Distansarbetsguide för småföretag

Distansarbete är populärt bland medarbetarna i både stora och små företag. Nya verktyg för möten, snabbmeddelanden och samarbete gör det möjligt att arbeta hemifrån på ett mycket produktivt sätt. Men, du bör överväga både för- och nackdelarna innan ditt företag ger medarbetarna möjlighet att distansarbeta

Låt oss ta en närmare titt på distansarbete och de verktyg som stöder ett distansteam. 

Fördelarna med distansarbete 

Medarbetarna gillar distansarbete. De gillar det verkligen. Distansarbete är inte bara fördelaktigt för ditt team. Det är även fördelaktigt för ditt företag.  

Distansarbetande personal är: 

  • Mer produktiv. En studie gjord vid Stanford fastslog att distansarbetande teammedlemmar arbetade fulla skift eller mer. Medarbetare som arbetar vid kontoret kommer ofta sent eller lämnar kontoret tidigt. Distansarbetarna i studien tog dessutom kortare pauser, hade färre sjukdagar och tog ut mindre ledighet.  
  • Billigare för företaget. Ditt företag kan minska driftkostnaderna om färre (eller inga) medarbetare arbetar vid kontoret. Hälsovårdsföretaget Aetna låter till exempel ungefär hälften av sina anställda arbeta hemifrån. Det här flexibla alternativet har medfört att företaget har kunnat spara ungefär 78 miljoner USD per år i kontorskostnader.  
  • Nöjdare. Pendlings- och kontorsmiljöer kan vara stressande. Medarbetarna är nöjda över att slippa den dagliga trafiken och starka kontorsbelysningen. FlexJobs konstaterade att 77 procent av respondenterna skulle ha bättre hälsa om de hade ett flexibelt jobb. 86 procent skulle vara mindre stressade. Nöjda och friska medarbetare stannar längre vid ditt företag – och arbetar hårdare. 
  • Mer miljövänlig. Ditt företag vill kanske sänka sitt koldioxidavtryck? Transporter ger upphov till 29 procent av utsläppen av växthusgaser. Möjligheten att arbeta hemifrån minskar den mängd bränsle som företagets medarbetare använder för att ta sig till jobbet. Dessa besparingar hjälper till att skydda miljön
  • Enklare att anställa. När ett företag kan söka efter medarbetare över hela landet utvidgas antalet kompetenta jobbkandidater kraftigt jämfört med om företaget bara söker lokalt.  

Nackdelarna med distansarbete 

Det finns många fördelar med distansarbete. Men, det finns även några anledningar till att du kanske inte vill att medarbetarna ska arbeta hemifrån.  

Några vanliga nackdelar:  

  • Störande faktorer. Medarbetarna saknar kanske tillgång till lämpliga arbetsmiljöer i hemmet. De bor kanske i små lägenheter eller har högljudda grannar. De störs kanske av bygg- eller anläggningsarbeten i närheten av huset eller otillräcklig ventilation under sommarhalvåret. Det kan kanske även kosta dem för mycket att arbeta från sitt lokala kafé varje dag. Dessa förhållanden är inte idealiska för distansarbete.  
  • Personer som inte trivs med distansarbete. Många team, till exempel försäljningsteam, anställer energiska och utåtriktade medarbetare. Dessa teammedlemmar kanske inte trivs med att arbeta hemifrån. Videosamtal och chattkanaler kan dock hjälpa till att ge dem den sociala arbetskultur de behöver.  
  • Säkerhetsrisker. Distansarbetare kan ha otillräcklig Internetsäkerhet hemma. De kan ibland till och med arbeta via ett oskyddat Wi-Fi-nätverk på ett lokalt kafé. Det finns dock olika sätt att minska dessa risker. Ge de medarbetare som hanterar känsliga data tillgång till VPN-uppkopplingar och säkra Wi-Fi-åtkomstpunkter. Överväg samtidigt även att höja datorsäkerheten.  
  • Tekniska problem. Din distansarbetande personal kan få svårt att jobba om olika tekniska problem uppstår. När inget lokalt IT-team finns tillgängligt kan medarbetarna själva behöva felsöka maskin- och programvaruproblem online eller i en lokal datorbutik.  
  • Sämre uppsikt. Många trivs med att arbeta hemifrån, men för vissa medarbetare fungerar det inte lika bra. Cheferna kan inte bara råka passera en distansarbetares skrivbord för att stämma av läget. Teamets framsteg måste i stället mätas via projektkvalitets- och statusrapporter. Det kan upplevas som frusterande av en del chefer.  

Verktyg som underlättar distansarbete 

Några få verktyg är allt som krävs för att medarbetarna ska kunna arbeta hemifrån på ett smidigt sätt. (Du kan dessutom använda ytterligare verktyg för att hantera ditt distansteam.) 

Din distansarbetande personal behöver: 

  • Åtkomst till företagets filer. Teamets alla filer måste lagras på en delad plats. En molnlagringsleverantör ger ditt team åtkomst till viktiga filer, var medarbetarna än befinner sig och via alla typer av enheter. Molnlagringen säkerställer att ditt distansarbetande team alltid har tillgång till samma data. 
  • Fildelning och samarbete. Teammedlemmarna behöver dessutom kunna dela filer på ett säkert sätt. En säker leverantör av fildelningsfunktioner gör det möjligt för dina team att dela och arbeta tillsammans i projekt i realtid. Det ger distansteamen möjlighet att snabbt genomföra stora projekt tillsammans.
  • Samarbetsverktyg. Teammedlemmarna behöver slutligen kunna samarbeta med varandra under arbetsdagarna. Ett samarbetsverktyg bör ge din distansarbetande personal möjlighet att chatta, mötas, ringa varandra och arbeta tillsammans i ett centralt nav. Ett robust fjärrkommunikationsverktyg hjälper dina teammedlemmar att skapa starka och effektiva band till varandra.

Översikt 

Både du och företagets medarbetare kan dra nytta av de möjligheter som distansarbete erbjuder. Distansarbete ökar produktiviteten och gör medarbetarna nöjdare. Det sänker dessutom dina kontorskostnader och ditt koldioxidavtryck. Med rätt verktyg presterar din distansarbetande personal inte bara bra – de utvecklas dessutom i sitt arbete. 

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Företagsteknik

Förenkla arbetsdagen med gruppvideosamtal

Läs mer
Företagsteknik

Så här använder du AI för ett mindre företag

Läs mer
Företagsteknik

Hur kartläggning av processer kan vara till nytta för företaget

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.