Dynamics 365
Hjälp och utbildning
Search

Exempel på att arbeta offline i Dynamics 365 för Outlook

Med filter kan försäljningspersonal få tillgång till uppdaterad viktig kundinformation under resor. Genom att specificera enbart de data som behövs för att synkronisera med den bärbara datorn kan du undvika att slösa med värdefullt minne, hålla dig uppdaterad med huvudkontoret och hålla informationen på den bärbara datorn aktuell. Samtidigt hålls chefer och arbetskamrater uppdaterade.

Med hjälp av Dynamics 365 för Outlook kan du ställa in och aktivera filter med villkor som liknar Avancerad sökning genom att ange villkoren för de Microsoft Dynamics 365-poster som du vill ha tillgängliga när du är offline. Du kan dessutom ändra vilka data som ska vara tillgängliga när du synkroniserar genom att aktivera och inaktivera filter.

Om du vill se vilka datafilter som används för offlinesynkroniseringen klickar eller trycker du på Dynamics 365 > Arbeta offline > Hantera offlinefilterArkiv-menyn i Outlook.


Anteckning

Du kan ha flera filter aktiva samtidigt så att du kan ha tillgång till mer information offline.


Välja de data du behöver med filter

Om du vill få tillgång till lokala data kan du kanske besöka regionkontor i USA i Washington och Oregon. Du vill definiera vilken information i databasen i Microsoft Dynamics 365 som gäller för kunder i dessa delstater.

Börja med att skapa ett filter för data för en posttyp. Spara filtret som “huvudfilter” och ge det ett namn, till exempel “Mina aktiva konton”. Därefter ändrar du filtret så att du har olika versioner av det för olika affärsbehov.

  • Om du vill redigera ett befintligt filter dubbelklickar du på objektet i listan på någon av flikarna. Om du vill behålla den ursprungliga datagruppen gör du en kopia med hjälp av Spara som och lägger till ytterligare villkor, till exempel “Adress 1: Region är lika med WA”. Spara gruppen med ett nytt namn, t.ex. “Mina konton i Washington”.

  • Använd Spara som igen och ändra villkoren till “Adress 1: Region är lika med OR”, och ge den nya datagruppen namnet “Mina konton i Oregon.”


Viktigt!

Innan du påbörjar resan inaktiverar du alla filter utom de som gäller kunderna i den första regionen som du besöker.


Inaktivera eller aktivera filter

  • Om du vill inaktivera ett filter går du till fliken Användarfilter och markerar ett eller flera filter. Klicka eller tryck på knappen Inaktivera (en röd cirkel med en röd fyrkant) i verktygsfältet.

  • Om du vill aktivera ett filter markerar du ett eller flera filter på fliken Användarfilter och klickar eller trycker på knappen Aktivera (en grön cirkeln med en grön triangel).

Arbeta offline och synkronisera data

  • I Outlook på menyn Dynamics 365 klickar du eller trycker på Arbeta offline.

När du arbetar offline kan du lägga till nya kontaktpersoner och konton eller uppdatera befintliga konton och kontaktpersoner på din bärbara dator. När du kan ansluta till företaget igen kan du synkronisera data.


Viktigt!

Användare som loggar in lokalt på en enhet som har Microsoft Dynamics 365 för Outlook installerat får potentiellt åtkomst till lokalt lagrade Dynamics 365-data. Gemensam användning av en enhet som kör Dynamics 365 för Outlook stöds inte.


Återgå till att arbeta online och synkronisera data

  • I Outlook på menyn Dynamics 365 klickar du eller trycker på Arbeta online.

Om det finns uppdaterade data på din bärbara dator synkroniseras de med företagets Microsoft Dynamics 365-databas. Därefter kan du inaktivera och aktivera en ny uppsättning filter för nästa område som du ska besöka, med hjälp av procedurerna som beskrivs ovan i den här artikeln.

Kombinera datafilter så att du får tillgång till mer information

Eftersom filter är additiva kan du ha flera aktiva filter. Om du t.ex. ska resa till nordvästra USA kan du aktivera datafilter för Washington och Oregon som du skapade tidigare så att du har tillgång till alla dessa data.

Sekretessmeddelanden

När du vill använda Microsoft Dynamics 365 för Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och ett lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts Dynamics 365 för Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics 365 (online) varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt Dynamics 365 för Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 (online) alltid öppen när du har åtkomst till internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan Dynamics 365 för Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder Dynamics 365 för Outlook för att spåra e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickar Dynamics 365 för Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till Dynamics 365 (online). Detta gör att Dynamics 365 (online) kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i Dynamics 365 (online)-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar Dynamics 365-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen med rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt tas kopian bort automatiskt från Dynamics 365 (online) endast om du äger objektet.

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) när du använder funktionen Synkronisera med Outlook exporteras synkroniserade Dynamics 365-data till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i Dynamics 365 (online) som säkerställer att informationen är aktuell mellan programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta Dynamics 365 post-ID när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare har behörighet att synkronisera Dynamics 365-data med Outlook genom att använda säkerhetsroller.

Gäller för

Dynamics 365 (online)

Dynamics 365 (on-premises)

Dynamics CRM Online

Dynamics CRM 2016

Dynamics CRM 2015

Dynamics CRM 2013