6 sätt att liva upp dagordningen för onlinemöten

Av Dianna Booher, gästförfattare för Microsoft

Alldeles för många onlinemöten saknar den energi, det engagemang eller de idéer man får från ett personligt möte på plats.

Oftast tappar man tråden i onlinemöten på ett av två sätt: Antingen blir det tyst som på en begravning, och monolog efter monolog framförs till ett vakuum av sörjande. Eller så ser det ut som när en drös med försäljare firar i loungen på flygplatsen efter att ha vunnit ett stort kontrakt. Alla vill säga sitt och samtalet saknar helt mål och fokus. Med så behöver det inte vara.

Om du vill liva upp din onlinemöten och göra dem lika produktiva som personliga möten kan du följa de här riktlinjerna:

1. Använd en formell dagordning.

Om du inte har en dagordning tror dina deltagare att ni bara ska ”prata lite” och inte få jobbet gjort, utbyta idéer och ta beslut. Formalisera dagordningen skriftligt och skicka den till deltagarna i alla fall ett par dagar i förväg så de kan läsa igenom den och förbereda sig.

Fortsätt också att projicera den nu och då medan du håller i mötet. (Du förstår varför när du läser vidare.)

2. Formulera ämnena som frågor.

Undvik det här typiska formatet för ämnen:

– Försäljning i 3:e kvartalet

– Utställningsmonter på ITH Conference

– Konkurrentens marknadsföringskampanj i augusti

Formulera i stället ämnena som frågor så ger du diskussionen ett laserfokus och eliminerar osammanhängande prat:

– Hur stor procent av din kvot för 3:e kvartalet har uppnåtts hittills?

– Är det värt 350 000 kronor och två dagar att ställa ut på ITH-mässan?

– Vilken säljstrategi är bäst i förhållande till Logards marknadsföringskampanj i augusti?

3. Ange format för varje ämne på dagordningen.

Skriv formatet för varje ämne på den skriftliga dagordningen: ”för öppen diskussion”, ”bara för rapport”, ”frågor och svar”, ”omröstningsdeltagare”, ”för rekommendation” eller ”för beslut”. När deltagarna lämnar mötet känner de ofta att det var ett slöseri med tid eftersom man inte kom fram till något beslut. Men som mötesledaren kanske ditt enda mål var att ta upp ett problem och höra vad de andra hade att säga om det. Om du har informerat gruppen om målet ända från början får också de ämnena ett tillfredsställande resultat.

4. Tilldela varje ämne en bestämd tid.

Du kan alltid justera tidsplanen under mötets gång. Men om du uppskattar tiden får alla en uppfattning om vad du förväntar dig. Om det står på dagordningen att Deepak ska ge en rapport över labbresultaten i 5 minuter vet han att han inte behöver sätta ner tid på att sammanställa en 30 minuter lång presentation.

5. Informera personer som har ansvar för att ta med nödvändig information.

Se till att det inte kommer som en överraskning för Jana att du förväntar dig att hon ska ta med sig de data som diskussionen ska baseras på. Lägg till hennes namn i dagordningen som den ”ansvariga deltagaren” så att hon kommer väl förberedd.

6. Sammanfatta slutsatser och delegera uppföljningsåtgärder – PÅ dagordningen.

Speciellt i onlinemöten är det viktigt att komma ihåg hur lätt det är för deltagarna att tappa fokus och koncentrera sig på telefonen eller pappershögarna i stället. Sammanfatta de viktigaste slutsatserna och besluten, och skriv ner dem i en tom kolumn på den projicerade dagordningen. Anteckna sedan uppföljningsåtgärden i den sista kolumnen: Vem som har ansvaret att utföra vilken åtgärd, före vilket datum.

Voilà. Du har nu fått ett mötesprotokoll av din färdiga dagordning. Skicka den slutliga versionen av dagordningen tillbaka till deltagarna och de som inte dök upp efter mötet (som en nedladdningsbar fil för referens)!

Dagordningen gör grovjobbet. Och du har lyckats med ett produktivt onlinemöte!

Diana Booher är en bästsäljande författare med 47 böcker som har publicerats i utgåvor på 60 olika språk. Hon hjälper organisationer att kommunicera tydligt och lär ledare att öka sitt inflytande genom en stark verkställande närvaro. Hon skriver regelbundet blogginlägg för Forbes, HuffPost och The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

5 sätt att bli mer professionell i din e-postkorrespondens

Läs mer
Business Tips

6 tips för att imponera med bildspelspresentationen

Läs mer
Business Tips

6 sätt att göra virtuella möten mer effektiva

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.