Dynamics 365
Hjälp och utbildning
Search

Spåra Outlook-kontakter i Dynamics 365 för Outlook

När du spårar en kontakt i Microsoft Dynamics 365 för Outlook sparas en kopia av den kontaktposten i Microsoft Dynamics 365 och synkroniseras med Outlook-posten. När dina kontakter spåras kommer du att kunna se alla e-postmeddelanden, uppgifter, avtalade tider och kontoposter som är kopplade till dessa kontakter. Du kan komma åt posterna i Dynamics 365 för Outlook eller Dynamics 365.

Att spåra kontakter i Dynamics 365 för Outlook är en manuell process. Detta gör att du kan hålla dina personliga kontakter separata från dina Dynamics 365-kontakter. Synkronisering av kontakter från Dynamics 365 till Dynamics 365 för Outlook sker dock automatiskt. Alla kontakter som du äger i Dynamics 365 blir automatiskt tillgängliga i Dynamics 365 för Outlook. Om du synkroniserar Outlook på din mobila enhet kan du också komma åt Dynamics 365-kontaktposterna på den enheten.

  1. I Dynamics 365 för Outlook väljer du Personer i navigeringsfönstret och sedan upp till 20 kontakter.


    Tips

    Om du vill markera fler än 20 kontakter, eller om du vill hålla reda på alla dina Outlook-kontakter i Dynamics 365, kan du använda guiden Lägg till kontakter.Mer information: Använda en guide för att lägga till och spåra flera Outlook-kontakter i Dynamics 365 för Outlook


  2. Om du vill spåra kontakten gör du något av följande:

    • Om du vill spåra kontaktposten utan att länka den till en överordnad post (kontopost) i Dynamics 365 väljer du Spåra på fliken Start i gruppen Dynamics 365.

      - eller -

    • Om du vill spåra kontakten och länka den till en överordnad post (kontopost) i Dynamics 365 väljer du Ange överordnad på fliken Start i Dynamics 365 och söker sedan efter den överordnade posten i dialogrutan Sök efter post. När du hittar posten du vill använda väljer du Lägg till.

      När du väljer knappen Spåra eller knappen Ange överordnad visas en Microsoft Dynamics 365-ruta (kallas även spårningsfönster) längst ned i kontaktposten. Denna ruta visar att kontakten spåras och ger länkar till relaterade poster. Om du väljer knappen Ange överordnad tillhandahåller Dynamics 365 för Outlook också en länk till den överordnade posten.Berätta mer om hur spårning fungerar

      I Dynamics 365 för Outlook visas ikonen Uppföljd i Dynamics 365 bredvid alla uppföljda kontakter.

  3. Om du vill lägga till ytterligare information om kontakten på formuläret Kontakter i Microsoft Dynamics 365 väljer du kontakten och sedan Visa i Dynamics 365 i gruppen Dynamics 365.

Anteckning

  • Om du vill lägga till ytterligare information om kontakten på formuläret Kontakter i Microsoft Dynamics 365 väljer du kontakten och sedan Visa i Dynamics 365 i gruppen Dynamics 365.

  • Om kontakten är länkad till en överordnat post kan du öppna den överordande posten från Outlook-kontaktposten i Dynamics 365 för Outlook. Öppna posten i kontaktlistan. I Dynamics 365 väljer du Visa överordnad (eller klickar på länken i spårningsfönstret).

  • Fältet Företag för en Outlook-kontakt läggs inte automatiskt till i det överordnade kontot för den nya Microsoft Dynamics 365-kontakten.Mer information:.Ange personliga alternativ som påverkar spårning och synkronisering mellan Dynamics 365 och Outlook eller Exchange

Undvika dubbletter av kontaktposter

När du spårar kontakter, kontrollerar Dynamics 365 om det finns dubblettposter.Dynamics 365 söker också efter dubbletter när du synkroniserar poster manuellt eller växlas till online om du har arbetat offline.

Om Dynamics 365 identifierar din post som en potentiell dubblett sparas inte kontakten, utan i stället visas dialogrutan Identifierade dubbletter i Dynamics 365.

Det här är vad du behöver göra om detta händer:

  1. I listan Möjliga dubblettposter dubbelklickar eller trycker du på posten.

  2. Om en ny eller uppdaterad post inte är en dubblett kan du skapa en ny post genom att välja Spara post.

    - ELLER -

    Avbryt ändringarna genom att välja Avbryt om den nya eller uppdaterade posten är en dubblett.

  3. Granska posterna från alla listade posttyper om dubblettidentifieringsregeln har identifierat potentiella dubblettposter i andra posttyper.


Viktigt!

Dubblettidentifiering kan utföras endast om dubblettidentifiering är aktiverat, och om minst en dubblettidentifieringsregel finns för posttypen.


Sekretesspolicy

När du vill använda Microsoft Dynamics 365 för Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och ett lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts Dynamics 365 för Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics 365 (online) varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt Dynamics 365 för Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 (online) alltid öppen när du har åtkomst till internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan Dynamics 365 för Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder Dynamics 365 för Outlook för att spåra e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickar Dynamics 365 för Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till Dynamics 365 (online). Detta gör att Dynamics 365 (online) kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i Dynamics 365 (online)-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar Dynamics 365-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen med rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt tas kopian bort automatiskt från Dynamics 365 (online) endast om du äger objektet.

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) när du använder funktionen Synkronisera med Outlook exporteras synkroniserade Dynamics 365-data till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i Dynamics 365 (online) som säkerställer att informationen är aktuell mellan programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta Dynamics 365 post-ID när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare har behörighet att synkronisera Dynamics 365-data med Outlook genom att använda säkerhetsroller.