Vodič menadžera projekta za planiranje savršenog projekta

Biti menadžer projekta je poput žonglera koji istovremeno vrti nekoliko tanjira u vazduhu – nimalo lako. Stalno ste zauzeti, morate da pratite napredak drugih osoba, pod pritiskom ste da uradite određenu količinu posla u naizgled neizvodljivo kratkom vremenskom roku, i još mnogo toga.

Ipak, to je istovremeno i neophodna uloga koja daje ogromni doprinos vašem preduzeću. Zapravo, prema studiji preduzeća PricewaterhouseCoopers, više od 60 procenata neuspešnih projekata vezano je za interne probleme, kao što su nedovoljno resursa ili prekoračeni krajnji rokovi – drugim rečima, situacije koje menadžer projekata može da spreči.

Pored toga, radi se o rastućoj industriji, jer sve više i više preduzeća shvata značaj stabilnog upravljanja projektima. Konkretno, prema procenama zasebne studije organizacije Project Management Institute, u celom svetu će između 2010. i 2020. biti otvoreno skoro 16 miliona novih pozicija u okviru upravljanja projektima, a industrija će porasti za 6,61 triliona dolara. Samim tim, upravljanje projektima predstavlja ogromnu odgovornost, bez obzira na to ko vam je poslodavac. Bilo da ste zvanični menadžer projekta ili samo vodite jedan projekat, sledećih sedam saveta će vam pomoći da se brzo prilagodite i uspešno pokrenete projekat.

1. savet: Odredite jasne ciljeve za projekat

Pogledajte širu sliku i utvrdite šta želite da postignete ovim projektom. Ako su klijent ili spoljna zainteresovana strana uključeni u projekat, spoljni izvori će vam svakako pomoći u određivanju ciljeva. Najvažniji ciljevi bi trebalo da uključe:

  • Sprečavanje izmena opsega, odnosno sprečavanje rasta opsega projekta.
  • Ostajanje u okviru datog budžeta.
  • Dovršavanje svih aspekata projekta.
  • Pružanje kvalitetnog rada.
  • Dovršavanje posla na vreme.
  • Obezbeđivanje odgovarajućih resursa unapred.

2. savet: Postavite očekivanja unapred

Svi moraju imati iste informacije kako bi uspeh projekta bio zagarantovan. Važan korak u pokretanju projekta je da kao vođa projekta podelite svoja očekivanja sa drugima i da od njih tražite da saopšte sopstvena. Ta očekivanja treba da sadrže specifične načine na koje tim može da postigne ciljeve koji su već postavljeni. Pored toga, trebalo bi da uključite i sledeće:

  • Listu rezultata rada i krajnji rok.
  • Izjavu o opsegu.
  • Definisane uloge i dužnosti.
  • Proces postavljanja pitanja i davanja odgovora.
  • Plan za komunikaciju, uključujući i to koliko često planirate da komunicirate sa zainteresovanim stranama/klijentima.

3. savet: Predstavite potencijalne rizike i plan upravljanja njima u slučaju opasnosti

Budimo iskreni – čak i ako isplanirate sve do najsitnijih detalja, uvek se može desiti nešto neočekivano. Šta onda dobar menadžer projekata može da uradi? Naravno, da napravi plan i za ono neočekivano! Možda nećete moći u potpunosti da predvidite rizik koji se može desiti tokom projekta – moguće je sve, od lošeg vremena, preko političkih nereda, do problema sa tehnologijom – ali i dalje pomoću upravljanja rizikom možete da umanjite mogući uticaj opasnosti.

4. savet: Umanjite broj sastanaka

Studija preduzeća Verizon Conferencing je pokazala da se samo 22 procenta sastanaka smatra „izuzetno produktivnim“, a 44 procenta „veoma produktivnim“. To znači da se 34 procenata sastanaka smatra malo ili nimalo produktivnim. Sastanci su svakako neophodan deo planiranja projekata, ali razmislite o tome da li su sastanci najbolji način da iskoristite vreme ili su e-pošta ili neki drugi vid komunikacije, kao što je softver za planiranje projekata, podjednako pogodni, jer vam omogućavaju da delite datoteke, dodeljujete zadatke i razmenjujete ideje bez potrebe da se sastajete. Više vremena provedenog na sastancima znači manje vremena provedenog na stvarne rezultate rada. Razmislite o tome pre nego što pošaljete još jedan poziv na sastanak.

5. savet: Planirajte savršeni prvi sastanak

Kad smo već kod sastanaka, prvi sastanak postavlja standarde za ceo projekat. Kada planirate ovaj sastanak, obavezno se pridržavajte sledećih standarda:

  • Pozovite prave osobe i postarajte se da obavezno budu prisutni ključni ljudi.
  • Napravite detaljan dnevni red koji navodi šta će sve sastanak pokriti. Na taj način će svi moći da prate sastanak i razumeju njegove ciljeve.
  • Utvrdite da li to može biti sastanak na mreži ili je potrebno da se održi uživo. Odluka će se razlikovati u zavisnosti od toga koliko je veliki projekat, da li radite sa novim klijentom, koliki je budžet za projekat, itd. Imajte na umu da su sastanci uživo obično komplikovaniji za planiranje – i skuplji, naročito ako uključuju putovanja.
  • Zakažite sastanak u drugo vreme ako ključni ljudi ne mogu biti prisutni – neće imati smisla održati sastanak bez njih. Često ćete morati da održite novi sastanak kako biste ih obavestili o novostima ili čuli njihovo mišljenje.
  • Pre nego što formirate dnevni red, uverite se da razumete svrhu sastanka, kao i koje informacije treba da pružite ljudima na sastanku.

6. savet: Pravite izveštaje tokom projekta

Jedini način da znate da je projekat na pravom putu jeste da dosledno pravite izveštaje. To se često može postići pomoću programa softvera za upravljanje projektima. Izveštaji vam pomažu da izmerite efikasnost dodele resursa i uverite se da ste na putu da ostvarite ciljeve u pogledu budžeta i krajnjih rokova.

7. savet: Nabavite pravi alat

Iako postoji mnogo alatki za upravljanje projektima na tržištu, nisu sve jednake. Odlučite šta vam je zaista potrebno i uporedite proizvode koji vas zanimaju. I na kraju, obavezno izaberite alatku koja vam omogućava da uradite sledeće:

  • Organizujete i povezujete zadatke za pravljenje vremenskih osa i planova.
  • Delite uvide koji vam pomažu da bolje predstavite napredak.
  • Brzo naučite kako da koristite interfejs.
  • Prilagodite plan potrebama vašeg tima.

Iako je teško biti dobar menadžer projekta, i dalje je izvodljivo. Jednostavno su vam potrebne veštine, znanje i odgovarajuće alatke kako biste obavili posao i postigli prave rezultate.

O autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Manage my business

Poznavanje ROI za učešće na sastancima na mreži

Pročitajte više
Manage my business

Zašto je usvajanje korisnika je važno za sve primene objedinjene komunikacije

Pročitajte više

Centar za razvoj ne obuhvata profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.