Dynamics 365
Hjälp och utbildning
Search

Arbeta offline med Dynamics 365 för Outlook

Du kan använda Microsoft Dynamics 365 för Outlook för att komma åt dina Microsoft Dynamics 365-data när du är på språng. Om du till exempel reser till kundens kontor kan du slå upp dina Dynamics 365-kontakter, granska och lägga till nya anteckningar, med mera, utan att ansluta till Internet.

När du väljer offlineläget med Dynamics 365 för Outlook kopierar programmet en deluppsättning av Dynamics 365-data till datorns hårddisk. Ändringar som du gör medan du är offline lagras lokalt. När du ansluter till servern igen synkroniseras ändringarna automatiskt med Dynamics 365-servern.

På den här sidan:

Innan du börjar arbeta offline

Arbeta offline

Arbeta online igen

Vilka funktioner är inte tillgängliga offline?

Andra saker du bör veta om att arbeta offline

Innan du börjar arbeta offline

Dynamics 365 för Outlook använder filter för offlinesynkronisering för att bestämma vilken deluppsättning av data som ska kopieras till den lokala hårddisken när du arbetar offline. Du kan ändra filtren eller skapa nya filter om du vill synkronisera bara de data som du behöver innan du börjar arbeta offline. Du kan också ta bort, inaktivera eller aktivera filter.Mer information: Välja poster för att arbeta med offline i Dynamics 365 för Outlook


Tips

Första gången du arbetar i offlineläge kan det ta lite tid innan dina lokala data har synkroniserats med Dynamics 365-servern, om du har stora mängder data. Till exempel i kundtjänstsituationer, där ett överordnat ärende kan ha tusentals underordnade ärenden. Medan Dynamics 365 för Outlook synkroniseras kan du inte använda Dynamics 365. Du kan förkorta tiden genom att använda filter för offlinesynkronisering för att begränsa mängden data som synkroniseras.


Arbeta offline

  • När du är redo att byta till offlineläge väljer du Arkiv > Dynamics 365 > Arbeta offline i Dynamics 365 för Outlook.

    När du väljer Arbeta offline synkroniserar Dynamics 365 för Outlook dina data till den lokala datorn med hjälp av filtren för offlinesynkronisering. När synkroniseringen är slutförd kan du koppla från datorn från nätverket.


    Tips

    Du kan ta reda på om du är offline genom att använda någon av följande indikatorer:

    • I verktygsfältet Dynamics 365 visas knappen Arbeta online.

    • Alternativet Arbeta online visas i Dynamics 365-menyn.

    • Om du har använder Outlook 2010 eller Outlook 2013 visas knappen Arbeta online på fliken Dynamics 365.


Arbeta online igen

  1. Kontrollera att du är ansluten till nätverket.

  2. Välj Arkiv > Dynamics 365 > Arbeta online.

Vilka funktioner är inte tillgängliga offline?

Inte tillgängliga offline

  • Tilldela poster

  • Inlägg

  • Konvertera offerter till order

  • Konvertera order till fakturor

  • Hantera systemadministrationen

  • Uppdatera systemkonfiguration

  • Hantera tjänsteaktiviteter

  • Hantera tjänster

  • Använda Servicekalendern och Arbetsytekalendern

  • Redigera artiklar

  • Redigera eller hantera dokumentation

  • Ändra organisationer

  • Dela poster

  • Identifiera dubblettposter

  • Hantera systemuppgifter

  • Köra vissa diagnostiktester

  • Köra arbetsflödesregler

  • Skapa en snabbkampanj och relaterade aktiviteter av en dokumentkoppling

  • Spåra tilldelade uppgifter

  • Funktioner för offertrevidering

  • Följa eller sluta följa i aktivitetsflödet

  • Anpassade teman

Begränsad tillgänglighet offline

  • Skapa eller visa rapporter (baserat på lokala datagrupper och offlinedata)

  • Köra vissa anpassade affärsprocesser (insticksprogram)

Kan visas men inte redigeras offline

  • Artiklar

  • Dokumentation

  • Mallar för dokumentkoppling

Andra saker du bör veta om att arbeta offline

  • Gemensam användning av en dator. Alla användare som loggar in lokalt på en dator med Dynamics 365 för Outlook installerat kan potentiellt komma åt Dynamics 365-data som lagras i offlinedatabasen. Gemensam användning av en dator som kör Dynamics 365 för Outlook stöds inte.

  • Hur Dynamics 365 hanterar ändringar från flera användare. Dynamics 365 tillämpar tillägg och ändringar på Dynamics 365-servern i samma ordning som de har gjorts. Om du gör en ändring i en post när du arbetar offline och en annan användare under tiden ändrar samma post, och du sedan börjar arbeta online, ersätter din ändring de ändringar som den andra användaren gjorde när du var offline.

  • Arbetsflöden. När du arbetar offline inaktiverar Dynamics 365 arbetsflödesmeddelanden. Om de ändringar du gjort i offlinekonton är inställda på att aktivera en automatiserad arbetsflödesprocess eller en systemuppgift aktiveras processen automatiskt när du ansluter dig igen.

  • Dubblettidentifiering. Dynamics 365 inaktiverar dubblettidentifiering när du är offline. Dubblettidentifiering aktiveras automatiskt igen när du återgår till onlineläget. Du kan ange en egen inställning för att fastställa hur dubblettposter ska hanteras under synkroniseringen.Mer information:Ange personliga alternativ som påverkar spårning och synkronisering mellan Dynamics 365 och Outlook eller Exchange

  • Meddelanden som inte har levererats. E-postmeddelanden kan inte levereras om e-postservern är avstängd, eller kan blockeras om mottagaren inte vill ta emot e-posten. Om detta händer sparas e-postmeddelandet i Outlook i mappen Utkast, men Microsoft Dynamics 365 skapar en stängd aktivitet. I Microsoft Dynamics 365 kan du visa Väntande e-postmeddelande i vyn för väntande e-postmeddelanden.

    När du arbetar offline sparas de e-postmeddelanden som du skickar i din Outlook-offlinekö. När du börjar arbeta online igen försöker Microsoft Dynamics 365 automatiskt att skicka dem och att skapa aktiviteter. Om det inte går att skicka ett e-postmeddelande sparas det i Microsoft Dynamics 365 som en utkastaktivitet, men visas inte i mappen Utkast i Outlook.

  • Säkerhetsbehörigheter medan du är offline. Du har samma säkerhetsbehörigheter och rättigheter offline som när du är online.

  • Lägg till en relaterad posttyp med Lägg till-knappen (+). Om du är offline kan du inte lägga till en relaterad posttyp med hjälp av Lägg till-knappen (+). Lägg till den relaterade posttypen medan du är online och arbeta sedan offline.

Sekretessmeddelanden

När du vill använda Microsoft Dynamics 365 för Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och ett lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts Dynamics 365 för Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics 365 (online) varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt Dynamics 365 för Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 (online) alltid öppen när du har åtkomst till internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan Dynamics 365 för Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder Dynamics 365 för Outlook för att spåra e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickar Dynamics 365 för Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till Dynamics 365 (online). Detta gör att Dynamics 365 (online) kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i Dynamics 365 (online)-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar Dynamics 365-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen med rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt tas kopian bort automatiskt från Dynamics 365 (online) endast om du äger objektet.

Om du använder Microsoft Dynamics 365 för Outlook när du arbetar offline skapas en kopia av de data du arbetar med och den lagras på den lokala datorn. Data överförs från Dynamics 365 (online) till din dator över en säker anslutning och en länk upprätthålls mellan den lokala kopian och Dynamics 365 Online. Nästa gång du loggar in på Dynamics 365 (online) synkroniseras lokala data med Dynamics 365 (online).

En administratör avgör om organisationens användare ska ha rätt att gå offline med Microsoft Dynamics 365 för Outlook genom att använda säkerhetsroller.

Användare och administratörer kan konfigurera vilka entiteter som kan laddas ned via Offlinesynkronisering med hjälp av inställningen Synkroniseringsfilter i dialogrutan Alternativ. Användare och administratörer kan också konfigurera vilka fält som laddas ned (och överföras) med hjälp av Avancerade alternativ i dialogrutan Synkroniseringsfilter.

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) när du använder funktionen Synkronisera med Outlook exporteras synkroniserade Dynamics 365-data till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i Dynamics 365 (online) som säkerställer att informationen är aktuell mellan programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta Dynamics 365 post-ID när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare har behörighet att synkronisera Dynamics 365-data med Outlook genom att använda säkerhetsroller.

Gäller för

Dynamics 365 (online)

Dynamics 365 (on-premises)

Dynamics CRM Online

Dynamics CRM 2016

Dynamics CRM 2015

Dynamics CRM 2013