Gratis skärmdelning är enkelt, men gör du rätt?

Artikelvinkel: Den här artikeln är avsedd att ge en kort bakgrund om vad en gratis skärmdelning är och ge insikt i hur man bäst förbereder och gör rätt.  

Om du ’har samarbetat med team på distans, , arbetat hemifrån , eller deltagit i ett virtuellt, företagsövergripande möte, har du ’troligen sett eller till och med deltagit i gratis skärmdelning. Skärmdelning är vanligtvis en funktion som ingår i ett affärsproduktivitetsverktyg och som utförs tillsammans med program såsom gratis videokonferenser eller till och med gratis whiteboards på nätet. Men var för sig räcker dessa program’ inte lägre till för att hålla jämna steg med dagens krav ’på distansarbete.  

Gratis skärmdelning är ett mångsidigt verktyg som gör det möjligt för en person att dela sin datorskärm med andra i realtid, så att alla deltagare i ett möte kan se samma sak på samma gång. Det eliminerar behovet av att skicka relevant innehåll såsom dokument eller bilder. Verktyget har underlättat virtuellt realtidssamarbete och bidragit till mer produktiva möten.  

Gratis skärmdelning är enkelt, men det finns rätt och fel sätt att göra det på. Så låt ’oss se till att du’får ut mesta möjliga av gratis skärmdelning.  

Text 

Tid är en ändlig resurs och skärmdelning kan bidra till att minska den tid du vanligtvis skulle spendera på att förklara idéer under ett möte. Verktygen har många användningsområden, exempelvis utbildning och support online, presentationer av prospekt, granskning av dokument och så vidare. De bästa programmen ger dig alternativ såsom att dela specifika fönster eller hela skrivbordet under ett möte.  

Oavsett om du behöver dela idéer eller snabbt informera om insikter och data, är skärmdelning perfekt. Verktyget har blivit en vanligt inslag i affärsvärlden eftersom det möjliggör samarbete i realtid och ser till så att mötet kan framskrida utan onödiga pauser för att skicka något via e-post till någon av deltagarna.  

Eftersom de flesta människor lär genom att titta är det mer troligt att din publik förstår och till och med kommer ihåg den information du delar om de kan se den. Här följer några tips för att säkerställa att du ’får ut mesta möjliga av gratis skärmdelning: 

Lär känna programvaran 

Du har troligen tillgång till flera gratis skärmdelningsprogram, så det ’ är viktigt att du vet hur man styr den du kommer att använda. Även om de flesta program liknar varandra har de olika användargränssnitt och knappar. Se till att du ’är bekväm med hur man använder programvaran och de nödvändiga skärmfunktionerna. Gratis skärmdelning är inte ’ ett traditionell bildpresentation, men det är en form av presentation, så du måste se till att bemästra tekniken. 

Ställ dina kommunikationsverktyg i läge “”stör ej”” 

Att få meddelanden mitt under din kostnadsfria skärmdelningssession kan få dig att tappa farten, distrahera dig och potentiellt bli pinsam. Ställ dina kommunikationsverktyg i läge “”stör ej”” så garanterar du att inga oönskade meddelanden visas på skärmen under din presentation. 

Städa på skrivbordet eller dela ett fönster 

När du bjuder in personer till att dela skrivbordet på din dator ’vill du inte att deras första intryck ska vara rörigt och stökigt. Ett rörigt skrivbord kan göra det svårt för dig att hitta de filer du behöver dela, men det kan också distrahera dem som du ’håller presentationen för, och få dig att framstå som oprofessionell och oorganiserad. Om du inte har’ tid att städa skrivbordet kan du välja dela ett fönster istället för hela skrivbordet.  

Stäng alla onödiga program och appar 

Att stänga onödiga appar är särskilt viktigt, eftersom du inte vill dela personliga uppgifter såsom ditt bankkonto eller eventuell klient- eller företagskonfidentiell information. Var förutseende och förbered innan ditt möte. Fråga dig själv, måste du dela hela skärmen eller räcker det att dela ett specifikt fönster? Med en snabb städning kan du se till att du och de som deltar i ditt möte’ slipper överraskas av något oväntat som dyker upp på din datorskärm. 

Se över ’säkerheten 

Med cyber attacker som sker ungefär var 39:e sekund är det ’viktigare än någonsin att se till att du och de du’ presenterar för är säkra. Välj ett gratis skärmdelningsverktyg som ’är helt integrerat, lätt att konfigurera och säkert. 

Sammanfattning 

Gratis skärmdelning har många fördelar som underlättar samarbete med distansarbetare och distansteam. Det är användbart och enkelt verktyg, men det ’är viktigt för att se till att du ’gör rätt. Du ’bjuder in andra till din (ofta privata) värld, och att inte vara förberedd kan leda till situationer som kan upplevas som allt från pinsamma till katastrofala. Se till att förbereda dig så kan du undvika en jobbig upplevelse för dig och de ’du presenterar för.  

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Företagsteknik

Molnlagring jämfört med lokala servrar: 9 saker att tänka på

Läs mer
Företagsteknik

Utnyttja möjligheterna till kostnadsfria videokonferenser maximalt

Läs mer
Företagsteknik

Hur vi gjorde telemedicin till ett alternativ för patienterna under en svår tid

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.