5 produktivitetsråd för att hantera informationsöverflödet

alternativ bildrubrik

Vi lever i en tid då mängden information som skapas överstiger vår kapacitet att använda oss av och bearbeta den. I dagens kunskapsekonomi blir arbetsplatssamarbeten allt vanligare, och trenden är framför allt fler projektbaserade samarbeten. Faktum är att människor idag ingår i dubbelt så många arbetsteam som för ett par år sedan. Det innebär att vi ständigt tar emot stora mängder information från många olika håll och flera olika källor, till exempel e-post, chattar och sociala medier.

Och alla varningstecken visar att människor blir mer och mer beroende av information. I en artikel i Harvard Business Review rapporterade man om en undersökning av arbetare i USA som visade att 60 % av deltagarna kontrollerade sin e-post i badrummet, 15 % tittade på den i kyrkan och 11 % hade dolt det faktum att de läste den för sin partner.

Vilka verktyg och resurser kan vi ta hjälp av för att se till att vi orkar med och klarar att vara produktiva? Även om man kan säga att tekniken och tillgången till information är en del av problemet kan tekniken samtidigt vara lösningen. Detta är mina 5 produktivitetsråd för att hantera informationsöverflödet:

1. Inse att all information inte är lika mycket värd

All den information vi måste behandla kräver inte lika mycket uppmärksamhet och behöver inte prioriteras i lika hög grad. Att veta vilken information vi måste ta behandla och när kan göra hela skillnaden. Enligt mig är möjligheten att flagga information som högprioriterad är en av de bästa e-postfunktionerna som någonsin skapats. Tidigare brukade jag även låta e-postmeddelanden där jag stod som mottagare av kopia gå till en separat inkorg. Men tekniken har utvecklats ännu mer sedan dess, och idag är det enklare än någonsin att hålla koll på viktig information. Numera kan de personer jag samarbetar med flagga information som viktig med hjälp av chattbaserade verktyg som Microsoft Teams. Folk kan också använda @omnämnande för att visa att viss information kräver min omedelbara uppmärksamhet. Detta ger mig en möjlighet att inte bara sortera fram den information som är viktig och relevant, utan även att gå direkt till det som inte kan vänta. Att jag lärt mig att prioritera information har hjälpt mig att vaska fram det som är av vikt, och numera gör tekniken grovjobbet åt mig.

Om författaren

Tidigare chefen för FNB Connect, Farren Roper, har tagit steget över till programvaruföretaget Microsoft, som chef för CMO (central marketing organisation). Han är teknolog, marknadsförare, advokat, Ted talks-talare och har en masterexamen men anser sig gå i livets skola. Han älskar även tennis, resor, mat och vin!

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Productivity

3 strategier för mobil produktivitet som ger Scott Photography större framgång

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.