Förmågan att hålla många bollar i luften är oumbärlig i dagens moderna affärsvärld. Dygnet har helt enkelt inte tillräckligt många timmar för att få allt gjort om du bara tar dig an en uppgift åt gången. Produktiv multitasking är särskilt viktig för företagsägare. Du måste helt enkelt kunna hantera flera uppgifter samtidigt för att hinna få allt gjort.
Ta en titt på följande fyra tips som kan göra din multitasking mer produktiv än någonsin.
Maximera produktiviteten när du är på språng
För att minska det antal uppgifter du behöver hantera vid ditt skrivbord kan du utnyttja de pauser som uppstår när du inte sitter vid skrivbordet. Om du tillbringar en timme eller mer med att jobbpendla, utföra personliga ärenden, lämna/hämta barn m.m. kan du utnyttja denna tid på ett konstruktivt sätt. Använd funktionen Spela upp mina e-postmeddelanden i Outlook för iOS för att lyssna på dina e-postmeddelanden medan du håller ögonen på andra saker.
Du kan till exempel lyssna på e-postmeddelanden medan du lagar frukost till familjen eller under morgonpromenaden med hunden. Du har bara två händer och ibland har de fullt upp med annat. Nu kan du fortsätta med dessa uppgifter samtidigt som du tömmer din inkorg.
Sätt gränser
Du måste sätta gränser för att kunna multitaska på ett effektivt sätt. Sätt gränser för hur mycket du försöker göra på en gång. Det kan låta motsägelsefullt eftersom multitasking handlar om att göra flera saker samtidigt, men om du driver det för långt kan resultatet i stället bli minskad avkastning.
Föreställ dig till exempel en hektisk arbetsdag. Du har fem flikar öppna i datorns webbläsare och din telefon vibrerar bredvid tangentbordet. Du försöker dessutom skriva ett e-postmeddelande och märker samtidigt att någon har skickat ett snabbmeddelande för att schemalägga ett möte. När så många saker händer samtidigt riskerar du att du inte få något gjort alls.
Hur kan du förbättra det här scenariot för att öka produktiviteten? Lägg de flesta av dessa saker åt sidan och prova att bara arbeta med två saker. Ställ till exempel in din dator på Stör ej eller Fokus. Fortsätt sedan arbeta med e-postmeddelandet samtidigt som du håller koll på din telefon för att inte missa uppdateringar om ett projekt. Det är inte realistiskt att bara arbeta med en sak åt gången, men att försöka göra allt på en gång fungerar inte heller.
Skapa en huvudprioritetslista
En enorm att göra-lista vid arbetsdagens start kan göra vem som helst osäker. Du sätter dig och inser omedelbart att du behöver göra minst tio saker. Berget av arbete kan överväldiga dig och sänka ditt tempo.
Prioritera din uppgiftslista för att kunna multitaska effektivt i den här situationen. Börja med att lägga fem minuter av din tid på att skriva ned allt som behöver göras. Numrera sedan uppgifterna på listan i prioritetsordning där den uppgift som har nummer 1 är mest brådskande.
Sedan är det bara att köra igång! Börja med de två viktigaste uppgifterna och spara resten till senare på dagen. När du börjar bocka av de olika uppgifterna kommer du att känna dig motiverad att fortsätta arbetet och slutföra uppgifterna på listan. Om du inte hinner med allt har du åtminstone fått de mest brådskande uppgifterna ur världen.
Eliminera störningsmoment på arbetsplatsen
En produktiv arbetsmiljö kan ha en avgörande betydelse för en effektiv multitasking. Om din arbetsmiljö hela tiden försöker avleda din uppmärksamhet blir inget gjort. Kvaliteten på ditt arbete påverkas dessutom negativt av distraktionerna även om du får saker gjorda.
Många gillar till exempel att lyssna på musik när de arbetar. Den är vanligt att ha bakgrundsmusik, både via hörlurar eller högtalare, på kontoret. Musik med texter kan dock avleda din uppmärksamhet genom att få dig att tänka på låttexterna.
Prova att byta till instrumentalmusik, till exempel klassisk musik. Den här lösningen ger dig det bakgrundsbrus du vill ha utan att behöva distraheras av engagerande texter.
Optimera dina prestationer
Uppmärksamhet är en värdefull handelsvara i dagens anslutna värld. Behovet av att kunna multitaska är uppenbart, men den mänskliga hjärnan har trots allt sina begränsningar. Lär dig hur du arbetar så effektivt som möjligt och gör anpassningar vid behov för att optimera dina prestationer.
Gruppen bakom Growth Center hjälper dig att starta, hantera och bedriva din verksamhet.