Grundläggande tips om hur du skyddar dina kunddata

Det ökade antalet dataintrång gör det viktigare än någonsin att alla företag vidtar åtgärder för att skydda sina kunddata. Det är alltid bättre att ha en proaktiv inställning till dessa risker än att reagera på en katastrof som hade kunnat förebyggas, vilket kan kosta ett företag både dess rykte, kunder och pengar.

Vi kommer nu att ge några grundläggande tips om hur du skyddar kundernas information, håller dina kunder nöjda och din verksamhet säker.

Ha koll på vad du har och var det finns

Du bör börja med att skaffa dig en överblick över läget. Vilka kunddata hanterar ditt företag. Kontokortsnummer? Personnummer?

Du bör dessutom fundera över var och hur säkert alla dessa känsliga data och personuppgifter lagras. Det kan vara på mobiltelefoner, USB-minnen, surfplattor, datorer eller servrar. Ordna allt efter typ och plats och se till att alla data uppdateras korrekt.

Börja med grunderna

Börja alltid med grunderna innan du spenderar stora mängder tid och pengar på programvaror för säkerhet. Installera antivirus- och säkerhetsprogramvaror på företagets alla datorer och enheter – och se till att alltid hålla dem uppdaterade.

Du kommer med största säkerhet att få e-postmeddelanden från nya människor och bör därför tänka till innan du öppnar dem. Du bör därför hålla dig lika väl uppdaterad om de senaste trenderna inom säkerhetsrisker, virus och skadliga programvaror som du är om vad som händer i familjen Kardashian.

Gör dina medarbetare delaktiga

Det hjälper inte att ha omfattande kunskaper om hur du skyddar dina kunddata om dina medarbetare utgör säkerhetsrisker. Dela med dig av dina kunskaper till medarbetarna så att de kan göra sitt bästa för att se till att företagets känsliga information förblir säker.

Håll regelbundna möten där ni diskuterar vilka steg alla kan vidta för att hålla säkerheten på högsta möjliga nivå, de senaste implementerade säkerhetsåtgärderna och hur ni använder dem. Det krävs bara en enda svag länk för att ett dataintrång ska inträffa.

Spara bara det du behöver

Du samlar in en hel del information från dina kunder under företagets hela livslängd. Gå igenom din lagrade information för att avgöra vilka data som är nödvändiga och vilka data du absolut inte behöver. Spara inget du inte behöver och sluta samla in dessa data i fortsättningen.

Kom ihåg att du är skyldig att skydda alla känsliga och privata data du lagrar. Du måste dessutom även vara noga med att endast använda information som personnummer och kontokortsnummer för lagstadgade och nödvändiga ändamål.

Begränsa medarbetarnas åtkomst till data

Se till att ditt företag aldrig hamnar i ett läge där situationer som påminner om en skräckfilm uppstår och där det hotfulla samtalet visar sig komma inifrån det egna huset. Eller, tydligare uttryckt: dina medarbetare bör endast ha tillgång till de kunddata de behöver för att kunna göra sina jobb. Det här kan vara särskilt viktigt att tänka på om ditt företag är litet och du endast har några få medarbetare.

Granska medarbetarnas arbetsuppgifter och vilken kundinformation de behöver ha tillgång till för att kunna utföra dessa uppgifter. Du vill inte behöva inse att någon av dina medarbetare visar sig vara just en av de personer du inte vill ha i din verksamhet.

Överväg att använda en dedikerad server

Om du har ett litet företag använder du dig kanske av en delad server för att spara pengar. Det är fullt förståeligt, men medför även vissa risker eftersom du inte vet vem som har åtkomst till servern eller den information som lagras och kan visas på servern.

Det är också viktigt att inte själv riskera att råka illa ut till följd av andras svagheter eller säkerhetsrisker. En dedikerad server minskar dina risker och ger dig sinnesro. Den kan helt klart vara värd de ökade kostnaderna.

Förstör känsliga fysiska dokument

Du är kanske inte medveten om det, men du har faktiskt en laglig skyldighet att förstöra all den information om dina kunder och anställda som har använts i verksamheten. Du gör detta genom att bränna eller strimla känsliga fysiska dokument. Håll koll på hur länge du måste spara dokument som rör verksamheten och förstör dem när denna tid har förflutit.

Det här gäller förstås även dina digitala filer och dokument. Det är viktigt att vara medveten om att filerna inte raderas fullständigt från datorn när du väljer att ta bort dem från hårddisken. Du bör därför inte bara göra det till en vana att tömma papperskorgen i Windows eller Mac OS, utan även att använda något av de särskilda program som rensar datorns hårdiskar fullständigt från borttagna filer. Använd dessa program ofta och regelbundet.

Glöm inte din fysiska säkerhet

Hur pinsamt vore det inte att ha köpt marknadens mest avancerade säkerhetsprogram och sedan få din dator eller hårddisk stulen av en tjuv som tagit sig in via en olåst dörr? Tjuven kan kanske inte få fram den information som finns lagrad på den stulna utrustningen, men dina data är fortfarande i fel händer. Du kan dessutom aldrig veta om någon till slut lyckas få åtkomst till den stulna informationen.

Se över den fysiska säkerheten, till exempel genom att köpa vajrar och lås av hög kvalitet, förvara känsliga filer och dokument i ett låst rum och se till att medarbetarna loggar ut från sina datorer när de inte använder dem. Du bör även installera ett fysiskt passersystem i företagets lokaler för att kunna kontrollera vem som har haft tillträde till företagets lokaler och information.

Du vill ju självklart kunna minska dina sårbarheter så mycket som möjligt genom att lära dig hur du skyddar din kundinformation.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.