Hur skärmdelning kan förbättra onlinemöten

Det sägs att framtidens arbete kommer att formas av distansarbetet. I själva verket är det redan här. Studier har visat att 54 procent av amerikanska arbetstagare jobbar på distans minst en gång i månaden, 48 procent gör det en gång i veckan och 30 procent arbetar på distans på heltid. När team går från att dela samma utrymme till att arbeta hemifrån, i kaféer, på satellitkontor, flygplatser och tåg är det viktigare än någonsin att dra nytta av verktyg som gör samarbete, kommunikation och brainstorming enklare än någonsin – oavsett enhet och plats.  

Programvara för videokonferenser spelar till exempel en avgörande roll i att föra samman distansteam. Men bara det räcker inte. Under dessa onlinemöten finns det ett kraftfullt introduktionsverktyg som verkligen ser till att alla jobbar mot samma mål: skärmdelning

Nu behöver du inte längre e-posta dokument, bilder eller länkar till webbplatser som ska användas under möten. Möjligheten att dela skärmen i realtid är idag den avgörande faktorn för att få ett produktivt, framgångsrikt möte istället för ett som är tråkigt, förvirrande och relativt ineffektivt.  

Så hur kan skärmdelningsfunktionen i din programvara vara till nytta för dig, samtidigt som teamets effektivitet och framgång ökar? Vi ska ta en närmare titt på några av fördelarna med skärmdelning som gör onlinemöten mer produktiva: 

Fördjupar förståelsen 

  • Att se något med egna ögon är ofta ett mer övertygande och effektivt sätt att ta till sig information. Det är inte konstigt att 66 procent av cheferna tycker att mobilvideo och datadelning i realtid är nödvändigt för den dagliga kommunikationen. Men det har också andra användningsområden. Tänk dig till exempel ett introduktionsmöte för nyanställda. Det är mycket mer användbart att visa alla deltagare hur något fungerar samtidigt i realtid istället för att bara prata om det. Det förbättrar kommunikationen, ger tydliga visuella beskrivningar och gör en steg för steg-demonstration möjlig.  
  • Med vissa samarbetsprogram kan deltagare chatta med varandra eller med värden i ett separat fönster bredvid skärmdelningen medan mötet pågår. Om en person till exempel har en fråga och inte vill störa de andra deltagarna kan den personen skicka ett chattmeddelande till en annan mötesdeltagare eller värden utan att avbryta mötet. Den här funktionen bidrar till öppen kommunikation och gör att mötet kan fortsätta utan avbrott.  

Håller alla fokuserade 

  • Skärmdelning kan påskynda saker och samtidigt se till att alla hänger med. Istället för att bara prata om något (”kommer ni ihåg förra året när vi gjorde ett liknande projekt för den andra kunden”) tar du istället kontrollen och visar dem vad du pratar om och håller alla engagerade i det som händer på skärmen.  
  • Genom att upprätthålla en hög nivå av kontroll blir dina möten snabbare, mer engagerande och effektivare, och det hjälper ditt team att uppnå mer.  

Hjälper team med brainstorming  

  • Oavsett vilken typ av verksamhet du bedriver spelar nya idéer och innovativa lösningar en viktig roll för företagets framgång. Ett sätt att ta fram nya lösningar är via brainstorming. Med skärmdelning under ett onlinemöte kan du samla alla för att hitta på nya idéer och till och med samarbeta i dokument i realtid.  
  • I vissa program finns det till och med en digital whiteboard som du kan anteckna på eller sätt att kommentera ett dokument samtidigt som alla tittar på det. Deltagarna får då en gemensam arbetsyta där de kan rita, skissa, skriva och låta idéer flöda.   
  • Sessioner för brainstorming lyckas inte utan bra anteckningar. Det är viktigt att ha en sammanfattning av viktiga slutsatser, frågor för uppföljning, nästa steg med mera. Rätt skärmdelningslösning har en funktion för samtidiga anteckningar, så att de blir enkelt att samla allt på ett ställe.  

Gör mötet till en gemensam insats  

  • Skärmdelning behöver inte bara handla om en enskild persons presentation (även om det kan vara det). I affärer handlar allt om lagarbete. Om du vill att en annan mötesdeltagare ska ändra en fil, hjälpa dig att presentera eller demonstrera något kan du ge kontrollen till den personen. Dessutom tillåter vissa skärmdelningsverktyg att flera deltagare kan ta kontroll och dela sina skärmar. Med det här alternativet hålls alla engagerade eftersom teammedlemmarna kan visa varandra vad de diskuterar. Och du kan ta tillbaka kontrollen när som helst.  

Stöder distansarbetare 

  • När du inte kan ta en titt på kollegans projekt på kontoret gör skärmdelning det möjligt, oavsett om dina kolleger befinner sig på andra sidan landet eller världen.  
  • Distansteam kan förstå varandras arbete mycket bättre, samarbeta mer effektivt och minska missförstånden i praktiskt taget alla projekt.  
  • Med vissa programverktyg kan deltagare också spela in onlinemöten, vilket gör skärmdelningsaspekten ännu mer användbar. Tänk dig till exempel att ditt möte har en komplex genomgång av en process eller ny programvara. När det har spelats in kan alla granska det senare efter behov. 

Skärmdelning är ett mycket användbart och kraftfullt verktyg som verkligen kan samla distansteamen som aldrig förr. Lyckligtvis innehåller även en del kostnadsfria konferensprogram skärmdelning som en av de viktigaste funktionerna. Det underlättar din dagliga kommunikationsprocess och gör att du kan hålla produktiva, framgångsrika och effektiva möten. 

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Företagsteknik

Molnlagring jämfört med lokala servrar: 9 saker att tänka på

Läs mer
Företagsteknik

Utnyttja möjligheterna till kostnadsfria videokonferenser maximalt

Läs mer
Företagsteknik

Gratis skärmdelning är enkelt, men gör du rätt?

Läs mer
Företagsteknik

Hur vi gjorde telemedicin till ett alternativ för patienterna under en svår tid

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.