Četiri načina da poboljšate timski rad uz intranet softver

Svaki menadžer projekta morao je da nauči kako da zadrži fokus članova tima na cilj kada ih radna opterećenja odvlače u mnogim različitim pravcima. U nekim slučajevima to može da znači rad sa drugim menadžerima projekta kako bi se odredio prioritet projekata ili pomaganje članovima tima da se organizuju (i ostanu organizovani) dok obim posla raste ili pružanje alatki neophodnih za efikasnu saradnju članovima tima, koji mogu da žive u različitim gradovima ili zemljama. I dok se veštine određivanja prioriteta projektima stiču kroz lično iskustvo, postoji dostupan intranet softver koji, pored toga što može da doprinese organizovanju i saradnji timova, omogućava i efikasnu komunikaciju sa pojedincima i timovima.

Naravno, nije sav softver za intranet portale napravljen istovetno. Zato hajde da bacimo pogled na četiri alatke koje bi intranet rešenje trebalo da poseduje.

Upravljanje informacijama

Kako bi svi bili u toku, važno je da tim zna ko je za šta odgovoran i kada. Pored toga, članove tima morate da obavestite i o tome kako da kontaktiraju druge članove, o detaljima za pristup važnim veb stranicama ili dokumentima (naročito ako su zaštićeni lozinkom ili se nalaze na pripremnim serverima), kao i da im pružite mogućnost da postavljaju važne objave ili podsetnike itd. Zato potražite intranet preduzeća koji omogućava da jednostavno pravite stranice tima koje mogu da se prilagode vašim potrebama. Tako ćete moći da skladištite važne informacije na centralnoj lokaciji i da ih delite sa nje.

Biblioteke

Softver za saradnju pre svega treba da olakšava saradnju tima. Zato izaberite rešenje koje omogućava da svima pružite pristup istim datotekama, dokumentima, slikama, beleškama sa sastanka itd. Kada imate moć da pravite biblioteke dokumenata, označene na način koji odgovara projektu i timu, svi mogu da pronađu najnovije informacije o projektu, pregledaju prošle verzije rezultata rada, pogledaju aktuelno umetničko delo, osveže sećanja na zahteve projekta i još mnogo toga.

Alatke za saradnju

Intranet portal za zaposlene trebalo bi da obuhvata mogućnost da članovi tima prave prostore gde mogu da dele informacije i upravljaju njima, kao i da rade zajedno za datotekama. Zbog toga tražite softver za saradnju koji obuhvata stvari kao što su diskusije sa nitima, kao i ankete, koje mogu da doprinesu olakšavanju planiranja sastanaka i/ili donošenja odluka, deljene kalendare, liste zadataka i prostore za sastanke i mesto na kom možete da skladištite sve beleške sa sastanka, dokumente, rasporede obaveza itd. Intranet rešenje sa alatkom za radne prostore, poput prostora za timski rad, može da omogući određenim članovima tima, kao što su grafički dizajner i autor reklamnih tekstova, da rade na istoj datoteci u istom prostoru, a da ne zamenjuju rad jedan drugom, što naposletku može da poveća produktivnost.

Integriše se sa postojećim alatkama

Bez obzira na to koliko softver za internet portal obećava da će poboljšati produktivnost i saradnju, ako je komplikovan za korišćenje ili zahteva da zamenite postojeće alatke (na primer, alatke za obradu teksta, unakrsne tabele, grafički dizajn i/ili e-poštu), može biti teško ubediti tim da ga koristi. Kako biste postigli neophodni nivo produktivnosti i organizacije, tražite intranet rešenje koje se dobro integriše sa alatkama koje tim već koristi. Organizacija na taj način ne mora da kupuje skupe i potencijalno manje efikasne programe, a tim neće morati da prolazi kroz napornu obuku.

Kada je u pitanju softver za saradnju, on treba da bude jednostavan, besprekoran i prilagodljiv, tako da vama i vašem timu pruži stvari koje su neophodne da biste radili zajedno kao celina i u manjim grupama. Kada odaberete rešenje koje omogućava da organizujete datoteke na svoj način, koristite postojeće alatke i koje pruža alatke za saradnju koje olakšavaju članovima tima da istovremeno rade na datotekama, dele dokumente i informacije i prate važne diskusije, postižete ono što priželjkuje svaki menadžer projekta – organizovan i produktivan tim.

O autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Business Tips

Kako se efikasno vode virtuelni sastanci

Pročitajte više
Business Tips

Otkrijte 4 najvažnije odlike sjajne vizuelizacije podataka

Pročitajte više
Business Tips

4 sjajne ideje za jačanje društvene mreže preduzeća

Pročitajte više

Centar za razvoj ne obuhvata profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.