5 sätt att bli mer professionell i din e-postkorrespondens

Fler än en miljard e-postmeddelanden anländer till inkorgar varje dag. För små företag kan det vara svårt att utmärka sig själva och berätta vad företaget handlar om i ett enda e-postmeddelande, men det är enklare än du tror.

Med de här fem enkla men ändå effektiva strategierna kan du fånga in kunden, nå ett säljavslut och stärka ditt varumärke. Fortsätt att bygga upp företaget med hjälp av en effektiv användning av e-post i verksamheten.

  1. Skapa en anpassad e-postadress för ditt företag – visa att du är seriös och bör tas på allvar med en rätt formaterad e-postadress. Om du använder din personliga mail förmedlar du inte ditt företags hela potential. Formatera istället e-postadressen som dittnamn@dittföretag.se.
  2. Använd raderna Till, Kopia och Hemlig kopia strategiskt – undvik onödiga svar och en översvämmande inkorg. Ställ dig själv några frågor när du ska avgöra ifall raderna Kopia eller Hemlig kopia bör användas. Känner kontakterna varandra (eller behöver de göra det)? Måste alla mottagare läsa alla svar? Respektera mottagarnas integritet genom att sätta kontakter på raden Hemlig kopia, och med Hemlig kopia kan du även undvika misstag av typen ”Svara till alla”. Överväg att vänta med att fylla i kontakter på raderna Till, Kopia och Hemlig kopia tills du har skrivit och korrekturläst ditt e-postmeddelande. Då riskerar du inte att skicka iväg meddelandet ”i förtid”, och du får en chans att tänka igenom vad du har skrivit innan du klickar på Skicka.
  1. Skriv smarta ämnesrader – med en fängslande eller motiverande ämnesrad är det större chans att andra läser ditt e-postmeddelande. Skriv en ämnesrad som är tydlig, personlig och berättar varför det är viktigt att läsa meddelandet. När du ska skapa klickvärdiga ämnesrader är det bra om du kombinera några åtgärds- och ämnesbaserade element med något som ger mervärde för läsarna.
  2. Ta med ett tydligt nästa steg – se till att du har med en tydlig uppmaning och konkreta nästa steg. Oavsett om du vill att läsarna ska följa en länk, ringa ett nummer, svara på e-postmeddelande eller något annat ska du säga det klart och tydligt så att det blir enkelt att följa uppmaningen. Vill du ha svar på en fråga? Gå inte likt katten kring het gröt. Ställ frågan i början av e-postmeddelandet och uppmana till ett svar mot slutet.
  3. Korrekturläs – det räcker inte med att bara stavningskolla. Leta inte enbart efter stavning och grammatik när du korrekturläser, kontrollera att tonläget passar bra i ämnet. Var försiktig med skämt och sarkasm eftersom det är enkelt att missförstå humor. Kontrollera även ett av de vanligaste felen när det gäller e-post: att hänvisa till en bilaga men glömma att bifoga den.

Det är otroligt hur effektiva enkla e-poststrategier kan vara, och du kommer att märka skillnaden när du börjar använda dem i din egen kommunikationsplan. När du har implementerat de här strategierna (och korrekturläst ytterligare en gång för säkerhets skull) är du redo att skicka meddelandet.

Om författaren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

6 sätt att liva upp dagordningen för onlinemöten

Läs mer
Business Tips

6 tips för att imponera med bildspelspresentationen

Läs mer
Business Tips

6 sätt att göra virtuella möten mer effektiva

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.