Säker fildelning för småföretag

Som anställd på eller ägare av ett småföretag behöver du ofta dela filer med medarbetare och klienter. Men är din nuvarande metod för fildelning säker? Är viktiga handlingar och känsliga data skyddade och säkra? 

Vi ska nu gå igenom alla konster och knep med säker fildelning.  

Vad innebär säker fildelning? 

Fildelning är helt enkelt handlingen att skicka filer till någon annan. Tidigare har du kanske delat filer genom att bifoga dem i e-postmeddelanden. Sedan kan andra lägga till redigeringar och skicka tillbaka filerna till dig och så vidare. 

Du kanske har använt en webbplats för fildelning. Det finns många säkerhetsrisker med båda dessa metoder. 

Säker fildelning är handlingen att dela filer så att de är skyddade från onlinehot och att endast personer som beviljats behörighet av ägaren har åtkomst till dem. Molnlagringstjänster erbjuder säker fildelning och säkert skydd med följande säkerhetsfunktioner: 

  • Behörighetsbaserad åtkomst 
  • Lösenordsskyddad åtkomst 
  • Filkryptering 
  • Övervakning av misstänkt inloggningsaktivitet  
  • Virusgenomsökning  
  • Identifiering av utpressningstrojaner 
  • Tvåfaktorautentisering 
  • Upphörande delningslänkar 

Dessa säkerhetsfunktioner hjälper till att säkerställa att enbart personer med behörighet har åtkomst till filen. Dessutom hjälper de till att skydda dina filer från hackare, skadlig kod och andra onlinehot. 

Vilka typer av filer bör delas på ett säkert sätt? 

Helst bör alla filer som företaget delar internt eller med klienter skyddas. Fildelning fungerar för alla företagsfiler, bland annat: 

  • Juridisk information 
  • Finansiell information 
  • HR- eller personalinformation 
  • Privat medarbetarinformation 
  • Hemliga projekt 
  • Planer på sammanslagning eller förvärv 

Säker fildelning skyddar dina filer från otillbörlig åtkomst, skadliga aktörer, utpressningstrojaner, virus och onlinehot.  

Metoder för säker fildelning 

58 % av fallen är det småföretag som är offer för cyberattacker. Molnlagringsleverantörer är väl medvetna om detta problem. De vet att data- och filsäkerhet är allvarliga saker. Många inkluderar följande funktioner för att hjälpa till att skydda dina filer: 

  • Lösenordsskydd. Du kan skicka länkar till lösenordsskyddade filer. Enbart mottagare som vet lösenordet kan komma åt filen.  
  • Upphörande länkar. Åtkomst till upphörande länkar återkallas efter en viss tid. De gör att mottagare kan komma åt filer under en begränsad tid. 
  • Varierade behörigheter. Med filåtkomstbehörigheter väljer du vem som kan visa, kommentera, redigera eller dela filer igen. Du kan till exempel begränsa åtkomst till en person, en grupp, alla företagsmedarbetare eller alla.   
  • Versionshistorik. Någon kanske lägger till oönskade redigeringar i din delade fil. Med versionshistorik kan du återställa filen till ett tidigare utkast. 
  • Papperskorg. Du kanske tar bort en fil oavsiktligt. I sådant fall kan du återställa filer från papperskorgen
  • Skydd mot massborttagning av filer. Du kanske tar bort ett stort antal filer av misstag. I så fall skickar molnlagringsleverantören en varning. Där visas även stegen för att återställa filerna. 
  • Aktivitetsövervakning. Leverantörer bevakar och blockerar misstänkta inloggningsförsök. Automatiserad övervakning förhindrar obehörig åtkomst till ditt konto. 
  • Kryptering. Med molnlagring är dina filer alltid dolda för nyfikna hackare genom en typ av chifferkod. 
  • Virusgenomsökning. Under nedladdningen genomsöks filerna efter kända virus. 
  • Fysiskt skydd. På de datacenter där ditt innehåll lagras finns säkerhetsansvariga och rörelsesensorer. Där används även videoövervakning och varningar vid intrångsidentifiering. 
  • Nätverksskydd. Nätverken i och utanför datacenter har brandväggar. De begränsar trafiken från obehöriga platser. 
  • Systemövervakning. Programvaruteam övervakar och åtgärdar säkerhetsfrågor när de uppstår. 
  • Valv. Du måste bekräfta din identitet innan du får åtkomst till dessa skyddade mappar. De skyddar filer ifall någon får åtkomst till din enhet eller ditt konto. 

Ytterligare skydd för filer i molnlagring 

Molnlagring är säkert. Likväl kan du vidta fler åtgärder för att skydda både filer som lagras och filer på dina enheter. Du kan:  

Skapa ett starkt lösenord 

Ett starkt lösenord är ett kraftfullt första försvar. Det kan stoppa obehöriga personer från att komma åt dina filer. Lösenordet ska: 

  • Bestå av minst åtta tecken 
  • Inte innehålla hela ord 
  • Inte innehålla användarnamn eller riktiga namn 
  • Skilja sig från dina andra lösenord 
  • Innehålla både små och stora bokstäver  

Använda tvåfaktorautentisering

Med tvåfaktorautentisering skyddar du ditt konto från hackare. Den är en del av en avancerad inloggningsprocess. Molnlagringsleverantören skickar en kod till din telefon, e-postadress eller app. När du har angett den får du åtkomst till dina filer.  

Aktivera filkryptering på dina mobila enheter

Leverantören kan kryptera filerna som du har i din iOS- eller Android-mobilapp. Krypteringen skyddar dina data när någon annan använder din telefon. Om telefonen blir hackad eller stulen slipper du oroa dig tack vare krypteringen. Detta är ett måste om du lagrar filer på din telefon. 

Arbeta tillsammans i delade filer 

Samarbete upptar det mesta av vår tid på jobbet. Molnlagringstjänster erbjuder därför funktioner för att hjälpa team att samarbeta i filer. Alla ändringar eller kommentarer i filer synkroniseras i realtid, så att teammedlemmar alltid arbetar med ett uppdaterat dokument.  

Det finns ett antal saker som mottagare kan göra med delade filer. Bland annat: 

  • Visa. Alla personer som du har delat filen med kan visa den. De behöver inte logga in på molnlagringsplattformen för att göra detta.  
  • Ladda ned. Personer som du delat filen med kan ladda ned den. Om du vill ha större säkerhet kan du välja att blockera nedladdningar.  
  • Redigera. Med fullständiga redigeringsbehörigheter kan mottagarna redigera ditt dokument. Det är bäst att aktivera spårning av ändringar innan du delar, så att du vid ett senare tillfälle kan godkänna eller avvisa ändringarna.  
  • Kommentera. Personer med filåtkomst kan lägga till och svara på kommentarer i din fil.  
  • Samarbeta. Med hjälp av samarbete i realtid kan flera personer redigera din fil samtidigt. Alla ändringar i filer synkroniseras i realtid och uppdateras automatiskt för alla redigerare. 
  • Dela. Personer med redigeringsbehörighet kan dela din fil. Men personer utan redigeringsbehörighet kan vidarebefordra din länk om de vill. I vissa tjänster kan du inaktivera delning för användare. 

Välja en säker lösning för fildelning 

Det finns många fildelningslösningar på marknaden. När du går igenom dina alternativ bör du titta efter dessa måsten:  

  • Säkerhetsalternativ. Välj en lösning med robusta säkerhetsalternativ. Länkar som skyddas av lösenord och behörigheter är viktigt. Länkar som upphöra att gälla är praktiska om du delar med externa partner.  
  • Kryptering. Dina filer måste vara skyddade när du delar dem och när de lagras. Välj en leverantör som använder kryptering.  
  • Enkel användning. Lagringslösningen ska vara användarvänlig. Det ska gå snabbt att dela, ta emot och arbeta med teammedlemmar i filer. Dessutom ska det vara enkelt att ändra behörighetsnivåer. 

Säker fildelning för ditt team 

Fildelning snabbar upp projekt. Men utan extra försiktighetsåtgärder kan dina data vara utsatta för risk. Med säker fildelning effektiviserar du teamets arbetsflöden och skyddar dina filer.  

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.