5 anledningar att konsolidera dina molnappar

Nämn en verksamhetsutmaning, och det finns förmodligen en molnapp – eller flera – som lovar att vara lösningen på den. Molnappar har varit en välsignelse för små företag. Du behöver inte investera i dyr infrastruktur för att hantera affärsprocesser för till exempel personalresurser, projektledning, redovisning och kundrelationer. Med en prenumerationsbaserad modell är det enkelt att komma igång och du behöver bara betala för det du använder. Men om du inte är försiktig kan för många överlappande appar leda till ineffektivitet och stigande kostnader.

För många affärsprocesser måste du välja mellan lösningar som fokuserar på en specifik uppgift och lösningar som hanterar en helhetsprocess eller flera affärsbehov i hela företaget. Det finns tillfällen då en fokuserad app är rätt metod, men det är viktigt att väga de fördelarna mot fördelarna med en enda konsoliderad lösning.

1. Minska IT-kostnader

Den mest uppenbara fördelen med att konsolidera appar är kostnadseffektivitet. Även om det stämmer att prenumerationer ofta är billigare än att vara värd för program lokalt, har också molnappar sina kostnader. För de flesta företagsappar debiteras en månadsavgift baserat på antalet användare eller hur mycket lagring som används. När du lägger ihop alla de här kostnaderna kan de uppgå till en hel del, särskilt om du betalar för mer än en app med liknande funktioner.

Det kan också vara besvärligt att hantera flera prenumerationer. Alla företag använder inte samma mätvärden för att fastställa kostnader. Att hålla reda på vad du betalar för blir komplicerat när olika team använder olika appar. Om du konsoliderar all fakturering får du en bättre bild av vad ditt företag använder och hur mycket värde du får ut av dina molnappar.

2. Få mer gjort

Utöver de direkta kostnader som är förknippade med prenumerationerna sänker för många appar också produktiviteten. På samma sätt som växlande mellan olika uppgifter i allmänhet slösar tid gör även växlande mellan olika appar det, och medarbetarna kan bli frustrerade. Det blir många förlorade minuter och timmar över tid, och det här är tid som medarbetarna skulle kunna lägga på mer värdefulla uppgifter. Här är några exempel på hur konsolidering kan göra arbetet effektivare:

• En enda app för chattar, samtal och möten gör att medarbetarna snabbt kan byta mellan olika kommunikationslägen. Om teammedlemmarna till exempel tycker att en chatt inte löser ett problem kan de starta ett möte med alla i chatten med ett knappklick.
• När medarbetarna arbetar med ett projekt kan de behöva kommunicera med en kollega, samarbeta i ett dokument och sedan revidera ett projektschema – allt inom loppet av ett par timmar. Det är mycket enklare att slutföra de här uppgifterna om alla appar är tillgängliga på en enda plattform, som Microsoft Teams.
• Om informationen finns på en enda plattform slösar inte medarbetarna tid på att öppna flera olika appar för att hitta det de letar efter.

3. Förenkla tekniken

Molnappar är enklare att konfigurera än lokala lösningar, men det betyder inte att de är problemfria. Någon, vanligtvis IT-avdelningen, måste hantera dem. Det kan till exempel handla om att lägga till och ta bort användare från appar när deras roller i företaget ändras, integrera appar med andra system, till exempel en lösning för hantering av identitetsåtkomst, och felsöka problem som medarbetarna har med din programvara.

När IT-avdelningen behöver stöda färre appar kan de lägga mer tid på större initiativ som tar ditt företag framåt.

4. Få tillgång till bättre insikter

Data hör till företagets mest värdefulla tillgångar. För att förstå vem dina bästa kunder är, upptäcka försäljningstrender och hålla koll på produktionsutmaningarna krävs dataanalyser. Men om kunddata, ekonomisk information och projektplanering delas upp mellan flera olika appar kan du gå miste om viktiga insikter.

Genom att konsolidera appar i en enda lösning eller en uppsättning välintegrerade verktyg för business intelligence är det lättare för medarbetarna att analysera data i hela ditt företag och upptäcka viktiga insikter som kan hjälpa dig att fatta smartare beslut. Om ditt team till exempel har enkel åtkomst till kunddata från alla kontaktpunkter i kundens livscykel kan de förutse behov och ge bättre service. Genom att koppla säljdata till medarbetarnas användningsdata kan du få en bättre förståelse av hur du kan använda resurser effektivare. Dessutom visar många plattformar viktiga mätvärden så att du får en överblick över informationen.

5. Stärk säkerheten

I dagens värld är varje enhet, användarkonto och app en potentiell ingång för angripare som vill stjäla data eller på annat sätt attackera ditt företag. Användning av appar från flera olika leverantörer innebär en större risk för säkerhetsöverträdelser eftersom många människor använder samma lösenord för flera konton. Om ett konto komprometteras kan angriparna använda den informationen för att komma åt andra konton, som ditt företagsnätverk.

Genom att minska antalet appar som ditt team använder kan du förenkla säkerheten. När medarbetarna använder ett enda konto för att komma åt flera appar kan du använda samma säkerhetskontroller i alla deras appar. Och med färre appar att övervaka är det mer troligt att du upptäcker säkerhetsincidenter innan de orsakar verklig skada för ditt företag.

Så vet du om du har för många appar

Många molnappar är enkla att hitta och använda. Men faktum är att du kanske inte vet om alla appar som ditt företag använder. Även om du har varit mycket noggrann med hur du väljer appar för ditt företag kan det fortfarande finnas konsolideringsmöjligheter. Här är några tecken på att ditt företag använder för många appar:

• Avdelningar eller projektteam använder olika appar som utför liknande funktioner. Ditt marknadsföringsteam kanske delar filer med Microsoft OneDrive medan ditt produktutvecklingsteam använder Box.
• Teammedlemmar måste ladda ned data från ett system och ladda upp det till ett annat för att få jobbet gjort. Säljavdelningen kanske till exempel behöver importera kundinformation från ett säljspårningsverktyg till ett projektledningsverktyg när du har slutfört en affär.
• Viktig information är utspridd i flera olika verktyg så att medarbetarna måste söka i flera appar för att hitta vad de behöver.
• Bristande synlighet i ditt företag gör det svårt att koppla samman informationen och förstå vad som pågår i projekt, resurser och med intäkter.

Med hjälp av molnappar kan du och ditt team arbeta var ni än är. Men för många appar kan också minska effektiviteten. För att förbättra säkerheten, produktiviteten och kostnadshanteringen kan du ta en titt på omfattande lösningar för att se om det finns möjligheter att minska antalet appar som ditt team bollar med varje dag. Eller få mer detaljerad analys om de potentiella kostnadsbesparingarna med appkonsolidering och gör en självutvärdering för att se om en förenkling av ditt appekosystem är rätt lösning för ditt företag.