Att styra ett projekt genom stressiga situationer i en organisation som alltid är i rörelse kan vara ett skrämmande arbete. I dag belastas den genomsnittliga kontorsarbetaren av ett stort antal måldatum, möten, e-postmeddelanden och uppgifter, vilket innebär att de förmodligen inte har den tid eller energi som krävs för att utnyttja sin fulla potential hos dig och ditt projekt. Som tur är kan du göra det enklare. För att säkerställa att projektet lyckas, oavsett om det du gör är för en klient eller en intern intressent, kan du ta en titt på dessa fem verktyg för projektledning som sparar tid, pengar och energi.
Fem verktyg för projektledning som kan hjälpa dig att spara tid, pengar och energi
Gantt-diagram och uppgiftstavlor
I en tid med oändligt innehåll, och mängder av information som ständigt kämpar för vår begränsade uppmärksamhet, kan en enkel visualisering kännas uppfriskande och vara mycket effektiv. Gantt-diagram använder grundläggande vågräta staplar för att visa projektfaser och förlopp. Med en snabb överblick kan dina teammedlemmar se vilket arbete som för närvarande görs (eller åtminstone vilket arbete som ska göras) och när deras bidrag kommer att behövas. De kan även se hur lång tid varje fas förväntas ta. Uppgiftstavlor fungerar på ett liknande sätt och fungerar bra för projekt som har en mindre fast tidslinje och som omfattar flera team. Tavlan visar olika projektfaser, för exempelvis planering och körning, och markörer för varje team. När de slutför faser och gör framsteg kan team flytta sina markörer över tavlan. Detta gör att alla inblandade kan se helheten och deras del i den.
Tilldelningar av uppgifter
Det är enkelt att gå med på att göra något, men mycket svårare att komma ihåg att göra det. Särskilt när alla avvikande meddelanden verkar komma med en ny begäran. Därför är ett onlineverktyg för uppgiftstilldelningar mycket värdefullt. De som ansvarar för att slutföra en del av projektet, oavsett om det innebär att designa en logotyp eller hantera de slutliga siffrorna, kan logga in och enkelt se exakt vad de behöver göra. Beroende på kontoinställningarna får de även e-postmeddelanden om måldatum. Å andra sidan kan projektledare hålla koll på sitt team och se till att alla uppgifter slutförs i tid utan att behöva bläddra igenom långa e-postkedjor. Detta hjälper till att undvika kostsamma förseningar och onödig frustration.
Resurstilldelning
I en agentmiljö är resursallokering viktigt. Projektledare behöver ett effektivt verktyg för att schemalägga och spåra timmar för varje medlem i teamet för att förhindra överbokning, missade måldatum och missnöjda klienter. Men det här sättet att organisera behöver inte begränsas till den kreativa sidan. Skulle det inte vara bra, även på ett företagskontor, att ha en tydlig bild av teammedlemmarnas tillgänglighet? Be ditt team i förväg att uppskatta, i den utsträckning som är möjlig, deras tillgänglighet under projektets gång. Be dem markera alla dagar som de kommer att vara lediga, dagar de inte kan arbeta på grund av möten och dagar som de har andra måldatum. Om du har en uppfattning om tillgänglighet i antal timmar kan du skapa realistiska tidslinjer. Ett verktyg för resursallokering online gör det enkelt för dig och dina teammedlemmar att spåra faktiska timmar jämfört med uppskattningar och justera därefter, vilket möjliggör smidigare framtida arbetsflöden.
Enkel projektledning.
Alla kan hantera projekt. Ro i land stora som små projekt med hjälp av enkla och kraftfulla Microsoft Project.
Feedbackverktyg
Att ge feedback innebär olika saker för olika personer. Vissa ger strikta och åläggande redigeringsbegäranden, andra vaga känslor och reaktioner. Ibland kan olika intressenter presentera motstridiga åsikter. Allt detta gör det svårt för den person som får feedback att veta hur man går vidare. Vem ska man lyssna på?
Med feedbackverktyg kan intressenter rösta på och rangordna olika versioner av slutprodukter, vilket gör det enklare för en grupp att ge en sammanhängande anvisning på ett rättvist sätt. Om en viss persons åsikter bör ha större vikt – kanske har den betydande relevant expertkunskap – kan du justera deras röst så att den räknas som två.
Fördefinierade rapporter
Förloppsrapporter och uppföljningsmöten är viktiga delar av alla projekt och de behöver inte vara tidstjuvar. I stället för att ägna värdefulla timmar åt att skapa en anpassad rapport väljer du ett fördefinierat alternativ. Du kommer att kunna mata in relevanta siffror och figurer och låta programmet generera lämplig formatering och datavisualiseringar.
Det innebär att du kan börja planera nästa projekt mycket tidigare.
Spara tid åt dig själv
För ditt psykiska välbefinnande är det viktigt att se till att du har ledig tid som du kan ägna åt personer och saker utanför arbetet. I slutändan kan den här psykiska avkopplingen hjälpa dig att hålla dig pigg och engagerad i ditt arbete. Det är trots allt viktigt att hålla saker i balans.
Den här balansen omfattar även en hel natts sömn för att ladda om, samt regelbunden träning – vilket är viktigt för att upprätthålla en positiv utveckling. En Harvard-studie har kommit fram till att sömnsvårigheter kan göra att den genomsnittliga arbetaren förlorar upp till 11,3 dagars produktivitet varje år, medan en separat studie kom fram till att en stabil träningsrutin bidrar till lägre stressnivåer, förbättrar koncentrationen, påskyndar kognitiva förmågor och vässar minnet.
Upptäck fler produktivitetstips och dra nytta av kostnadsfria företagsmallar som hjälper dig att arbeta smartare, snabbare och effektivare.
Kom igång med Microsoft 365
Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.
Närliggande ämnen
Hantera mitt företag
Så här förbereder du ditt småföretag för framgång med AI
Hantera mitt företag
AI på frontlinjen: Program i olika branscher
Hantera mitt företag
Ledarskap på frontlinjen: En guide till ledarskap på frontlinjen
Bygga upp företaget
Förbättra kvarhållningen av och engagemanget hos medarbetare på frontlinjen
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365