Fyra tips som ger dig full kontroll över din e-post

Gör bara tanken på alltför många e-postmeddelanden dig kallsvettig? Är din inkorg en enda röra av olästa meddelanden och uppgifter som sparats till senare? 

Det behöver inte vara så. Drömmen om en välordnad inkorg kan verka mycket långt borta, men det är inte alls så svårt som du tror. 

E-posten tillför, på samma sätt som alla andra verktyg, ditt liv värde när den används korrekt. Med hjälp av en smart plan kan du förvandla din inkorg till en av dina största bundsförvanter inom kommunikation.  

E-postadressen utgör en viktig del av din identitet – dela inte med dig av den i onödan 

Den här principen kan sägas utgöra den gyllene regeln för e-posthantering. Om du är en mycket upptagen person bör du endast dela din e-postadress med dem som verkligen behöver den. Om din adress flyter runt på för många platser kommer din inkorg med största säkerhet att svämma över.  

Ett bra sätt att skydda din identitet är att använda flera e-postadresser. Du har förstås din ”riktiga” e-postadress som du använder varje dag. Du kan även ha en alternativ adress som du använder när du fyller i formulär, handlar online m.m. Användningen av den andra adressen hjälper dig att hålla reklammeddelanden och annat skräp borta från inkorgen för din huvudadress som då kan förbli ren.  

I en värld där många människor kämpar för att få en fungerande balans mellan arbete och privatliv kan användningen av separata e-postadresser utgöra en bra början. Använd bara en app som gör det möjligt att samla alla e-postkonton på en enda plats men hantera varje konto separat.  

Hantera dina meddelanden så snabbt som möjligt 

Att skjuta upp saker kan leda till problem inom många områden av ditt liv. Det stämmer framförallt när det gäller e-postmeddelanden. Om du inte hanterar dina e-postmeddelanden direkt när de anländer kommer inkorgen snart att vara en enda röra.  

Prova att skapa ett schema för att gå igenom din inkorg. Du kan till exempel planera att hantera dina e-postmeddelanden tre gånger varje dag. Utför den här uppgiften på morgonen, efter lunch och innan du lämnar jobbet. De tre större genomgångarna ger dig en bra koll på e-posten utan att den tar över din dag.  

Användningen av rätt teknik kan förenkla det här arbetet för dig. Prova att använda funktionen Spela upp mina e-postmeddelanden i Outlook för iOS. Den här funktionen läser upp dina e-postmeddelanden och kan även ge en praktisk sammanfattning av din inkorg och kalender

Oavsett om du använder funktionen för att kontrollera nya meddelanden i inkorgen för jobbet eller ett personligt konto kan du lyssna och agera på meddelanden med hjälp av enkla röstkommandon eller svepa med ett finger för att sortera meddelandena när du är på språng. Du kan svara på ett e-postmeddelande genom att diktera ett kort svar och skicka det. Den här funktionen hjälper dig att hålla dig uppdaterad under pendlingen till jobbet eller under lunchrasten när du har händerna upptagna av annat.  

Skoningslös borttagning 

Det kan vara svårt att ta bort ett e-postmeddelande. Även om du inte tror att du kommer att behöva meddelandet i framtiden kan det fortfarande vara svårt att trycka på knappen. Men, du måste faktiskt göra det!  

Det är mycket viktigt att ta bort irrelevanta e-postmeddelanden eftersom de annars bidrar till att bygga upp den allmänna stresskänslan. Den röriga känslan i din inkorg kan göra att du känner dig överväldigad, även om många meddelanden är fullständigt oviktiga. Du kan ta ett litet steg mot att sänka stressnivån genom att regelbundet ta bort arbetsrelaterade e-postmeddelanden.  

Är du fortfarande osäker på om du kommer att kunna ta till dig den här vanan? Prova i så fall att använda dig av ett mellansteg. I stället för att ta bort ett e-postmeddelande omedelbart kan du svepa meddelandet och schemalägga att det ska visas i din inkorg vid en senare tid som passar dig bättre. Sedan kan du ta bort övriga meddelanden och njuta av din helg.   

Du behöver inte skriva en roman 

Vi blir väl alla lite för mångordiga ibland? Det är lätt att skriva alldeles för långa e-postmeddelanden när ett kortare meddelande antagligen skulle fungera lika bra. 

Öva dig på att skriva kortare meddelanden när du korresponderar med både kolleger, kunder, vänner och familj. Du sparar tid genom att skriva kortare e-postmeddelanden, och dina meddelanden blir dessutom tydligare.  

Det är en konstform att skriva korta och informativa e-postmeddelanden. Det känns kanske lite svårt i början, men övning ger färdighet. Du kommer snart att märka att de flesta av dina meddelanden inte är längre än några meningar.  

Du kan även använda punktuppställningar för att presentera idéer på ett snabbt och överskådligt sätt. Mottagarna kommer att älska dina korta och koncisa meddelanden och du får mer gjort för varje dag. 

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

Hur oskarpa och virtuella bakgrunder håller fokus på dig

Läs mer
Business Tips

Mina lärdomar från tio års ledarskap för en marknadsföringsbyrå

Läs mer
Business Tips

5 tips från en IT-chef om produktivitet på mobila enheter, distansteam och säkerhet

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.