Minska tidsslöseriet med hjälp av ett uppgiftshanteringsprogram

Skulle du få mycket mer gjort under arbetsdagen om du bara hade mer tid? 

Tråkigt nog har vi en tendens att slösa bort dyrbar tid – hela tiden. 

Börja ta kontroll över din tid (och medarbetarnas tid) med hjälp av ett effektivt uppgiftshanteringssystem. Det hjälper dig att följa upp uppgifter så att du kan identifiera tidstjuvar och frigöra tid för projekt som hela tiden skjuts upp.  

Definiera uppgiftshantering jämfört med projektledning 

Det finns likheter mellan ”uppgiftshantering” och ”projektledning”. Men även skillnader.  

Projektledning är processen att leda ett teams olika uppgifter mot vissa mål inom specifika tidsramar.  

Uppgiftshantering fungerar som en grund för projektledning eftersom det omfattar hantering av enskilda uppgifter under hela deras livscykel. I dessa uppgifter ingår att planera och tilldela arbetsuppgifter, göra statusuppdateringar, ange tidslinjer och prioriteringar, samla in resurser och bestämma resultat. 

Det är särskilt viktigt med uppgiftshantering i projekt där team behöver kunna samarbeta, men det kan även hjälpa varje enskild person i teamet att: 

  • Planera vilka uppgifter som ska utföras i det dagliga arbetet. 
  • Se vad de behöver arbeta med vid olika tidpunkter och om en viss uppgift ingår i ett större projekt eller inte.  

Om uppgiftshanteringssystem 

Det finns många olika typer av tidshanterings- och uppgiftshanteringssystem. Ditt aktuella system kanske är så enkelt som en lista med saker att göra. Men om du investerar tid (och i vissa fall pengar) på ett mer omfattande alternativ kan du och ditt team vinna på det i längden. Det är alltid värt att investera i saker som frigör tid i företaget!  

Oavsett vilken typ av uppgiftshanteringssystem du väljer för ditt team bör du se till att det innehåller följande komponenter: 

  • Mål – Att definiera det slutliga målet eller målet för projektet hjälper dig att se helheten, men det är också viktigt med små milstolpar. Att lyckas uppnå små mål kan höja teamets moral, vilket gör det enklare att uppnå det övergripande målet. Det är också viktigt att alla inblandade vet vilka uppgifter de ansvarar för och hur dessa passar in i det slutliga projektet. 
  • Prioritering – Bestäm vilka uppgifter som är viktigast, och som behöver utföras före andra uppgifter. 
  • Schemaläggning – Om du i förväg känner till tidsgränser, resurser och begränsningar för varje uppgift blir det enklare att ställa upp realistiska mål. 
  • Visualisering – Genom att kunna se förloppet för uppgiften i realtid blir det enklare för dig och teamet att förstå vad som är nästa steg och hur ni ligger till för att uppnå målet. Verktyg som Kanban-tavlor och Gantt-diagram tar enskilda uppgifter, medarbetare, resurser och tidslinjer i beaktande och presenterar allt i ett lättläst visuellt flöde.   
  • Samarbete – Med uppgiftshanteringssystem för team kan varje teammedlem se status och förlopp för uppgifterna, vilket underlättar samarbetet. 

Välja uppgiftshanteringsprogram 

Om du märker att din att göra-lista eller whiteboard (som kanske är proppfull med färgglada klisterlappar?) inte räcker till längre kan ett uppgiftshanteringsprogram vara en bra investering för ditt team.  

Tänk på följande innan du väljer uppgiftshanteringsprogram: 

  • Användarvänlighet – Är programmet enkelt att använda och förstå? Det kan ibland vara svårt att lära sig nya system, så det är bra om medarbetarna kan lära sig programmet snabbt med minsta möjliga frustration. Tillgängligheten är också viktig. Vissa program kan användas både i datorer och mobiler, vilket gör det enkelt att se och uppdatera uppgifter oavsett var du och dina teammedlemmar befinner er.  
  • Integrering – Hur bra fungerar programmet med andra program i företaget? Det kanske inte alltid är nödvändigt att programmet fungerar i olika system, men det kan underlätta användningen.  
  • Komplexitet – Klarar programmet av att hantera det antal uppgifter som ditt team brukar arbeta med? Ta reda på om det finns begränsningar för indata och utdata, och om du riskerar att nå någon av dessa gränser.  
  • Säkerhet – Kommer du att lagra (eller ansluta till) känsliga data i det här systemet? Kontrollera att programleverantören kan garantera säkerheten. Kontakta också IT-teamet om du är osäker på vilken typ av säkerhet som behövs för era data.  

Kom igång i tre steg 

Grattis! Du har valt rätt uppgiftshanteringsprogram och är redo att implementera det i företaget. Nästa steg:

  1. Planera – Upprätta en tidslinje och milstolpar för utrullning av systemet. Identifiera intressenter och hur du ska förmedla förloppet för dem.  
  2. Kommunicera – Skapa engagemang genom att förklara för medarbetarna hur företaget kan dra nytta av den nya tekniken. Se till att först få med dig positiva och drivna personer som kan hjälpa dig att demonstrera värdet av och hur enkelt det är att använda programmet för de övriga i teamet. Lyssna på medarbetarna och ta itu med eventuella frågor och problem. 
  3. Utbilda och implementera – Avsätt tid för utbildning, särskilt när du gör ändringar i programvaran, välkomnar nya medarbetare eller uppdaterar programmet.  

Tänk vad du kan göra med tiden du sparar 

Oavsett om du förbättrar företagets befintliga uppgiftshanteringssystem eller implementerar ett nytt system kommer du att vara glad att du gjorde det.  

Genom att utvärdera och slutföra uppgifter på ett effektivt sätt vinner du och teamet mycket tid som ni kan lägga på viktiga projekt. Även om ni bara sparar några timmar kan det ha stor betydelse för teamets produktivitet, för att inte tala om slutresultatet. 

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Driva företag

Så här använder du en Kanban-lösning till att hantera teamets uppgifter

Läs mer
Driva företag

Framtidens projektledning blir molnbaserad

Läs mer
Driva företag

5 projektledningsfunktioner som teamet inte använder

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.