Budućnost planiranja – planiranje projekta na mreži u oblaku

Za skoro sva preduzeća, bilo da su mala ili velika, upravljanje projektima je neophodno za uspostavljanje i održavanje dobre organizacije. Postoji više dostupnih alatki za upravljanje projektima koje vašem preduzeću mogu da pomognu da upravlja resursima i projektima, kontroliše troškove, uspešno komunicira sa više članova tima i prati napredak na bilo kom zadatom projektu. Neke od ovih alatki mogu da se instaliraju kao softver na pojedinačnim računarima u mreži, a mnoge druge su zasnovane na vebu – drugim rečima, dostupne su u oblaku. 

Prednosti alatki za upravljanje projektima u oblaku

Možda ste jedna od onih osoba koja se strese na samo pominjanje fraze „računarstvo u oblaku“, ali razmislite malo o tome šta to zapravo znači. Dok lokalne alatke za upravljanje projektima imaju svoje mesto, softver zasnovan na tehnologiji oblaka dolazi sa mnogo pogodnosti, uključujući sledeće:

  • Niski početni troškovi. Kada koristite lokalni softver za upravljanje projektima, morate da platite za veliki broj stavki, uključujući investicije u licence za softver, hardver servera, IT osoblje za podršku, dugačke primene i još toga. Druga opcija je rešenje zasnovano na tehnologiji oblaka, koje obično zahteva samo mesečnu ili godišnju naknadu.
  • Bezbednije nego ikada. Uprkos onome što su mnogi rukovodioci verovali u prošlosti, oblak nudi podjednaku bezbednost kao i lokalna rešenja – jedino što preduzeće ne kontroliše fizičke servere. Kao što nedavni članak u preduzeću Forbes navodi, „računarstvo u oblaku više nije oksimoron“.
  • Dostupno sa bilo kog mesta. Sve dok imate internet vezu, možete da pristupite softveru za upravljanje projektima u oblaku. Pošto se pristup ostvaruje putem veb pregledača, možete omogućiti članovima tima da pregledaju i uređuju dokumente i upravljaju njima pomoću drugih uređaja, a ne samo računara.
  • Povezani tim. Čak i kada su radnici kilometrima daleko jedni od drugih, mogu biti deo povezane jedinice pomoću rešenja zasnovanog na tehnologiji oblaka. Kako svi primaju novosti iz minuta u minut, nemoguće je da bilo ko važan za projekat slučajno bude izostavljen iz razgovora. Pored toga, razgovori se mogu obavljati i u prostoru za projekat (a ne putem e-pošte), kao i sačuvati za kasnije.
  • Povećana produktivnost. Zahvaljujući centralnoj lokaciji gde se čuvaju svi rezimei, zadaci, dokumenti, novosti i kalendari projekta, rešenja za upravljanje projektima zasnovana na tehnologiji oblaka pomažu vam da uštedite vreme. A uz uštedu vremena dolazi i povećana produktivnost. Pored toga, centralizovana lokacija omogućava članovima tima da pristupe dokumentima projekta u realnom vremenu, bez obzira na to gde se nalaze.
  • Komunikacija u realnom vremenu. Jedna od najvećih prednosti korišćenja softvera za upravljanje projektima u oblaku jeste mogućnost brzog davanja povratnih informacija, čim se informacije otpreme u radni prostor projekta. Time se i produktivnost može povećati, jer se smanjuju instance posla koje se moraju ponoviti.
  • Ažurirane odluke zasnovane na podacima. Pošto kao preduzeće želite da postanete – i ostanete – profitabilni, važno je da ne donosite hirovite odluke. Zahvaljujući činjenici da se softver zasnovan na tehnologiji oblaka neprekidno ažurira, imate neophodne informacije nadohvat ruke. Pored toga, većina alatki ima ugrađene izveštaje koji vam daju uvide potrebne za donošenje poslovnih odluka. 
  • Pojednostavljeni IT. Kada koristite lokalni softver za upravljanje projektima, obično ste vi odgovorni za održavanje servera, što zahteva angažovanje internog IT osoblja. Softver zasnovan na tehnologiji oblaka, sa druge strane, za vas održava dobavljač usluga (ili neki drugi resurs), čime vam štedi vreme, spašava vas muka sa ažuriranjima ili greškama i omogućava vam da se fokusirate na neometano vođenje projekata.
  • Trenutna ažuriranja. Za razliku od lokalnog softvera, koji zahteva da preuzmete ažuriranja čim nova verzija postane dostupna, alatke zasnovane na tehnologiji oblaka ažuriraju se automatski. Nema potrebe da plaćate za nadogradnju celog paketa aplikacija ili da čekate da vaš IT tim oslobodi vreme za primenu ažuriranja. 

Koraci za pronalaženje najboljeg rešenja za upravljanje projektima zasnovanog na tehnologiji oblaka

Nažalost, da biste počeli da koristite novo rešenje za upravljanje projektima, nije dovoljno samo da znate u čemu je razlika između lokalnih rešenja za upravljanje projektima i rešenja za upravljanje projektima na mreži. Izbor najboljeg rešenja za preduzeće zahteva nekoliko koraka – ali krajnji rezultat je vredan uloženog truda. Pratite ove korake da biste se odlučili za kvalifikovanog dobavljača usluga.

1. korak: Analizirajte svoje potrebe.

Ovo neće biti iznenađenje za vas, ali svako preduzeće je različito – sa različitim veličinama, ciljevima i potrebama. To znači da je na vašem preduzeću da odluči koje vam rešenje najviše odgovara. Obavezno se postarajte da pravo glasa u diskusiji imaju oni koji će zapravo koristiti proizvod. Uzmite u obzir faktore kao što su to da li će u projektu učestvovati samo interni zaposleni ili i spoljni klijenti ili koje ćete vrste izveštaja morati da pokrećete. Kada znate svoje potrebe, lakše je da ocenite dobavljače usluga na osnovu funkcija koje nude.

2. korak: Istražujte, istražujte, istražujte.

Kada tražite dobavljača usluga, obratite pažnju na one koji nude sledeće funkcije:

  • Poslovnu pouzdanost 
  • Mogućnost brzog dodavanja timova i projekata
  • Funkcije izveštavanja koje daju brzi uvid u portfolio
  • Poznato okruženje ili barem okruženje koje je lako za navigaciju i korišćenje
  • Mogućnost da vidite zadatke i radite na njima na jednoj lokaciji
  • Mogućnosti zakazivanja koje vam omogućavaju da efikasno planirate zadatke i upravljate njima
  • Kontrolne table sa rezimeima za odluke zasnovane na podacima
  • Non-stop IT podršku
  • Neprekidno pravljenje rezervne kopije podataka, oporavak od katastrofe i globalno redundantni centri podataka
  • Prilagodljivo rešenje koje raste u korak sa vašim preduzećem

3. korak: Iskoristite probnu verziju.

Kao što isprobate vozilo pre nego što ga kupite, tako treba da isprobate i rešenje za upravljanje projektima pre nego što ga primenite. Probne verzije vam omogućavaju da bolje pregledate funkcije alatke i zamislite kako bi alatka funkcionisala u situaciji sličnoj vašoj.

4. korak: Uzmite u obzir vremensku osu i proces primene.

Ako ste se odlučili da za upravljanje projektima koristite alatku na mreži, nije važno da li se ona dobro uklapa sa vašim trenutnim aplikacijama – to se odnosi samo na lokalna rešenja. Međutim, moraćete da razmislite o tome kada ćete imati radnu snagu i budžet koji su vam potrebni za promenu i da se zatim uskladite sa odabranim dobavljačem usluga da biste to ostvarili.

5. korak: Primena i obuka.

Napokon ste primenili novo softversko rešenje za upravljanje projektima. Čestitamo! Ali, nažalost, niste još uvek završili sav posao. Važno je da se postarate da vaši zaposleni prođu obuku potrebnu za efikasno korišćenje nove alatke. Organizujte više sesija da bi svi mogli da uklope neku od njih u svoj raspored. Pored toga, napravite probne projekte kako bi svi imali šansu da istraže funkcije alatke i upoznaju se sa njima pre nego što budu morali da ih koriste za stvarni posao.

Upravljanje projektima u oblaku predstavlja budućnost. Pronađite alatku koja vam odgovara da ne biste zaostajali za drugima. 

O autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Manage my business

5 obaveznih dodataka koji su potrebni za grupno ćaskanje na poslu

Pročitajte više
Manage my business

Pet funkcija softvera za upravljanje projektima koje vaš tim ne koristi

Pročitajte više
Manage my business

Ostanite fokusirani na zadatke pomoću jednostavnog softvera za upravljanje zadacima

Pročitajte više

Centar za razvoj ne obuhvata profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.