Dynamics 365
Hjälp och utbildning
Search

Översikt över spåra poster i Dynamics 365 för Outlook

Du kan använda Microsoft Dynamics 365 för Outlook för att spåra e-postmeddelanden, kontakter, uppgifter och avtalade tider. När du spårar en post för ett e-postmeddelande, kontakt, uppgift eller avtalad tid sparas en kopia av posten som en aktivitet i Microsoft Dynamics 365 och synkroniseras med Outlook-posten. Du kan sedan visa och redigera posten i Dynamics 365 för Outlook eller Dynamics 365. Om du synkroniserar Outlook på din mobila enhet du också komma åt dessa poster på den enheten.

Spåra poster i Dynamics 365 för Outlook är en manuell process. Detta gör att du kan hålla dina personliga Outlook-poster separata från dina Dynamics 365-poster.


Tips



På den här sidan:

Använda knappen Spåra jämfört med knappen Ange ämne

Med hjälp av spårningsfönstret

Vad kan du göra efter att du spårat en post?

Andra saker du bör veta om att spåra poster

Använda knappen Spåra jämfört med knappen Ange ämne

Om du vill spåra en post i Dynamics 365 för Outlook klickar eller trycker du på knappen Spåra eller Ange ämne för den post som du vill spåra.

Du kan använda vilken som helst av knapparna för att spåra en post, men det är nästan alltid bättre att använda knappen Ange ämne. När du använder knappen Ange ämne kan du länka ett e-postmeddelande, en avtalad tid eller en uppgift till en viss Dynamics 365-post, till exempel ett konto eller affärsmöjlighet, eller till och med en anpassad posttyp (entitet). I vissa organisationer används också knappen Ange ämne för att spåra projekt.

Med hjälp av spårningsfönstret

När en post spåras visas ett Microsoft Dynamics 365-fönster (kallas även "spårningsfönstret") längst ned i posten. Den här rutan visar:

  • Om objektet spåras

  • Den aktuella posten, om en post angetts

  • Namnet på överordnat konto för kontakter, om ett sådant angetts

  • Länkar till Dynamics 365-poster för e-postmottagare. Detta är användbart när du snabbt vill komma åt Dynamics 365-kontaktposterna för en e-postmottagare eller visa annan information som lagrats i Dynamics 365.

  • Relaterade poster, tillsammans med en symbol för posttypen i Dynamics 365

  • Om e-postadresserna, namnen eller distributionslistorna i ett e-postmeddelande också är Dynamics 365-poster.

Till exempel visar följande skärmdump spårningsfönstret för en spårad aktivitet som är länkad till Adventure Works-kontot:

Du kan öppna ämnesposten, den överordnade posten för en kontakt eller relaterade poster direkt från spårningsfönstret. Spårningsfönstret innehåller också en Alternativ-knapp som ger snabb åtkomst till personliga spårningsalternativ.


Anteckning

Om du spårar ett e-postmeddelande utan att först expandera listan visar spårningsrutan namnet på distributionslistan. Expandera distributionslistan innan du spårar meddelandet om du vill spåra enskilda e-postadresser.


Vad kan du göra efter att du spårat en post?

När du spårar en post kan du använda knapparna i Dynamics 365 för Outlook-menyfliksområdet för att göra följande.

Om du vill

Välj

Gäller för

Öppna posten direkt i Dynamics 365

E-post, avtalade tider, kontakter och uppgifter

Lägga till en anslutning mellan posten och alla Dynamics 365-poster som kan spåra anslutningar

E-post, avtalade tider, kontakter och uppgifter

Konvertera posten till en affärsmöjlighet, lead eller ärende i Dynamics 365

E-post, avtalade tider och uppgifter

Infoga en Dynamics 365-mall

E-post

Infoga en Dynamics 365-kunskapsbasartikel

E-post

Bifoga Dynamics 365-dokumentation

E-post


Tips

Om knapparna inte är tillgängliga är kanske posten som ska följas upp ännu inte synkroniserad. Detta kan inträffa om din organisation använder serversynkronisering för att synkronisera e-post, avtalade tider, kontakter och uppgifter, men synkroniseringen inte har utförts än. Om knappen Visa i Dynamics 365 är aktiv har posten synkroniserats. Du kan också använda spårningsfönstret (enligt tidigare beskrivning) för att avgöra om posten har synkroniserats.


Andra saker du bör veta om att spåra poster

Sekretessmeddelanden

När du vill använda Microsoft Dynamics 365 för Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och ett lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts Dynamics 365 för Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics 365 (online) varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt Dynamics 365 för Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 (online) alltid öppen när du har åtkomst till internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan Dynamics 365 för Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder Dynamics 365 för Outlook för att spåra e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickar Dynamics 365 för Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till Dynamics 365 (online). Detta gör att Dynamics 365 (online) kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i Dynamics 365 (online)-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar Dynamics 365-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen med rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt tas kopian bort automatiskt från Dynamics 365 (online) endast om du äger objektet.

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) när du använder funktionen Synkronisera med Outlook exporteras synkroniserade Dynamics 365-data till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i Dynamics 365 (online) som säkerställer att informationen är aktuell mellan programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta Dynamics 365 post-ID när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare har behörighet att synkronisera Dynamics 365-data med Outlook genom att använda säkerhetsroller.