Unapređivanje sadržaja uz upravljanje poslovnim sadržajima

Marketinški materijali, ugovori, e-poruke, prezentacije i promocije klijenata, unakrsne tabele, tekstualne datoteke, .pdf datoteke, fotografije, video zapisi, obrasci, fakture, biografije kandidata za posao. I male i velike organizacije predstavljaju mašine za kreiranje sadržaja. Iako kreiranje tog sadržaja može biti jednostavno, njegova organizacija nije baš laka.

Tu na scenu stupaju rešenja za upravljanje poslovnim sadržajima (ECM). Ona vam omogućavaju da organizujete sadržaj i upravljate njim tokom celog njegovog životnog ciklusa – od kreiranja do arhiviranja. Ali kao i sa svim stvarima, nisu svi sistemi za upravljanje poslovnim sadržajima napravljeni jednaki – zato hajde da pogledamo neke od funkcija koje vam mogu pomoći da organizujete sadržaj (i učinite ga pristupačnim), uz istovremeno omogućavanje efikasnijeg funkcionisanja tima.

  • Jedno spremište za raznovrstan opseg tipova sadržaja: Ako odaberete ECM uslugu koja vam omogućava da uskladištite video, unakrsne tabele, slike, tekstualne dokumente i još mnogo toga na jednoj lokaciji, možete zajedno sačuvati sve datoteke za određeni projekat ili inicijativu.
  • Kreiranje glavne fascikle sa gotovo beskonačnim brojem potfascikli: Na taj način, ako imate tekući ili godišnji projekat ili inicijativu, možete jednostavno da kreirate jednu glavnu fasciklu za, na primer, „Čišćenje tragova“, a zatim kreirate potfascikle za svaku godinu tokom koje radite na inicijativi. U okviru svake potfascikle možete da kreirate dodatne potfascikle za stvari kao što su ugovori, obrasci za oslobađanje volontera, marketinški materijali itd.
  • Lako uređivanje svojstava dokumenta ili metapodataka: Uz mogućnost pronalaženja i uređivanja metapodataka datoteke iz dokumenta, možete da uštedite vreme i uverite se da su datoteke ispravno označene za buduće pretrage.
  • Kontrola pristupa informacijama: Nije svima u organizaciji potreban pristup svakom dokumentu, a uz ECM koji vam omogućava da primenite definisane dozvole na dokumente, grupe datoteka, kompletne odeljke sistema ili na sam sistem, možete detaljno kontrolisati ko šta vidi.
  • Saradnja sa drugima: Neka ECM rešenja vam omogućavaju da kreirate tokove posla dokumenata koji omogućavaju praćenje drugih ljudi i saradnju sa njima na procesima usmerenim na dokumente pomoću programa na koje se već oslanjate.
  • Reprodukovanje medijskog sadržaja iz sistema za upravljanje poslovnim sadržajima: Ako ste u organizaciji koja koristi video i zvučne datoteke, mogućnost reprodukovanja medija iz ECM rešenja može vašem timu uštedeti vreme smanjivanjem broja koraka potrebnih za njihovo prikazivanje ili slušanje.
  • Skladištenje i zaštita poslovnih zapisa i važnih pravnih datoteka: Uz bezbedno spremište, možete biti sigurni ne samo da će svi zapisi biti uskladišteni u zaključanom i konačnom stanju, već i da će moći lako da se pronađu i preuzmu ako ikada budu bili potrebni za potrebe zakonskog obelodanjivanja. A uz prikladan pristup svim dokumentima, to može smanjiti ukupne troškove otkrivanja.
  • Pretraga ključnih reči: EMC usluga koja korisnicima omogućava da pretražuju dokumente i informacije po ključnoj reči može pomoći vašem timu da pronađe datoteke za koje možda ne zna, ali koje mogu biti relevantne za projekat na kom tim radi – što mu može uštedeti vreme i omogućiti efikasniji rad. Oblasti koje se mogu pretraživati treba da obuhvataju tekst dokumenta, metapodatke, beleške itd. Pored toga, trebalo bi da bude omogućeno i pretraživanje dokumenata po datumu kreiranja.
  • Pristupačno na raznim uređajima: Ako odaberete rešenje za upravljanje poslovnim sadržajima koje je dizajnirano za korišćenje na računarima, laptopovima, tabletima i telefonima, korisnici će moći da pristupe datotekama koje su im potrebne onda kada su im potrebne – bilo da su u kancelariji, rade sa udaljene tačke, putuju ili su na sastanku na drugoj lokaciji.

Uz mogućnost skladištenja datoteka i dokumenata, njihove zaštite, pronalaženja, manipulisanja njima i njihovog kreiranja na jednoj lokaciji, usluge upravljanja poslovnim sadržajima omogućavaju unapređenje timske komunikacije, rada na projektima, čak i zakonskog obelodanjivanja. Bez obzira na to da li vaša organizacija ima samo nekoliko zaposlenih u jednoj kancelariji ili se sastoji od više hiljada ljudi širom sveta, sistem za upravljanje poslovnim sadržajima može vam pomoći da ostanete organizovani.

O autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Business Tech

Pet razloga zašto vam treba intranet u preduzeću

Pročitajte više
Business Tech

Budućnost sastanaka – korišćenje veštačke inteligencije za bolji timski rad

Pročitajte više
Business Tech

Evo kako da odaberete odgovarajući intranet softver za preduzeće

Pročitajte više
Business Tech

Nemojte se izgubiti u neredu: Koristite bolje upravljanje bazom podataka

Pročitajte više

Centar za razvoj ne obuhvata profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.