Pet alatki za upravljanje projektima koje štede vreme, novac i energiju

Upravljanje projektom u napetoj i stresnoj sredini organizacije koja nikada ne miruje može da bude naporan zadatak. Prosečan kancelarijski radnik današnjice opterećen je nezamislivim brojem krajnjih rokova, sastanaka, e-poruka i zadataka, a to znači da verovatno neće imati vremena ili prostora da potpuno iskoristi svoje talente kako bi doprineo vama ili projektu. Srećom, možete da olakšate stvari. Da biste obezbedili što bolji uspeh projekta, bez obzira na to da li to radite za klijenta ili internu zainteresovanu stranu, pogledajte ovih pet alatki za upravljanje projektima koje štede vreme, novac i energiju.

Gantovi grafikoni i scrum table

U dobu nepreglednog sadržaja, mnoštva reči koje se neprestano bore za našu iscrpivu pažnju, jednostavan vizuelni prikaz može da predstavlja osveženje i bude veoma efikasan. Gantovi grafikoni koriste osnovne horizontalne trake za prikaz faza i napretka projekta. Članovi tima mogu brzo da bace pogled na to koji se poslovi trenutno obavljaju (ili barem koji bi trebalo da se obavljaju) i kada će biti potrebno da se i oni sami uključe. Mogu da vide i koliko bi vremena trebalo da traje svaka faza.

Scrum table funkcionišu na sličan način i savršeno odgovaraju projektima koji imaju fleksibilniju vremensku osu i obuhvataju više timova. Tabla prikazuje različite faze projekta – planiranje, izvršavanje itd. – i označivače za svaki tim. Kako završavaju faze i ostvaruju napredak, timovi mogu da pomeraju označivače po tabli. To svim učesnicima omogućava da steknu opšti uvid u projekat i svoje mesto unutar njega.

Dodele zadataka

Lako je prihvatiti da nešto uradite, a mnogo teže setiti se da to zaista i uradite. Naročito kada se čini da svaka iznenadna poruka stiže sa nekim novim zahtevom. Zbog toga je alatka za dodeljivanje zadataka na mreži toliko korisna. Oni koji su odgovorni za dovršavanje nekog dela projekta, bez obzira na to da li je u pitanju dizajniranje logotipa ili obavljanje konačnih obračuna, mogu da se prijave i lako vide šta tačno treba da urade. U zavisnosti od postavki naloga, primaće i e-poruke sa obaveštenjima o predstojećim krajnjim rokovima.

Sa druge strane, menadžeri projekta mogu da prate tim i vode računa o tome da se svi zadaci obave na vreme, i to bez pomeranja kroz duge nizove e-poruka. Tako se izbegavaju skupa odlaganja i nepotrebne frustracije.

Dodela resursa

Dodela resursa je najvažnija u poslovnom okruženju. Menadžerima projekata potrebna je efikasna alatka za zakazivanje i praćenje vremena za svakog člana tima kako bi izbegli preopterećenost poslom, prekoračenje krajnjih rokova i nezadovoljne klijente. Ali taj način organizacije ne mora da bude ograničen na „kreativni“ svet. Zar ne bi bilo korisno, čak i u poslovnoj kancelariji, da imate jasnu sliku o dostupnosti članova tima?

Unapred zamolite članove tima da – ako je moguće – procene svoju dostupnost tokom trajanja projekta. Neka zabeleže sve dane kada će biti na odmoru, kada neće moći da rade na projektu zbog sastanaka, kao i dane kada imaju druge krajnje rokove. Ako imate uvid u dostupnost iz časa u čas, možete da napravite realne vremenske ose. Alatka za dodelu resursa na mreži olakšaće vama i članovima tima da pratite stvarne časove rada u odnosu na procenjene i da se prilagodite u skladu sa tim, što vam omogućava da se bolje organizujete.

Alatke za povratne informacije

Različiti ljudi različito shvataju pružanje povratnih informacija – neki daju stroge i tačno definisane zahteve za uređivanjem, a drugi nejasna osećanja i reakcije. Ponekad različite zainteresovane strane iznose suprotna mišljenja. Sve to osobi koja prima povratne informacije otežava da shvati kako da nastavi sa radom. Koga treba poslušati?

Alatke za povratne informacije omogućavaju zainteresovanim stranama da glasaju za različite verzije rezultata rada i rangiraju ih, što grupi olakšava da zajednički i ravnopravno učestvuje u donošenju odluka. Ako mišljenje određenog pojedinca treba da vredi više – na primer, ako on poseduje znatnu stručnost za odgovarajuće polje – možete da podesite da se njegov glas računa kao dva.

Unapred spremni izveštaji

Izveštaji o napretku i analize po završetku predstavljaju glavni deo svakog projekta, ali na njih ne mora da se potroši mnogo vremena. Umesto da trošite dragoceno vreme na pravljenje prilagođenog izveštaja, odaberite unapred spremnu opciju. Možete da umetnete relevantne brojeve i cifre i da pustite da program generiše odgovarajuće oblikovanje i vizuelizacije podataka.

To znači da ćete utoliko brže moći da počnete da planirate sledeći projekat.

O autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Manage my business

Kako da efikasnije upravljate finansijama malog preduzeća

Pročitajte više
Manage my business

Četiri načina za poboljšanje poslovne komunikacije

Pročitajte više
Manage my business

Pet izazova i mogućnosti u vezi sa upravljanjem pretnjama

Pročitajte više
Manage my business

Ušteda vremena i novca uz bolji softver za komunikaciju

Pročitajte više

Centar za razvoj ne obuhvata profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.