Hitta rätt e-posttjänstfunktioner för just ditt företag

E-posttjänster används för i stort sett alla typer av aktiviteter online – allt från att hålla kontakten med kunder och kollegor till onlineshopping och att skapa konton i sociala medier. I mer eller mindre alla länder över hela världen är människor anslutna till en e-postklient som möjliggör ett modernt liv och kommunikationssätt. Enligt en undersökning från The Radicati Group, Inc. 2017 använder drygt hälften av jordens befolkning e-post, och i slutet av 2021 kommer antalet e-postanvändare i världen att vara över 4,1 miljarder. Det är en svindlande tanke, som visar hur viktiga e-postplattformarna har blivit.

Men e-post är inte längre bara ett sätt att skicka och ta emot enkla meddelanden. Med olika innovationer som avser att hjälpa enskilda personer och organisationer att kommunicera mer effektivt har e-posten kommit att omfatta en lång rad verktyg som kan underlätta ditt arbete. Alla företag behöver förstås inte alla verktyg, så här nedan har vi delat upp dem i ”grundläggande” och ”avancerade” lösningar för att göra det lättare för dig att bestämma vilken typ av e-postklient som är rätt för dig. Vi tar en titt.

Grundläggande funktioner

I de flesta kostnadsfria e-posttjänster ingår några grundläggande funktioner som gör att du kan hantera och organisera dina meddelanden på ett effektivt sätt, som följande:

• Automatiska svar: Med den här funktionen kan du skapa ett meddelande som skickas automatiskt till alla som kontaktar dig via e-post, så att andra får veta att du inte är på kontoret, när du kommer tillbaka och vem de ska kontakta under tiden.
• Regeltillämpning: Regler är åtgärder som du kan använda automatiskt på inkommande och/eller utgående meddelanden. Du kan välja vad som ska utlösa en regel och vilka åtgärder som ska utföras när regeln har utlösts. Om du till exempel vill att alla meddelanden från din chef ska läggas i en viss mapp kan du ordna det med en regel. Om du omedelbart vill radera meddelanden som har ”registrera dig idag” i ämnesraden kan du skapa en regel för det också.
• Mappar: I de flesta kostnadsfria e-posttjänster ingår någon typ av organiseringsfunktion, till exempel mappar, där du manuellt kan sortera och lagra meddelanden enligt ett system som fungerar för dig. Om du till exempel arbetar med ”Projekt X” kan du skapa en mapp med namnet ”Projekt X” och manuellt flytta alla meddelanden som gäller projektet till den mappen. Då blir det enkelt att hålla reda på kommunikation som gäller projektet. Om du undersöker priser för en produkt som ditt företag behöver skaffa kan du skapa en mapp för alla meddelanden och uppskattningar som du har tagit emot hittills och samla dem på samma ställe.

Ytterligare funktioner med e-posttjänster för företag

Om du behöver fler möjligheter än vad de grundläggande funktionerna kan erbjuda kan e-post i företagsklass vara svaret. Även om alla e-postklienter är olika finns det vissa typer av funktioner som du kan vänta dig att hitta i en företagslösning, som de här:

• Säker kommunikation och lagring av e-post: Många e-postlösningar i företagsklass kan hålla dina meddelanden säkra både medan de överförs och i din inkorg. Detta sker med kryptering och en rad avancerade säkerhetsfunktioner.
• Delade kalendrar: Med delade kalendrar kan du se när någon (eller hela din grupp) är tillgänglig för möten, vilket gör det lättare att boka möten och andra grupphändelser när det passar alla. Delade kalendrar är också ett bra sätt att låta andra veta när du är borta från kontoret. Du lägger bara till en kalenderpost för din ledighet och blockerar motsvarande tid. Då kan alla som har tillgång till kalendern se när du ska vara borta.
• Skicka meddelanden till många personer med en enda e-postadress: I en del e-posttjänster kan du skicka meddelanden till alla du arbetar med i ett visst projekt samtidigt – med bara ett namn. Om du till exempel arbetar med 10 personer i ett projekt kan du lägga de 10 personerna i en grupp och döpa den till ”Team Projekt X”. Sedan kan du skicka meddelanden till alla 10 med adressen ”Team Projekt X”. Det gör det lättare att dela filer och hålla alla informerade.
• Bevara e-postmeddelanden: Alla företag måste följa de regler och förordningar som gäller för myndigheter och i branschen. Företagen har även egna regelverk. Därför är det mycket viktigt att kunna arkivera företagets e-postmeddelanden. I de flesta e-postlösningar i företagsklass kan du ange egna bevarandeprinciper så att du kan arkivera det du behöver under den tid som du behöver.

Kostnadsfria e-posttjänster fyller sin funktion, och om du är ensamföretagare kan de vara tillräckliga när du startar ditt företag. Men om du har ett företag med flera tiotal anställda, om du har bransch- och myndighetsregler som du måste följa eller om du behöver funktioner utöver att skicka och ta emot meddelanden är det en god idé att skaffa en e-postlösning i företagsklass. Då får du rätt verktyg för att arbeta, växa och bygga upp ditt företag.