Sastanci često znače gubitak vremena i nemaju merljive rezultate. Direktori prisustvuju sastancima uz skeptičan stav i s izlaznim strategijama pri ruci.
Možda mislite da ulozi sastanaka vašeg malog preduzeća nisu tako visoki. To je vaše preduzeće; vi odlučujete da li je sastanak važan. Pa ipak, ako plaćate članovima osoblja da prisustvuju, razmislite o troškovima.
Ako vas sastanak od 90 minuta košta 750 USD u obračunu plata i 75 USD za osveženje, dok celokupni poslovi stoje, da li je to vredno toga? Da li će njegovi rezultati opravdati troškove i gubitak 90 minuta produktivnosti?
Evo kako možete da vodite kvalitetne sastanke za malo preduzeće.
Kako možete da unapredite sastanak?
Efikasni sastanci zahtevaju:
- planiranje,
- vreme i upravljanje ljudima tokom sastanka,
- praćenje aktivnosti posle sastanka.
Planiranje
Tipičan dnevni red sastanka:
- Osmislite rešenja za izazove i pristupe novim mogućnostima. Vaše preduzeće je identifikovalo problem ili mogućnost. Trenutno ne znate kako da krenete napred. Treba da osmislite ideje sa svojim timom.
- Dizajnirajte ili ažurirajte proizvod ili uslugu. Vaš tim ima ideju. Sada mora da se sastane radi planiranja izvođenja.
- Prenesite važne informacije. Vaše preduzeće raste a novi razvoj događaja utiče na vaše osoblje. Želite da prenesete informacije o ovim promenama celom timu odjednom.
- Omogućite forum za prijem povratnih informacija. Želite da znate šta grupa misli ili šta ih trenutno brine. Sastanak je mogućnost za razmenu mišljenja.
Sastanci se sada vode tako što se svi fizički nalaze u istoj prostoriji ili uz prisustvo nekih virtuelnih učesnika. Učesnici iz različitih delova sveta i vremenskih zona mogu da prisustvuju sastancima pomoću rešenja za sastanke na mreži. Sastanak sada često definiše samo vreme, a ne lokacija. Sastancima koje definiše samo vreme je lakše prisustvovati, ali to ne znači da treba da ih bude više.
Da li vam je potreban sastanak?
Ovo je najkritičnije pitanje u fazi planiranja sastanka: da li vam je potreban? Da li je grupni sastanak (digitalni ili fizički) najbolji način da se reši problem? Da li ste već, bez uspeha, iskoristili druge postojeće načine za upravljanje situacijom?
Ako koristite druge alatke za grupnu komunikaciju kao što su e-pošta, platforme za upravljanje projektima i upravljanje odnosima sa klijentima (CRM) ili prodajni softver, da li postoji nešto što se može uraditi na sastanku a ne može pomoću njih? Da li vaši timovi dobro rade zajedno pomoću ovih alatki?
Da li je vaš tim uspešan ako mu distribuirate pitanja, zadatke ili najave preko softvera za upravljanje projektima?
Održavajte sastanke grupe ako verujete da će to biti najbolje rešenje za vaš trenutni problem.
Šta je tema sastanka i željeni rezultat?
Kada odlučite da održite sastanak, definišite temu sastanka i odredite šta bi bio njegov željeni ishod.
Primer teme sastanka: U vašem proizvodnom preduzeću je došlo od neusklađenosti resursa
Vaše preduzeće ima dve prilagođene proizvodne narudžbine za uređaje. Nažalost, njihovi datumi isporuke su neusklađeni jer obe narudžbine imaju određeni tip prilagođenog vidžeta (Tip Z) u svojoj osnovi. Dilema je u tome što imate samo jednu mašinu koja pravi prilagođene Z vidžete.
Željeni rezultat sastanka: Otkriti način za isporuku obe narudžbine na vreme
Kreirajte dnevni red sastanka
Kada imate definisanu temu i ishod sastanka, vreme je da kreirate detaljan dnevni red sastanka.
Na mreži je dostupno mnogo predložaka dnevnog reda. Na primer, ovaj klasični dnevni red sastanka za Microsoft Word može da zadovolji mnogo potreba malih preduzeća.
Svaki sastanak je drugačiji. Skicirajte određene korake sa svakog sastanka koji su izazov za ostvarenje njegovog cilja. Definišite svaki deo sastanka i podelite ga na isečke vremena. U skladu s tim, sastanci mogu da traju od nekoliko minuta do nekoliko dana.
Ovo je primer skice dnevnog reda za sastanak u trajanju od jednog sata:
- Predstavljanje učesnika: 10 minuta
- Objašnjenje teme: 10 minuta
- Osmišljavanje ideja: 20 minuta
- Izbor najboljeg rešenja: 10 minuta
- Dokumentovanje rešenja i dodeljivanje zadataka: 10 minuta
Tokom sastanka
Na stvarnom sastanku, merač vremena može da pomogne timu da prati vreme. On motiviše učesnike da nastave dalje i da ih ne ometaju manje važni detalji.
Zatražite od učesnika da sačuvaju ideje i pitanja koji se ne odnose na temu za drugi put.
Zapamtite da se svi razlikuju po tome kako uče i obrađuju informacije. Ako neko ima problema sa konceptom, pitajte ih šta im je potrebno.
Da li bi pomoglo da nacrtate koncept? Organizujete ga na lepljivim beleškama? Ako imate mali tim, tokom vremena, bolje ćete razumeti kako osmišljavaju ideje.
Pozovite svakoga na sastancima da deli ideje. Ćutljivi član tima možda ima najbolje predloge, ali možda ne voli da govori pred grupom ili u prisustvu šefa.
Ko treba da prisustvuje sastanku?
Uključite najmanji mogući broj osoba. Manja grupa će omogućiti sastanak koji je više fokusiran. Po potrebi, možete pozvati dodatne osobe na naredni sastanak.
U primeru proizvodnje, minimalan tim treba da obuhvata:
- člana tima koji razume proces proizvodnje u celini,
- člana tima koji radi na mašini koja proizvodi Z vidžete,
- člana tima koji razume klijente.
Rukovodioci i neposredni članovi tima često zajedno pronalaze najbolja rešenja.
Na primer, operator mašine Tipa Z zna ograničenja mašine i koliko vremena je potrebno da se očisti i resetuje. Inženjer, koji sagledava širu sliku, može da pronađe način da izmeni redosled izrade uređaja.
Rešenje: Za preduzeće A, Z vidžet će biti prvi deo u postupku sastavljanja. Za preduzeće B, Z vidžet će biti poslednji deo. Timovi će moći da počnu sastavljanje jednog kompleta uređaja bez Z vidžeta. Preduzeća A i B će dobiti svoje narudžbine na vreme.
Posle sastanka:
- praćenje aktivnosti sa učesnicima sastanka,
- utvrđivanje da li predložene ideje i rešenja napreduju,
- utvrđivanje narednih koraka.
- Budite otvoreni za povratne informacije da biste poboljšali naredne sastanke
Krenite od ovih saveta. Zadivite svoje osoblje i potencijalne poslovne partnere dobro planiranim, produktivnim sastancima.