Hantera distansteam enkelt med rätt samarbetsverktyg

Om du anser att distansarbete har nått en höjdpunkt har du helt rätt. I USA erbjuder 60 % av företagen möjlighet att arbeta på distans, jämfört med bara 20 % 1996, enligt Bloomberg. Det är också en populär trend i Indien, Indonesien och Mexiko. Det innebär att du antagligen redan arbetar med ett distansteam eller är på väg att anställa din första distansmedarbetare. Att hantera ett virtuellt team, och ingå i ett, medför särskilda utmaningar, och det krävs mycket förtroende från alla sidor.

Förtroende är antagligen det svåraste med att leda virtuella team, och det är något som man bara måste ”känna in sig på”. Men det finns ledarskapsverktyg och olika typer av teknik som kan hjälpa dig stärka relationerna med dina medarbetare och dem som rapporterar direkt till dig, vilket i slutändan hjälper dig utveckla smidiga och fungerande relationer med respekt och ömsesidigt förtroende. Här är fyra effektiva verktyg för att leda distansteam:

• Videosamtal: E-post är bra för att skicka information om projekt som gruppen behöver ha tillgång till senare eller ett snabbt meddelande om ett kommande möte o.s.v., men för brainstorming, utvecklingssamtal eller när du behöver använda din övertalningsförmåga är det inget som går upp emot ett personligt möte. Här fungerar videosamtal bra. Med videosamtal kan ni se varandra, uppfatta personligheter och stämningar och känna av nyanser på ett mer direkt sätt. Då blir det också lättare att dela med sig av idéer, lägga fram argument eller klara av ett jobbigt samtal.
• Chatt/snabbmeddelanden: När du leder ett virtuellt team är det viktigt att uppnå samma grad av spontanitet som i en traditionell kontorsmiljö. Med en chattklient kan du ha snabba, korta samtal, även om de inte äger rum i personalköket. Det bästa av allt är att om du behöver diskutera en idé med mer än en person åt gången har du den möjligheten i de flesta chattklienter. Det blir enkelt att arbeta med idéer och problem snabbt och direkt.
• Delade arbetsytor: När du leder globala team eller bara arbetar med några få personer i samma stad behöver du säkert vid något tillfälle samarbeta med någon presentation, kundmaterial eller interna dokument och processer. Det går förstås att göra det via e-post, men då kan det snabbt bli problem med versionskontroll. Då är det enklare att använda delade arbetsytor. När du har en central plats där alla i gruppen kan arbeta med samma filer i realtid, och se vad andra har gjort, kan du hålla ordning på versionskontrollen och göra hela processen enklare.
• Delade virtuella uppgiftslistor: När du arbetar med virtuella team i flera tidszoner kan det vara en utmaning att hålla alla uppdaterade om gemensamma projekt. Med virtuella uppgiftslistor kan ditt team (eller bara vissa medlemmar) se listor med alla uppgifter och vilken status de har, vilket gör det enklare att dela arbete och hålla alla informerade. I en del appar med virtuella uppgiftslistor kan du dessutom bifoga filer till uppgifterna, samarbeta med de filerna och även dela anteckningar och ha konversationer om dem utan att behöva separata appar. Då blir det lättare att samarbeta även när era scheman skiljer sig åt.

Alla som leder globala team och/eller en virtuell arbetsstyrka har upplevt de utmaningar som följer med distansarbete. Ändå ökar distansarbete i popularitet. Därför är det viktigt att investera i den teknik du behöver för att skapa bra samarbetsupplevelser, utveckla personliga relationer och leverera fantastiska projekt. Som tur är finns tekniken redan. Det gäller bara att hitta rätt lösning för dina medarbetare och din organisation.