Dynamics 365
Hjälp och utbildning
Search

Använda en guide för att lägga till och spåra flera Outlook-kontakter i Dynamics 365 för Outlook

Du kan spåra dina Microsoft Office Outlook-kontakter i Microsoft Dynamics 365 för Outlook. När du spårar en kontakt sparas en kopia av den kontaktposten i Dynamics 365 för Outlook och synkroniseras med Outlook-posten. När dina kontakter spåras kommer du att kunna se alla Dynamics 365-aktiviteter med e-post, uppgifter och avtalade tider som är associerade med dessa kontakter. Om du synkroniserar Outlook på din mobila enhet kan du också komma åt dina kontaktposter på den enheten.

Att spåra kontakter i Dynamics 365 för Outlook är en manuell process. Du kan spåra upp till 20 kontakter åt gången genom att välja knappen Spåra eller knappen Ange överordnad i Dynamics 365 för Outlook. Om du vill lägga till fler än 20 kontakter, eller om du vill lägga till alla dina Outlook-kontakter i Dynamics 365, kan du använda guiden Lägg till kontakter. Guiden kan också hjälpa dig att ange ett antal alternativ. Du kan till exempel ange om framtida kommunikation med spårade kontakter ska synkroniseras med Dynamics 365 för Outlook.


Viktigt!

För att spåra kontakter i Dynamics 365 för Outlook måste din e-postadress för Outlook matcha din e-postadress för Dynamics 365. Du kan inte synkronisera till eller från flera e-postadresser.


Steg 1: Förbered dig

Innan du lägger till dina Outlook-kontakter:

  • För bästa resultat bör du kontrollera att dina Outlook-kontaktdata är så fullständiga och korrekta som möjligt. Fyll i all information som saknas och kontrollera att personers namn är rättstavade.

  • Eftersom du kommer att ha möjlighet att "mappa" företagsnamn i din Outlook-kontaktlista till namnet på ett konto i Microsoft Dynamics 365, kontrollera att kontona har samma stavning i båda programmen.

Steg 2: Kör guiden

  1. Välj Arkiv > Dynamics 365 > Importera kontakter > Lägg till kontakter.

  2. Välj Nästa.

  3. Bekräfta mappen där dina Outlook-kontakter lagras och välj sedan Nästa.


    Anteckning

    • Guiden bestämmer mappen, ofta Kontakter. Du kan markera eller avmarkera undermappar i Kontakter-mappen.

    • Om du vill låta någon annan hantera din e-post (kallas "ombud"), kan du lägga till kontakter från personens kontaktmapp.


  4. Välj hur du vill gruppera kontakterna. Grupperna är:

    • Företagsnamn. Gruppera kontakter efter matchande kontonamn i Microsoft Dynamics 365. Guiden visar antalet kontakter som är kopplade till varje konto. Välj länken om du vill kontrollera listan över namn för varje konto.

    • E-postdomän Gruppera kontakter efter domän för e-post. E-postdomänen kommer efter symbolen @. I e-postadressen namn@contoso.com är "contoso.com" domänen. Välj länken om du vill kontrollera listan över namn i varje domän.

    • Kategorier. Gruppera kontakter efter den kategori som du använder för att ordna kontakter i Outlook, om tillämpligt. Välj länken om du vill kontrollera listan över namn för varje kategori.

    Om du inte vill lägga till alla grupper, avmarkerar du kryssrutorna till vänster om de grupper som du inte vill ha.


    Anteckning

    Kolumnen Antal kontakter visar en färg som indikerar hur många av kontakterna som redan är länkade till Microsoft Dynamics 365:

    • Grön. Alla kontakterna finns redan i Microsoft Dynamics 365.

    • Gul. Mer än 50 % av kontakterna finns redan i Microsoft Dynamics 365.

    • Röd. Minst en kontakt finns redan i Microsoft Dynamics 365.



    Tips

    Du kan hitta att grupperingarna har många varianter om företagets namn inte matchar exakt. Om så kan det vara bäst att avbryta guiden, rätta företagsnamnet i Outlook, och kör sedan guiden igen.


  5. Kontrollera att Använd företagsnamn som konto är markerad (rekommenderas). Annars, om du vill associera med namnet på ett konto med varje kontakt senare i Microsoft Dynamics 365, avmarkerar du kryssrutan.

  6. Välj Spåra all kommunikation för kontakter som lagts till för att spåra de meddelanden, avtalade tider och uppgifter som är associerade med dessa Outlook-kontakter i Microsoft Dynamics 365.

  7. För att manuellt välja vilka konton som ska associeras med kontakter, välj Avancerat. I Ange konto-kolumnen, välj raden för kontakten. Välj en av följande i listrutan:

    • Lämna fältet tomt (Ej angivet) för att associera kontakter med ett konto senare i Microsoft Dynamics 365.

    • Välj Använd företagsnamn för att associera kontakter med ett Microsoft Dynamics 365-konto med hjälp av namnet på företaget.

    • Välj Välj befintligt konto, välj ett konto eller en kontaktperson, och välj sedan OK.

  8. I Inkludera kommunikation-kolumnen avmarkerar du kryssrutan för alla grupperingar som du inte vill spåra e-postmeddelanden, avtalade tider eller aktiviteter för i Microsoft Dynamics 365.

  9. Välj Lägg till kontakter.

  10. Granska sidan Sammanfattning och visa eventuella fel, om tillämpligt. Välj sedan Stäng.