Bryta ned silos – verktyg för bättre kommunikation och samarbete

Dagens arbetsstyrka är mer geografiskt utspridd än någonsin: 37 procent av alla anställda arbetade utanför kontoret i någon utsträckning under 2015. Företag har fler än en adress och affärssamarbeten kan sträcka sig runt hela jorden. Förutom den fysiska åtskillnaden så delas teamen inom samma företag in i olika projekt och avdelningar. Det här har dessvärre lett till att kommunikationen avgränsas i olika silos vilket hämmar samarbetet ytterligare.

Silos kan påverka ditt företag avsevärt (i negativ riktning). De bildar barriärer mellan team och kan störa kommunikationen i hela organisationen. Men det är inte nog med det. Låt oss titta lite mer på hur den här typen av silos kan påverka ditt företag.

  • Begränsar kommunikationen och påverkar företagskulturen negativt – team som jobbar i silos hämmar med tiden företagskulturen. Medarbetarna vill ha kommunikation, samarbete och en dynamisk arbetsmiljö. De vill känna sig trygga med sig själva och känna att de ingår i ett team. Faktum är att 47 procent av alla anställda tycker att det är motiverande när kollegor pratar om sin egen framgång på arbetsplatsen.
  • Skapar dubbelarbete – ibland upptäcker du till din förargelse att någon annan på företaget (förmodligen i något annat team eller på en annan avdelning) utför samma arbete eller letar efter samma information. När de olika teamen inte är medvetna om de andra teamens projekt kan hela företagets produktivitet påverkas negativt
  • Hindrar att information når de som behöver den – en genomsnittlig interaktionsarbetare ägnar nästan 20 procent av arbetstiden till att leta efter intern information eller andra kollegor som kan hjälpa till med en viss uppgift.

Så här kan du använda dig av kommunikationsverktyg till att bryta ned silos och låta medarbetarna sprida idéer som aldrig förut.

Gör filhanteringen och lagringen smidigare

Det ska vara enkelt att dela filer mellan team, verktyg, enheter och avdelningar. Med en plattform eller en serie integrerade verktyg går det att skapa tydliga kopplingar mellan personer, innehåll och affärsappar i organisationen. På teamwebbplatser kan de anställda samarbeta kring dokument, lagra information och hantera projekt. Då kan teamen dela och redigera dokument i realtid vilket underlättar samarbetet på flera nivåer, samtidigt som all information är samlad på ett och samma ställe.

Produktiviteten förbättras om teamwebbplatserna går att nå var de anställda än befinner sig, så att informationen är säkert tillgänglig och det går att samarbeta mellan olika platser och enheter.

Sprid användningen av team- eller projektbaserade kommunikationsverktyg

Team som inte interagerar regelbundet vet ofta inte vad de andra jobbar med. Sociala nätverk för företag som utformats för kommunikation i organisationen kan motverka de här typerna av silos eller hinder. De anställda kan skapa grupper som sträcker sig mellan företag och avdelningar där det diskuteras gemensamma intressen, framgångar och tips kring att lösa olika problem. Ett annat problem som dagens organisationer måste hantera är skapandet av silos på administrations- och ledningsnivå, som formas på grund av organisationens hierarki, interna kommunikationssätt och företagskulturen. De här hierarkiska hindren kan överkommas genom att skapa grupper i teambaserade kommunikationsverktyg där de anställda kan prata direkt med cheferna.

Förbättra relationerna mellan människor

Med enkla kommunikationsverktyg som snabbmeddelanden, röstsamtal och videokonferenser kan de anställda lätt nå ut till sina kollegor. Om de själva får välja kommunikationsmetod, och kan komma i kontakt med kollegorna var de än befinner sig, är det troligt relationerna på arbetsplatsen stärks.

Med rätt samarbetsverktyg kan ni underlätta kommunikationen och ge bättre åtkomst till resurser som gör teamen mer produktiva.

Om författaren

Gruppen bakom Growth Center hjälper dig att starta, hantera och bedriva din verksamhet.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Manage my business

Spara tid och pengar med bättre kommunikationsprogram

Läs mer
Manage my business

Grundkurs i enhetlig kommunikation: det nya företag behöver veta

Läs mer
Manage my business

4 saker som hjälper dig konfigurera e-post som ett IT-proffs

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.