Vodič za korišćenje BPMN notacije u svakodnevnom poslovanju za početnike

Šta je to BPMN? 

Verujem svojim očima. Slika vredi hiljadu reči. Daj mi da vidim. Izrazi poput ovih obezbedili su veliku popularnost za model i notaciju poslovnih procesa (Business Process Modeling Notation, BPMN) u mnogo različitih vrsta poslovanja, privrednih grana i profesija. Ali šta je tačno BPMN i kako funkcioniše? 

Najkraće rečeno, BPMN je standardizovana metoda za dijagrame tokova koja vam omogućava da kreirate lako shvatljive dijagrame. Ti dijagrami mogu vizuelno da predstavljaju model koraka u poslovnom procesu od početka do kraja.  

BPMN dijagram procesa promene adrese
Primer BPMN dijagrama procesa promene adrese (iznad) 

Iako postoji nekoliko metoda za modelovanje procesa, BPMN je brzo postao de fakto standard za modelovanje procesa, i to ne bez dobrih razloga. 

Koje su njegove mogućnosti? 

Jedna od najznačajnijih prednosti BPMN-a leži u njegovoj mogućnosti da proizvede dijagrame tokova koji su onoliko jednostavni ili onoliko složeni koliko je to potrebno. To zainteresovanim stranama u poslu na svim nivoima (tehničkim i onima koje to nisu) omogućava da ih lako razumeju. 

Vaš ovaj kvalitet je najverovatnije zaslužan za popularnost BPMN-a. Jedna anketa iz 2016. godine pokazala je da je 64% preduzeća zainteresovano za usvajanje BPMN-a da bi pojednostavila poslovne procese. Cilj većine kompanija je jednostavan: ušteda novca smanjenjem troškova i povećanjem produktivnosti.  

Zbog čega je potreban? 

Ulozi su veliki. Pogledajte ovu statistiku dobijenu anketiranjem preduzeća 2018: 

  • 37% procenata ispitanika navelo je da njihove organizacije imaju tekuće višestruke projekte visokog nivoa koji se tiču poslovnih procesa  
  • 93% organizacija u anketi angažovano je na brojnim projektima unapređenja procesa
  • 79% njih je navelo da koristi softverske alatke za procese da bi napravilo model procesa koji analizira ili želi da promeni 
  • Pored toga, 65% anketiranih se složilo ili se izričito složilo sa tim da su BPM procesi i tehnologije pomogli njihovim organizacijama da povećaju efikasnost, svestranost i zadovoljstvo kupaca  
  • Ipak, većina (52%) ispitanika je navela da samo povremeno modeluju ili dokumentuju procese u svojim kompanijama  

Pored povećanja efikasnosti, u ostale relevantne motive za podršku radu sa poslovnim procesima spadaju: 

  • Povećano zadovoljstvo klijenata 
  • Ubrzavanje odziva u organizaciji 
  • Unapređenje poslovne koordinacije i kontrole  
  • Uvođenje novog proizvoda ili poslovne linije 
  • Poštovanje novih propisa 
  • Odgovaranje na jedinstvene događaje kao što su spajanja ili pripajanja 

Od onih u IT-ju, finansijskim uslugama, osiguranju i proizvodnji, do onih u obrazovanju, telekomunikacijama, maloprodaji, računarstvu i softverskom razvoju – svaka kompanija može da ima koristi od unapređenih poslovnih ili organizacionih procesa.  

Kako se BPMN koristi? 

Cilj BPMN-a je da svima pruži jasan prikaz procesa od početka do kraja. On obezbeđuje vizuelnu putanju koja će premostiti praznine i pokazati vam redosled poslovnih aktivnosti koji je neophodan za prelaz sa jednog kraja procesa na drugi.  

Evo nekoliko pogodnosti koje preduzeća mogu da ugrabe pomoću BPMN-a: 

  • Olakšana komunikacija i saradnja za postizanje cilja 
  • Jednostavan vizuelni prikaz koraka 
  • Sposobnost prilagođavanja na osnovu uloge koju imaju zainteresovane strane (npr. analitičari, učesnici u procesu, menadžeri, programeri ili spoljni timovi i konsultanti) 
  • Prepoznavanje problema u procesu za koje je možda potrebno rešavanje
  • Uvid u moguće oblasti za napredak 
  • Pospešivanje rezultata boljeg kvaliteta 

Primeri modelovanja procesa 

Poslovno orijentisani 

Mnogi stručnjaci i organizacije žele da modeluju proces izuzetno visokog nivoa u čijem je središtu čovek. U ovom slučaju, držanje za nekoliko simbola ne zahteva obimno poznavanje BPMN-a, tako da je zapisivanje jednostavno. Praktično je to što se ovi modeli mogu prilagoditi i tako da budu izuzetno detaljni za IT i druge tehničke zainteresovane strane.

Evo samo nekoliko tipova procesa koje ovi dijagrami tokova mogu da predstave vizuelno: 

  • Postupanje po telefonskim žalbama kupaca 
  • Prodaja proizvoda na mreži 
  • Tok posla u proizvodnji 
  • Obrada zahteva osiguranjima 
  • Dijagrami tokova kod zapošljavanja kandidata za posao 
  • Metode ulazne migracije 
Dijagram BPMN procesa sa prolazima
Primer dijagrama BPMN procesa sa prolazima

Tehnički orijentisani 

Kao što smo već pominjali, dijagrami mogu da budu granularni koliko god je to potrebno. Na primer, da prikazuju IT-centrične tokove procesa, kodove i još toga: 

  • B2B veb usluge 
  • Vizuelni prikaz izvršavanja koda unutar programa 
  • Ilustrovanje strukture veb lokacije ili aplikacije 
  • Uvid u to kako se korisnici kreću na veb lokaciji  
  • Prikaz tokova podataka u sistemima poput onih za unos podataka, procesorima i mrežama za komunikaciju 

U još kompleksnijim verzijama, moći ćete da modelujete složene poslovne događaje, kao što su poruke, tajmeri, poslovna pravila i uslovi za javljanje grešaka. Hajde da istražimo neke od kompleksnijih verzija BPMN-a.  

Elementi i simboli u sistemu BPMN 2.0 

BPMN notacija ima pet osnovnih kategorija elemenata i u okviru njih veliki broj različitih oblika i simbola. Sledi brzi pregled: 

Objekti tokova 

Oni pokazuju ponašanje u poslovnom procesu i obuhvataju sledeće: 

  • Aktivnosti: posao koji je obavljen ili zadaci osobe ili sistema (prikazane kao pravougaonik sa zaobljenim uglovima). 
  • Događaji: šta se dešava tokom procesa – početak, sredina i kraj (prikazani kao krugovi). 
  • Prolazi: prikazuju putanju redosleda tokova u procesu (prikazani kao rombovi). Dodatni detalji mogu da obuhvate i tačke odlučivanja. 

Objekti podataka 

Oni nude informacije o podacima u procesu. Podaci su prikazani na četiri načina: 

  • Ulazi podataka (prikazani kao stranica sa jednim savijenim uglom i strelicom nadesno) su zadaci koji zavise od podataka. Oni ne mogu da se kreću napred dok se ne prikupe određeni podaci. 
  • Izlazi podataka (prikazani kao stranica sa jednim savijenim uglom i punom strelicom nadesno) su zadaci koji se koriste da pokažu kada neki proces generiše podatke. 
  • Kolekcija podataka (prikazana kao stranica sa jednim savijenim uglom i tri pune linije u sredini pri dnu) je svaki čin neophodnog prikupljanja podataka u procesu (npr, anketa).  
  • Skladišta podataka (prikazana kao kontejneri) koriste se kao mesto za prikupljanje svih podataka dobijenih u procesu. 

Objekti za povezivanje 

Oni povezuju objekte tokova međusobno ili sa drugim informacijama i pokazuju tok procesa: 

  • Tokovi redosleda (prikazani kao puna strelica nadesno) prikazuju redosled izvršenih aktivnosti. 
  • Tokovi poruka (prikazani kao isprekidana strelica nadesno sa krugom sa leve strane) prikazuje poruke i redosled toka među učesnicima. 
  • Veze (prikazane kao tačkasta linija) povezuju tekst i artefakte u događaj. 

Radne trake 

Ovaj temin obuhvata polja i trake.  

  • Polje: „kontejner“ za jedan proces. 
  • Trake: služe za klasifikaciju aktivnosti unutar polja. Prikazane vodoravno ili uspravno, one dele polje na odeljke koje prikazuju lokaciju događaja i odgovornost za njih.  

Artefakti 

Oni pružaju dodatne detalje o procesu. Postoje sve vrste artefakata: 

  • Grupe: prikazane kao polja sa urezima, one obavijaju grupu elemenata i pokazuju njihovu povezanost.  
  • Tekstualne beleške: ovo su obične beleške (kojima prethodi jedna otvorena zagrada) koje čitaoci mogu da vide bez udubljivanja. Poznate su i kao komentari. 

Pojednostavljivanje BPMN-a pomoću softvera 

Kada govorimo o kreiranju dijagrama toka, nema potrebe otkrivati toplu vodu, a naročito ako tek počinjete da radite u sistemu BPMN.  

Uz pomoć softverske alatke moći ćete da brže kreirate dijagrame i dobijete efikasniji model poslovnog procesa. Obavezno odaberite softver koji vam omogućava sledeće opcije: 

  • Brz početak izrade dijagrama uz lako kreiranje profesionalnih BPMN dijagrama tokova zahvaljujući gotovim predlošcima i uzorcima.  
  • Profesionalan i privlačan izgled dijagrama uz pomoć unapred napravljenih tema i efekata. 
  • Pogodnosti intuitivnih mogućnosti kao što su prevlačenje i otpuštanje, poravnanje i postavljanje i automatsko povezivanje koje omogućavaju efikasniju izradu dijagrama.  
  • Rad u ekosistemu sadržaja koji obezbeđuje osnovni skup BPMN 2.0 oblika i još opcija koji je sastavljen od više stotina grafički raznolikih simbola.  
  • Nivo podrške koji obezbeđuje i kreiranje osnovnih BPMN dijagrama i onih detaljnijih koji sadrže logiku za izuzeća, informacije o resursima i ulogama, osnovne informacije o tokovima podataka i informacije o komunikaciji među učesnicima. 
  • Provera postojanja grešaka testiranjem valjanosti dijagrama na 76 logičkih pravila o vizuelnoj tačnosti na osnovu standarda BPMN 2.0 sa prikazom liste problema koje možete da pregledate. 
  • Učitavanje vašeg prilagođenog skupa logičkih pravila o vizuelnoj tačnosti.  
  • Lako deljenje posla preko bezbedne veze na vebu, priloga, slike ili PDF-a i odgovaranja na komentare na mreži. 
  • Saradnja sa drugima pomoću opcija za zajedničko autorstvo, komentarisanje i obeležavanje. 
  • Zajedničko uređivanje dijagrama u timu čime se održava jedna verna verzija i izbegava neusaglašenost verzija.  
  • Mogućnost uvida i to ko radi na određenim delovima dijagrama, dobijanje obaveštenja o promenama i mogućnost odabira vremena kada će se te promene objediniti u master datoteku. 
  • Integracija dijagrama povezanih sa podacima u kontrolnu tablu za Power BI. Ova integracija vam pomaže da upregnete operativni i poslovnu inteligenciju da biste bolje razumeli širu sliku. 
  • Automatizacija tokova posla u poslovnom procesu samostalno što ubrzava proces izrade dijagrama i daje IT odseku više vremena da se fokusira na strateške poduhvate 
  • Pristup dijagramima sa skoro bilo kog mesta u pregledaču ili aplikaciji za iPad®.

Saveti za prve korake 

Bez obzira na to da li ste iskusni vlasnik ili analitičar poslovnih procesa, imaćete koristi od njihovog pojednostavljivanja koliko god da su jednostavni ili složeni. Ukoliko vam se čini da vas informacije preplavljuju, ne zaboravite: uvek možete da kreirate jednostavan BPMN dijagram toka i da ga kasnije nadgrađujete. 

Ukoliko želite da vidite ovaj sistem na delu, postoji mnogo predložaka i video zapisa sa uputstvima koji mogu da vam pomognu da napravite osnovni dijagram i da zatim dodajete detalje kako vam to postaje lakše. Možete da saznate više o korišćenju usklađenim BPMN procesima i softveru u ovom postupnom vodiču. 

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Produktivnost

Pet načina za integrisane aplikacije kalendara na mreži povećavaju produktivnost

Pročitajte više
Produktivnost

Učinite sastanke zanimljivijim uz digitalne bele table

Pročitajte više
Produktivnost

Pet načina na koje ankete mogu da povećaju angažovanje na sastancima na mreži

Pročitajte više
Produktivnost

5 načina za saradnju udaljenih radnika

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.