete da razgovarate o mogućnostima za dodavanje neke zaostale stavke na grafikon.

3. Redovno proveravajte

  • Provera: Rano i redovno sinhronizovanje pomaže timovima da se pregrupišu, prikažu napredak i daju povratne informacije tokom rada. Brzo okupljanje omogućava nastavak napretka, ali takođe ističe zastoje i nedostatke, pa ne mora da prođe nekoliko nedelja do njihovog otklanjanja.
  • Dnevni ili redovni skupovi: Ovo su brzi i konkretni sastanci na kojima svi budu obavešteni i u toku. Ovo nije vreme za duge debate. Ako dođe do većeg problema, razgovor može da se nastavi posle sastanka sa odgovarajućim zainteresovanim stranama. Kratki i jasni skupovi podstiču sve da na isti način predstave novosti. Na primer:
  • Šta sam radio/la juče
  • Šta planiram da radim danas
  • Eventualne prepreke koje mogu da mi smetaju

4. Čitajte između redova, prilagodite smer

  • Brze promene: Grafikoni preostalog posla pružaju uvid na prvi pogled, pa timovi mogu brže da rade. Redovno proveravajte njihov napredak kako biste mogli da prilagodite smer i ne ugrozite rok.
  • Linija preostalog posla od 45 stepeni: U idealnom svetu linija na grafikonu preostalog posla je tačno pod uglom od 45 stepeni. Ovo je vizuelni znak da je sve kako treba. Međutim, nije uvek sve tako glatko. Pazite na ove negativne pokazatelje:
  • Ravne linije: Ako se ovo desi, to znači da se sprintovi ne zatvaraju na vreme. Možda je zadatak obimniji ili detaljniji nego što je izgledalo u početku. Možda je došlo i do zastoja, što znači da jedna osoba nije obavila zadatak neophodan za nastavak ostalog posla. Ako se to desi, menadžer projekta mora da interveniše i da formuliše plan za izvršavanje ključnih zadataka u projektu.
  • Usponi i padovi: Mnogo vrhova na liniji grafikona preostalog posla može da znači nekoliko stvari. Možda postoje nedoumice o tome šta sprint obuhvata. Možda je tim shvatio da je efikasnije da prvo započne rad na nekom drugom aspektu sprinta. Ako se ovo stalno dešava, razgovarajte o tome na sastancima kako bi svako znao na čemu treba da radi sledeće. 

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Produktivnost

Pet načina za integrisane aplikacije kalendara na mreži povećavaju produktivnost

Pročitajte više
Produktivnost

Najbolji saveti za produktivnost u udaljenoj ili mobilnoj kancelariji

Pročitajte više
Produktivnost

Saveti za vođenje efikasnih sastanaka sa osobljem

Pročitajte više
Produktivnost

Kako da odaberete najefikasniji dijagram toka

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.