5 sätt integrerade kalenderappar online ökar produktiviteten

Vad är en onlinekalender? 

De flesta av oss har mycket på gång och kämpar med att hålla reda på allt. Papperskalendrar hjälper, men de har vissa nackdelar: utrymmet är begränsat, omplanering kan bli rörigt, du måste skriva allt för hand och de är svåra att dela med andra. 

En onlinekalender ser ut ungefär som originalet. De innehåller alla dina händelser, men du har mer flexibilitet eftersom allt är digitalt. Det är enkelt att schemalägga saker på nytt, lägga till återkommande händelser och visa vilken tidsperiod du vill. Dessutom kan du komma åt din kalenderapp från vilken enhet som helst och till och med dela den med vänner och kollegor. Onlinekalendrar kanske inte har lika fina illustrationer som papperskalendrar, men de är mycket kraftfullare. När du väl använder dem är det svårt att tänka sig att gå tillbaka … 

Onlinekalenderns funktioner 

Kalenderappar varierar, men de flesta har samma fördelar: de gör det enkelt för dig att planera, hålla ordning och hålla koll på deadlines. Det här kan du göra med onlinekalendrar, beroende på vilken app du använder: 

  • Skapa avtalade tider för dig själv och för arbetet. 
  • Visa andras scheman och ordna möten baserat på tillgänglighet. 
  • Kontrollera tillgängligheten för mötesrum och välj en plats. 
  • Se svar på mötesinbjudningar. 
  • Dela din kalender och justera delningsinställningar så att andra ser information om händelsen eller bara om du är upptagen eller ledig. 
  • Visa flera kalendrar åt gången, till exempel arbetskalendrar, personliga kalendrar och semesterkalendrar. 
  • Se den kommande dagen, veckan, månaden eller året samt tidigare händelser. 
  • Ställ in påminnelser om avtalade tider, från fem minuter till flera veckor före händelsen. 
  • Skapa återkommande möten, oavsett om de är veckovisa, årliga eller en viss dag varje månad. 
  • Ge andra medarbetare tillgång till att hantera din app för företagskalendern. 
  • Kontrollera väderprognosen. 
  • Kategorisera händelser efter färg. 
  • Acceptera eller tacka nej till möten automatiskt baserat på din tillgänglighet.

Så här ansluts onlinekalendrar till dina befintliga appar

En av de bästa sakerna med onlinekalendrar är att de kan anslutas till andra appar. Så här använder du dem tillsammans. 

E-post: När du organiserar ett nytt möte skapar din onlinekalender en e-postinbjudan för deltagarna med all information, till exempel om deras närvaro krävs eller är valfri. Du kan också skicka hela kalendern via e-post så att andra kan se när du är ledig. I vissa kalenderappar skapas automatiskt ett nytt möte med e-postinnehållet i mötesinformationen om du drar ett e-postmeddelande från inkorgen till kalenderikonen.

Videokonferenser: Vissa kalenderappar kan anslutas till appar för videokonferenser. När du klickar på Möte nu eller Nytt möte i kalendern skapas då en mötesinbjudan som innehåller videokonferenslänken. 

Dokument: När du skapar en ny händelse visas i vissa kalendrar ett alternativ för att Bifoga fil så att du kan lägga till ett dokument, en video eller en bild i inbjudan som deltagarna kan granska före eller under mötet. 

Anteckningsapp: När du öppnar en händelse i vissa kalenderappar visas ett alternativ för att skapa ett mötesprotokoll i anteckningsappen. Du kan välja om du vill dela dina anteckningar eller hålla dem privata. 

Fem sätt integrerade kalenderappar online ökar produktiviteten

1. Schemalägg möten snabbare

Nu behöver du inte längre skicka e-post fram och tillbaka för att hitta en mötestid som passar alla. Med schemaläggningsassistenten i din onlinekalender kan du se block av upptagen och ledig tid för varje person så att det är lätt att hitta den bästa tiden för ett möte. Om du arbetar med personer i andra tidszoner kan du välja att visa deras lokala tid, så du kan undvika möten utanför deras arbetstid. 

<!–

–>

Du kan också snabbt acceptera, tacka nej till och boka om möten med onlinekalendrar eftersom de synkroniseras med e-posten. När mötesdeltagare får en e-postinbjudan kan de acceptera, avböja eller föreslå en annan tid direkt från sin e-postapp. 

2. Strukturera tiden för att få allt gjort i tid

Det kan vara utmanande att hålla koll på flera projekt som alla har sina egna milstolpar. Med en onlinekalender är det enkelt att planera. Se de viktigaste måldatumen i dina grupp- och organisationskalendrar, och skapa sedan ett schema för arbetet i din personliga kalender så att du kan hålla koll på allt. Dela in stora projekt i mindre delar och ge dig själv en viss tid att slutföra varje del med valfria påminnelser. Blockera tid i ditt schema, helst under den tid på dagen då du är mest produktiv, för att fokusera på specifika uppgifter så att folk vet att de inte ska störa dig och du kan få mer gjort.

3. Samarbeta enklare 

<!–

–>

När du lägger till filer i avtalade tider i kalendern, till exempel en gemensam presentation eller ett designförslag, kan deltagarna komma åt dem snabbare under möten. Då kan de fokusera på att delta i diskussionen i stället för att behöva leta reda på ett dokument. För produktivt samarbete kan du till och med lägga till frågor eller uppmaningar i mötesbeskrivningen som folk kan tänka på i förväg.

4. Planera för frånvaro

Semestrar, sjukdagar, helgdagar och konferenser – mycket kan led till att ett projekt försenas. Med onlinekalendrar kan du visa många scheman samtidigt för att bedöma teamets tillgänglighet fram till en deadline. Då kan du planera så att du har tillräckligt med tillgängliga medarbetare, undvika överraskningar och flytta deadlines om det behövs. 

5. Ta med den överallt 

Kalenderappar synkroniseras automatiskt online så att alla dina enheter automatiskt har den senaste versionen av ditt schema. Du kan också delta i ett möte från din telefon om inbjudan har en videokonferenslänk. 

Mer Outlook-funktioner, mer fritid

Ett smart sätt att hålla koll på din inkorg. Få mer tid över med Spela upp mina e-postmeddelanden i Outlook på iOS

Kom igång

Metodtips för onlinekalendrar

Här är några tips så att du kan få ut mesta möjliga av din app för företagskalendern. 

  • Schemalägg pauser. Reservera tidsblock för luncher och korta pauser med promenader eller träning. Frisk luft och stretching kan göra underverk för din produktivitet. 
  • Delegera till en kollega. Spara tid genom att ge en annan medarbetare, till exempel en kontorschef, tillgång till din kalender och möjlighet att lägga till eller schemalägga händelser på nytt. 
  • Skicka ett e-postmeddelande i stället. Fundera på om mötet faktiskt behövs, eller om det skulle räcka med ett e-postmeddelande. Om ett möte behövs bjuder du in så få som möjligt. 
  • Fundera på synligheten. Justera kalenderinställningarna baserat på om dina kollegor behöver känna till mötesinformation eller bara att du inte är tillgänglig. 
  • Begränsa påminnelserna. Du vill antagligen ha aviseringar för möten, men kanske inte för kollegornas semestrar. Inaktivera de du inte vill ha så att du inte blir störd lika ofta. 
  • Schemalägg kortare möten. I en del appar för företagskalendrar kan du schemalägga ett möte på 25 eller 50 minuter i stället för de vanliga 30 eller 60 minuterna. Prova det – dina kollegor kommer förmodligen att uppskatta den extra tiden.

Med hjälp av onlinekalendrar kan du hålla ordning, vara produktiv och hålla kontakt med ditt team oavsett var du är. Om du är osäker på vilken kalenderapp du ska skaffa kan du prova Microsoft Outlook för företag. Om du vill ha en omfattande lösning där Microsoft Outlook ingår kan du köpa Microsoft 365 för företag och komma igång direkt.  

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Produktivitet

De bästa produktivitetstipsen för fjärrkontoret och det mobila kontoret

Läs mer
Produktivitet

Tips för att leda effektiva möten med din personal

Läs mer
Produktivitet

Konsten att välja det mest effektiva flödesschemat

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.