Fyra sätt för bättre samarbete med programvara för intranät

Alla projektledare har fått lära sig hur de kan fokusera sina team mot målet när deras arbetsbelastning kan dra dem åt massor av olika håll. I vissa fall kan det innebära att arbeta med andra projektledare för att prioritera projekt eller hjälpa medlemmar i teamet att bli (och förbli) organiserade när arbetsbelastningen ökar, eller så kan det innebära att ge medlemmar i teamet – som kan bo i olika städer, delstater eller länder – verktygen de behöver för att samarbeta på ett effektivt sätt. Medan kunskap för att prioritera inom projekt skapas genom personlig erfarenhet finns det programvara för intranät som kan hjälpa dig att inte bara se till att dina team är organiserade och samarbetar, utan även hjälper dig kommunicera på ett effektivt sätt med individer och dina team.

Naturligtvis är inte alla programvaror för intranätportaler utformade på samma sätt, så vi tittar på fyra verktyg som bör finnas i en intranätslösning.

Informationshantering

För att se till att alla jobbar fokuserat är det viktigt för ditt team att veta vem som är ansvarig för vad samt när. Dessutom behöver du också ge medlemmarna i ditt team information om hur de kan kontakta andra medlemmar, information om hur de får tillgång till viktiga webbsidor eller dokument (speciellt om de är lösenordsskyddade eller finns på mellanlagringsservrar), möjligheten att skapa viktiga meddelanden eller publicera påminnelser osv. Leta därför efter en intranätslösning för företag som gör att du smidigt kan skapa teamsidor som kan anpassas efter dina behov. På så sätt kan du lagra och dela viktig information på en central plats.

Bibliotek

Programvaror för samarbete ska först och främst göra det lätt för ditt team att arbeta tillsammans. Välj därför en lösning som hjälper dig ge alla tillgång till samma filer, dokument, bilder, mötesanteckningar osv. Genom att ge dig möjligheten att skapa bibliotek med dokument som är märkta på ett sätt som fungerar för ditt projekt och ditt team så kan alla hitta den senaste informationen om projektet, granska tidigare versioner av leveranser, se aktuella bilder, få uppdaterad information om projektkrav och mycket mer.

Samarbetsverktyg

En intranätportal för anställda bör ge dina medlemmarna i ditt team möjligheten att skapa utrymmen där de kan dela och hantera information – och arbeta på filer tillsammans. Därför bör du leta efter programvaror för samarbete som innehåller saker såsom trådade diskussioner och undersökningar. De kan hjälpa till att göra mötesplanering och/eller beslutsfattande enklare, tillhandahålla delade kalendrar, uppgiftslistor, mötesrum och ställen där du kan lagra alla dina mötesanteckningar, dokument och agendor osv. Precis som mötesplatser kan en intranätlösning med ett verktyg för arbetsytor tillåta att specifika teammedlemmar, t.ex. en grafisk formgivare och en copywriter, arbetar på samma fil i samma utrymme utan att den andra personens arbete skrivs över, vilket i slutändan kan ge bättre produktivitet.

Integreras med befintliga verktyg

Oavsett hur mycket det påstås att programvaror för intranätportaler ska ge bättre produktivitet och samarbete så kan det vara svårt att övertyga ditt team att använda dem om det är svårt att använda eller kräver att du byter ut dina befintliga verktyg (t.ex. verktygen för textbehandling, kalkylblad, grafisk formgivning och/eller e-post). För att du ska nå den nivå av produktivitet och organisering som du behöver bör du leta efter en intranätlösning som på ett bra sätt integreras med de verktyg som ditt team redan använder. På så sätt behöver din organisation inte köpa dyra, och eventuellt mindre effektiva, programvaror, och ditt team behöver inte gå igenom en brant inlärningskurva.

När det gäller programvaror för samarbete ska de vara enkla, smidiga och anpassningsbara samt ge dig och ditt team sakerna ni behöver för att arbeta tillsammans både som en helhet och i mindre grupper. När du väljer en lösning som låter dig organisera dina filer på ditt sätt och använda dina befintliga verktyg samt ger dig samarbetsverktyg som gör det enkelt för medlemmar att samtidigt arbeta på filer, dela dokument och information och spåra viktiga diskussioner får du det som alla projektledare vill ha – ett organiserat och produktivt team.

Om författaren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

Så håller du effektiva virtuella möten

Läs mer
Business Tips

Upptäck de 4 viktigaste egenskaperna hos utmärkt datavisualisering

Läs mer
Business Tips

4 utmärkta idéer kring att utöka företagets sociala nätverk

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.