Fem tips om hur du förbättrar affärsmöten i småföretag

Företag i alla storlekar kan behöva samarbeta för att få jobbet gjort. Många medarbetare kan uppleva dessa möten som tråkiga rutinsysslor. Dåligt genomförda möten kan – oavsett om de är för många eller för få, om ärendet hade kunnat avhandlas i ett enkelt e-postmeddelande eller bara är slöseri med tid – stjäla företagets viktigaste resurser: tid och människor. U.S. Bureau of Labor Statistics vid USA:s arbetsmarknadsdepartement uppskattar att företagen i USA förlorar miljarder dollar varje år på onödiga möten. 

Effektiva möten lägger å andra sidan grunden för effektiva samarbeten, vilket är avgörande för att kunna fatta smarta beslut och nå företagets verksamhets- och intäktsmål. Det här är framförallt viktigt för småföretag. Eftersom småföretag ofta har färre anställda har varje medarbetare dessutom flera arbetsuppgifter. Det medför mer varierande arbetsuppgifter, en större andel kollektivt beslutsfattande och många unika utmaningar som endast kan hanteras med hjälp av god kommunikation och planering. 

Några få väl valda metoder kan vara allt som behövs för att se till att dina team håller sig på rätt spår. Här följer fem exempel på enkla sätt att förbättra affärsmöten i småföretag och se till att produktiviteten håller sig på en hög nivå. 

1. Fastställ en rytm och rutiner 

Regelbundna schemalagda möten kan spela en avgörande roll för småföretag där ett fåtal medarbetare alltid har mycket att göra och dessutom utför ett flertal olika arbetsuppgifter. Det kan handla om veckomöten för medarbetarna, månatliga brainstormingmöten, retroaktiva kvartalsmöten eller till och med dagliga snabbmöten. Det viktiga är att enas om en förbestämd rytm som fungerar för medarbetarna och passar företagets mål. Slumpvisa eller oväntade möten kan medföra att medarbetarna inte hinner förbereda sig och tar dessutom viktig tid som medarbetarna kanske behöver för att kunna göra sina jobb.

  • Strukturen är viktig: om mötestiderna och mötenas innehåll har kommunicerats tydligt är det troligare att alla kommer att planera sin tid för att kunna delta i mötena och göra detta på ett produktivt sätt.
  • Det är viktigt att ställa upp mål: om mötena följer en tydlig rytm blir det enklare för alla att ställa upp mål och sedan kunna mäta och följa upp sin prestanda och sina framsteg i förhållande till målet.
  • Möten kan vara korta: vissa företag håller dagliga snabbmöten eller statusuppdateringsmöten som är så korta att ingen ens ska behöva sätta sig med. Dessa möten ser till att hålla alla medarbetare synkroniserade och minskar mängden flaskhalsar utan att ta för mycket tid från arbetsuppgifterna. 

2. Skapa en agenda 

 Ingen är intresserad av att delta i ett affärsmöte som är vagt och dåligt organiserat. Ineffektivitet kostar dessutom pengar. En rapport från 2019 uppskattade att ineffektiva möten kostade den amerikanska ekonomin miljardbelopp i dollar i from av förlorad tid och dessutom hade en negativ inverkan på kundrelationerna. Här följer några praktiska tips om hur du kan skapa en agenda: 

  • Skapa en plan: ange en specifik agenda för varje möte för att hålla deltagarna fokuserade.
  • Håll mötet fokuserat: se till att ha ett begränsat antal diskussionsämnen för att begränsa mötet till en lämplig längd.
  • Ställ upp mål: välj ett begränsat antal mål eller saker som måste uppfyllas eller slutföras. Möten som innehåller tydliga mål känns troligen mer värdefulla för deltagarna.
  • Fokusera på lösningar – inte på problem: lösningsorienterade angreppssätt gör mötena mer produktiva, framförallt om teammedlemmarna redan tidigare har brainstormat olika lösningar. 

3. Generera snabbare feedback

 Projekt kan ofta stanna upp när någon väntar på synpunkter från en annan deltagare. Du kan förvandla mötestiden till en del av uppgiften genom att använda verktyg för samarbete online som hjälper dig att hantera projekt, möta kunder som befinner sig på andra platser ansikte mot ansikte eller samarbeta i dokument i realtid. 

  • Samarbeta i dokument: möjligheten att samarbeta i dokument och göra ändringar i realtid samt använda molnlagring för alla versioner av dokumenten innebär att deltagarna slipper vänta på feedback eller undra vilken version som är aktuell. Allt kan i stället ske direkt och utgöra en del av diskussionen.
  • Prova att använda videokonferenser: möjligheten att låta kunder eller teammedlemmar som inte befinner sig på plats delta i möten ansikte mot ansikte kan snabba upp svarstiderna.
  • Dela visuella hjälpmedel: använd onlineverktyg för att dela din skärm, samarbeta i tidslinjer och scheman och mycket mer. 

4. Använd en beslutsmodell

 Rollerna och ansvarsområdena för medarbetarna vid småföretag ändras hela tiden för att passa företagets behov, vilket kan göra det svårt att identifiera beslutsfattare och projektledare. Användningen av en beslutsmatris eller ett beslutsdiagram kan utgöra en räddare i nöden (och dessutom spara viktig tid). Här är några exempel på verktyg som kan hjälpa dig identifiera roller och ansvar: 

  • RACI/DACI-diagram: dessa verktyg används för att tydliggöra för alla vilka som ansvarar för de olika aspekterna av ett projekt eller ett beslut. Det här görs i idealfallet vid ett mötet inför projektets start. 
    • RACI: gruppen beslutar vem som ska vara utförare (R = Responsible) för arbetet med en åtgärd, vem som är ansvarig (A = Accountable) för helheten, vem som ska konsulteras (C = Consulted) och vem som bara behöver hållas informerad (I = Informed) om arbetet. Du kan skapa ett diagram med uppgifterna längs Y-axeln och medarbetarnas namn längs X-axeln, och sedan använda en RACI-bokstav för att ange de olika personernas ansvarsområden. 
    • DACI: i den här liknande modellen är utföraren (D = Driver) ansvarig för arbetet med ett projekt, godkännaren (A = Approver) den person som tar alla viktiga beslut, bidragsgivaren (C = Contributor) någon som hjälper till med projektet och den informerade (I = Informed) någon som håller sig à jour med projektet.
    • RACI och DACI kan båda hjälpa till att minska förseningar och förvirringar i samband med projekt. RACI/DACI-diagrammet kan även tydligt visa om en enda person är ansvarig för alldeles för många av projektets delar. 
  • Beslutsträd: det här är ett enkelt sätt attvisualisera vem som ansvarar för ett fel, de olika alternativen, konsekvenserna och dämpande faktorerna. 
  • Utveckla en process: det viktiga är att ha en modell eller en process – inte vad själva processen handlar om. När ett system finns på plats och används blir beslutsfattandet och fördelningen av ansvar enklare.

5. Dela ägarskap 

 Delegeringen av uppgifter och beslut är absolut nödvändig i arbetet vid småföretag (eller affärsmöten i småföretag), men ett riktigt effektivt samarbete kräver delat ägarskap för mål och resultat. En kollektiv känsla av ansvar vid varje möte hjälper alla att förbli fokuserade och engagerade.

  • Träffas ansikte mot ansikte: det kan ibland bli mycket enklare att lösa ett problem utan att använda e-post. Det kan vara mycket bättre att träffas personligen och se till att alla jobbar mot samma mål.
  • Undvik att falla i ”det där är inte mina arbetsuppgifter”-fällan: även om teammedlemmarna arbetar med olika uppgifter innebär ett delat ägarskap för företagets vinster och förluster att alla blir motiverade att ta i lite extra för gruppen när det verkligen gäller.
  • Se saker ur olika perspektiv: ett delat ägarskap även inom beslutsfattande kan ge din verksamhet möjlighet att utvecklas på oväntade sätt. 

 Det absolut viktigaste är att de modeller, verktyg eller rutiner du väljer matchar strukturen och kulturen hos ditt företag. Införlivandet av några av dessa tips kan dock hjälpa dig att spara tid, förbättra samarbetet i företagets team och hjälpa dig hantera de ändlösa utmaningarna i driften av ett småföretag. 

Läs mer om affärsmöten i småföretag och de verktyg som kan hjälpa dina team att samarbeta bättre och finna nya vägar. 

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Produktivitet

5 sätt integrerade kalenderappar online ökar produktiviteten

Läs mer
Produktivitet

De bästa produktivitetstipsen för fjärrkontoret och det mobila kontoret

Läs mer
Produktivitet

Tips för att leda effektiva möten med din personal

Läs mer
Produktivitet

Konsten att välja det mest effektiva flödesschemat

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.