E-postanalys: Använd data för att skriva bättre e-postmeddelanden

Det kan vara känslomässigt utmattande att skriva ett e-postmeddelande – du finslipar det i timmar och skickar sedan iväg det utan att veta om någon ens läser det.

Med e-postanalys kan du synliggöra dina e-postresultat. När du vet hur stor andel av mottagarna som har öppnat ditt meddelande och hur mycket tid de i snitt ägnat åt att titta på det kan du fatta bättre beslut. Om läsfrekvensen inte är så hög som du skulle önska kan du prova att skriva om med en annan brödtext och tydligare uppmaning, och sedan skicka igen för att få fram ditt budskap till målgruppen.

Det här e-postmeddelandet har en läsfrekvens på bara 50 % – den här användaren kanske vill skicka meddelandet igen för att få önskad respons.

Förstå hur mycket tid du ägnar åt att läsa och skriva e-postmeddelanden

Känner du någonsin att du ägnar så mycket tid åt att läsa och skriva e-postmeddelanden att du inte hinner med annat arbete? Du är inte ensam – forskning1 visar att en genomsnittlig kunskapsarbetare ägnar 28 % av sin tid åt att hantera e-post.

Personlig e-postanalys kan ge dig en inblick i hur mycket av din tid som läggs på att läsa och skicka e-postmeddelanden. Om du har för många e-posttimmar kan du planera att minska dem. Det enklaste sättet att göra det är ofta att byta till chattverktyg, till exempel Microsoft Teams, där du kan skicka kortare, mer informella meddelanden.

För allvarliga fall av e-postöverbelastning kan problemet ligga i organisationens struktur eller ditt arbetssätt – du kanske har för många ansvarsområden eller fattar för många beslut. Med personlig e-postanalys kan du lättare motivera att delegera en del av ditt arbete, vilket hjälper ditt team att fatta bättre och snabbare beslut.

Den här användaren ägnade nästan 11 timmar åt att läsa och skicka e-postmeddelanden veckan före – under deras mål på 12 timmar, men ändå en ganska stor andel av deras begränsade tid.

Från kontinuerlig till samlad e-postläsning

Många kunskapsarbetare har inkorgen öppen hela dagen så att de kan läsa meddelanden så fort de får dem. Den här vanan kan förstöra din fokus och göra det svårare att slutföra högprioriterade projekt – en del forskning visar på att det kan ta över 15 minuter att fokusera på en uppgift igen efter att ha läst ett enda e-postmeddelande.²

Med personlig e-postanalys kan du förstå dina beteendemönster för e-post bättre, och sedan korrigera dem om det behövs. Du kan till exempel schemalägga tid i kalendern för att gå igenom alla e-postmeddelanden samtidigt och sedan ändra till ”stör ej”-läge resten av dagen.

Den här användaren är ett typexempel på någon som läser och skickar e-postmeddelanden kontinuerligt under dagen i stället för att ta flera på en gång.

Om författaren

Gruppen bakom Growth Center hjälper dig att starta, hantera och bedriva din verksamhet.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Business Tips

Använd analys för bättre balans mellan arbete och privatliv

Läs mer
Business Tips

Hur Molly Moon’s använder dataanalyser när de utformar menyn

Läs mer
Business Tips

Hitta och berätta en engagerande historia bland dina data

Läs mer

Growth Center ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.