5 projektledningsverktyg som sparar tid, pengar och energi

Att styra ett projekt i ett oroligt och stressigt landskap för en organisation i ständig utveckling kan vara skrämmande. I dessa dagar tyngs den genomsnittliga kontorsarbetaren av otaliga deadlines, möten, e-postmeddelanden och uppgifter – och det betyder att de förmodligen inte har tid eller utrymme att avsätta hela sina talang åt dig och ditt projekt. Som tur är kan du underlätta saker och ting. För att se till att ditt projekt kan lyckas – oavsett om det är för en kund eller en intern intressent – kan du ta en titt på de här fem projektledningsverktygen som sparar tid, pengar och energi.

Få fart på ditt företag med en snabbkurs i Microsoft 365

Microsoft 365 gör ditt team produktivt varje dag, var medlemmarna än är.

Mer information

Gantt-scheman och Scrum-tablor

I en era av oändligt innehåll – mängder av ord som ständigt tävlar om vår begränsade uppmärksamhet – kan en enkel bild vara uppfriskande och mycket effektiv. Gantt-scheman använder grundläggande vågräta staplar för att visa projektets faser och förlopp. Med en snabb överblick kan dina teammedlemmar se vilket jobb som görs (eller åtminstone vilket jobb som borde göras) och när deras bidrag behövs. De kan även se hur lång tid varje fas förväntas ta.

Scrum-tavlor fungerar på samma sätt och fungerar bra för projekt som har en mindre fast tidsplan och flera inblandade team. Tavlan visar olika projektfaster – planering, utförande osv. – och markörer för varje team. När teamen slutför faser och gör framsteg kan de flytta sina markörer på tavlan. Då kan alla inblandade se en större bild och sin plats i projektet.

Tilldelning av uppgifter

Det är lätt att gå med på att göra något men mycket svårare att komma ihåg det. Särskilt när varje enskilt meddelande verkar komma med en ny begäran. Därför är ett onlineverktyg för uppgiftstilldelningar så värdefullt. De ansvariga för att slutföra en del av projektet – oavsett om det innebär att designa en logotyp eller göra de sista beräkningarna – kan logga in och enkelt se exakt vad som måste göras. Beroende på kontoinställningar får de även e-postaviseringar om deadlines som närmar sig.

Men en fördel är att projektledare kan hålla koll på teamet och se till att alla uppgifter slutförs i tid utan att behöva rulla igenom långa e-postkedjor. Det kan förhindra kostsamma förseningar och onödig frustration.

Resursfördelning

I en byråmiljö är resursfördelning avgörande. Projektledare behöver ett effektivt verktyg för att schemalägga och spåra timmar för varje medlem i teamet för att kunna förhindra överbokningar, missade deadlines och missnöjda kunder. Men det här organisationssättet behöver inte vara begränsat till den ”kreativa” världen. Skulle det inte vara användbart, även i andra verksamheter, att ha en tydlig bild av teammedlemmarnas tillgänglighet??

Be teamet om en direktuppskattning – till den grad som är möjlig – av tillgängligheten under projektets gång. Låt dem ange eventuella dagar de är på semester, dagar då de inte kan jobba på grund av möten och dagar då de har andra deadlines. Om du har en uppfattning om tillgängligheten per timme kan du skapa realistiska tidslinjer. Med ett onlineverktyg för resursfördelning blir det enkelt för dig och dina teammedlemmar att spåra faktiska timmar mot uppskattningar och justera enligt det, vilket ger smidigare framtida arbetsflöden.

Feedbackverktyg

Att ge feedback innebär olika saker för olika människor – vissa ger fasta redigeringsbegäranden med instruktioner, andra vaga känslor och reaktioner. Ibland har olika intressenter motstridiga åsikter. Allt detta gör det svårt för de personer som får feedbacken att veta hur de ska fortsätta. Vilka ska de lyssna på?

Med feedbackverktyg kan intressenter rösta om och rangordna olika versioner av leverabler, vilket gör det svårare för en grupp att ge sammanhängande riktning på ett rättvist sätt. Om en viss persons åsikt ska ges mer vikt – kanske har personen betydande relevant expertis – kan du justera så att den personens röst räknas som två.

Fördefinierade rapporter

Lägesrapporter och efteranalyser är viktiga delar för alla projekt – och de behöver inte vara tidsödande. Istället för att lägga värdefull tid på att skapa en anpassad rapport väljer du ett fördefinierat alternativ. Du kan mata in relevanta siffror och uppgifter och låta programmet generera lämplig formatering och datavisualiseringar.

Det innebär att du kan börja planera nästa projekt mycket tidigare.

<!–

Related content

  • Top three success strategies for the PMO
  • 10 tech tips to run your business more efficiently

–>

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Driva företag

Så här använder du en Kanban-lösning till att hantera teamets uppgifter

Läs mer
Driva företag

Minska tidsslöseriet med hjälp av ett uppgiftshanteringsprogram

Läs mer
Driva företag

Hantera alla fem faser i ett projekts livscykel med visuella verktyg

Läs mer
Driva företag

Mångfald och inkludering på arbetsplatsen

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.