5 saker du behöver i din gruppchatt på jobbet

Det finns inget tvivel om att gruppchatten har förändrat hur vi arbetar. Nu behöver vi inte längre schemalägga personliga möten eller konferenssamtal för att få svar på frågor, inhämta information eller spåna kring idéer. Det här kan vi istället göra i en teamchatt som alla kan se och svara på i realtid.

Vid det här laget har de flesta organisationer någon form av gruppchattapp, men om du bara använder den ni har till att prata med kollegorna om projektarbete (eller lunchplanerna) så missar du några utmärka funktioner som kan göra dig mer produktiv, oavsett om ni sitter på samma kontor eller är utspridda över världen.

Om du vill få ut mer av nästa gruppchatt ska du leta efter en tjänst där du får tillgång till olika funktioner och tillägg, som de här:

  • Filsamarbete: I vissa chattverktyg kan du faktiskt öppna dina filer och arbeta på dem med andra i realtid. Den här praktiska funktionen gör att alla idéer, ändringar och uppdateringar kommer med, och alla i teamchatten kan granska dokument och godkänna dem i farten. Om någon behöver ytterligare tid efteråt kan de så klart ladda ned filen, göra sina ändringar eller skriva sina kommentarer och sedan ladda upp den till chatten igen. På så sätt samlas all kommunikation om en fil på en och samma plats.
  • Åtkomst till appar: Det blir allt vanligare att vi använder olika appar inom projekt både på och utanför kontoret. Därför är det smart att välja en gruppchatt som dessutom kan integreras med de andra appar ni använder. Om du till exempel använder ett fillagrings- eller biblioteksapp där du kan lagra och organisera alla dokument, bilder, video och ljud för ett projekt på ett och samma ställe så ska du välja en gruppchatt som gör att du kan komma åt appen direkt från er chatt. Det blir enklare att diskutera dokumenten eftersom de kan visas i chattfönstret.
  • Chatthistorik: Med en teamchattapp där du kan visa hela chatthistoriken blir det enkelt att logga mötesanteckningar, dokumentera ändringar i en fil och i allmänhet se vem som bidrog med vad i diskussionen. På så sätt tar det bara ett klick att få fram ett förtydligande. Om någon teammedlem dessutom var frånvarande så går det ju utmärkt att uppdatera sig via chatthistoriken.
  • Gruppsamtal: I vissa fall är det viktigt att prata med och se chattdeltagarna live (och inte bara att visa deras skrivbord eller dokument). Då ska du leta efter en gruppchatt som kan integreras med den videochatt ni använder. Då går det att starta sådana samtal direkt från gruppchatten.
  • Mötesschemaläggare: För projektledare och andra som behöver schemalägga möten blir livet enklare med en app för mötesschemaläggning där du enklare kan planera chattar, samtal och personliga möten. När du kan se hela teamets kalendrar på en och samma plats, oavsett om det är i en livechatt eller inte, så är det enkelt att planera uppföljande diskussioner.

Via teamchattappen kan du kontakta de du arbetar med, oavsett om de sitter i samma byggnad eller halvvägs runt jorden. Och tack vare de inbyggda funktionerna som dokumentsamarbete och integrering med de appar ni använder så kan ni hjälpa varandra ännu mer. Tänk bara efter när du väljer gruppchattapp. Välj en lösning från ett företag med den nödvändiga erfarenheten och ett engagemang för framtiden. Du vill ju förmodligen inte behöva en ny chattapp åt teamet varje år, så se till att du väljer för framtiden.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

Ovanliga samarbeten: nya sätt för team att samarbeta över avstånd

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.